side menu

Предоставление справок

Сотрудник может запросить справку от компании, создав заявку на портале КЭДО. После этого запустится бизнес‑процесс оформления справки по запросу.

В зависимости от вида справки подготовить её может бухгалтер или сотрудник отдела кадров. Распределение документов между ответственными представлено в таблице.

Ответственный

Вид справки

Бухгалтер:
  • данные об удержанных алиментах за период;
  • информация о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы;
  • расчёт среднего заработка за любой указанный период;
  • справка 2-НДФЛ.

Сотрудник отдела кадров:
  • сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р, ЭТК;
  • подтверждение, что сотрудник не получает пособие и не находится в отпуске по уходу за ребёнком;
  • запрос периода работы у работодателя;
  • информация об использовании дополнительных дней отдыха по уходу за ребенком-инвалидом;
  • документ для оформления визы;
  • запрос копий документов;
  • прочие справки — выбирается, если не подходит ни один из вышеперечисленных вариантов.

Участники процесса выдачи справки

В процессе участвуют:

  • сотрудник, запрашивающий справку;
  • бухгалтер;
  • сотрудник отдела кадров;
  • подписант со стороны организации.

Этапы оформления выдачи справки

  1. Сотрудник формирует заявку на предоставление справки на портале КЭДО.
  2. В зависимости от вида справки бухгалтер или сотрудник отдела кадров проверяет заявку и готовит документ.
  3. Если справку требуется подписать со стороны работодателя, она направляется ответственному сотруднику.
  4. Сотрудник получает запрошенную справку.

Для процесса используются приложения в разделе КЭДО 3.0:

  • Заявки на предоставление справок — для создания и хранения заявок на предоставление справок;
  • Справки (Отдел кадров), Справки (Бухгалтерия) — для хранения документов, сформированных в ходе процесса.

Создание заявки на предоставление справки

На портале КЭДО сотрудник формирует заявку на выдачу справки. Для этого:

  1. В каталоге услуг в папке Прочие заявки выбирает вариант Заказ справок.
  2. В заявке сотрудник указывает:
  • вид справки;
  • дату предоставления справки;
  • формат получения справки: электронный или бумажный;
  • необходимость заверения справки подписью работодателя;
  • комментарий к заявке;
  • документы, на основании которых выдаётся запрашиваемая справка;
  • другие данные, отличающиеся в зависимости от выбранной справки.

Подготовка справки

После создания заявки бухгалтеру или сотруднику отдела кадров поступает задача проверить данные справки и подготовить документ. Порядок её выполнения различается в зависимости от вида справки и наличия интеграции с 1С:

  1. Генерация документа в 1С — при настроенной интеграции в сервис автоматически передаются данные документов: Справка о среднем заработке за последние три месяца, Сведения о трудовой деятельности работника и Справка 2-НДФЛ. Ответственный формирует справку в 1С и отправляет в ELMA365. После этого в поступившей ранее задаче появляется документ, сформированный в 1С. Ответственный сохраняет документ и закрывает задачу, нажав кнопку Готово.

Если интеграция с 1С не настроена, справки подготавливаются вторым способом.

  1. Генерация документа в ELMA365 с помощью преднастроенных шаблонов — способ применяется для справок, чьи данные не передаются в 1С, а также, если интеграция не настроена. В карточке поступившей задачи ответственный вносит данные вручную и нажимает кнопку Сгенерировать справку. Ответственный получит следующую задачу, в которой отобразится сформированный документ. Он его сохраняет и нажимает Готово.

Если исходные данные в заявке некорректны, её можно отправить на корректировку автору заявки.

Подписание справки

Этот шаг выполняется, если справку требуется подписать. Порядок действий зависит от выбранного формата предоставления справки:

  • бумажный вид — бухгалтер или сотрудник отдела кадров распечатывает готовый документ и передаёт его сотруднику, ответственному за подписание со стороны работодателя. Затем в карточке задачи по подготовке справки нужно нажать Подписано;
  • электронный вид — сформированная справка направляется сотруднику, ответственному за подписание со стороны организации.

Получение справки автором заявки

Сотрудник, запросивший справку, получает задачу подтвердить её получение. После этого процесс завершается.

Если данные в справке оказались неверными, он может отправить её на исправление ответственному за справку. После корректировки формируется новый документ с актуальными данными, а затем подписывается сотрудником со стороны работодателя.

kedo-substitute-process.html kedo-freeform-request-process.html