Базовые возможности > Раздел «Файлы» / Права доступа к файлам и папкам

Права доступа к файлам и папкам

В любой организации существует иерархия, согласно которой распределяются ответственность и полномочия сотрудников. У каждого своя роль в компании и свой уровень доступа к информации.

В ELMA365 вы можете указать, кто из сотрудников будет просматривать, редактировать или удалять определенные файлы и папки, а также изменять их настройки доступа.

Как управлять доступом

Изменять настройки доступа могут:

Перейти к управлению доступом можно несколькими способами:

  1. Из списка папок и файлов.

В разделе Файлы напротив нужного объекта нажмите на три точки и выберите Управление доступом.

access-rights-1

  1. Из навигационной цепочки папки.

В списке папок нажмите на значок стрелки рядом с её названием в навигационной цепочке, а затем выберите Управление доступом.

access-rights-2

  1. Со страницы просмотра файла.

Откройте файл в режиме просмотра, в правом верхнем углу страницы нажмите на три точки и выберите Управление доступом.

files-access-3

В открывшемся окне вы увидите два блока настроек доступа: Права родительской папки и Дополнительные права.

ПД_03

  • Права родительской папки:

По умолчанию все новые файлы и папки наследуют права родительской папки. Они отображаются в этом блоке и недоступны для редактирования, но вы можете отменить опцию наследования родительских прав.

  • Дополнительные права:

Здесь вы можете предоставить доступ к папке или документу кому-то еще, кроме сотрудников, перечисленных в первом блоке. Для этого нажмите на кнопку + Добавить. В открывшемся окне выберите пользователя, группу сотрудников или элемент организационной структуры.

После того, как вы добавите объект, укажите права доступа для него и нажмите Сохранить.

Типы прав доступа

Права доступа определяют действия, которые ваши коллеги смогут совершать с файлом или папкой:

ПД_05

  • Просмотр/Загрузка — разрешено просматривать файл или папку, а также загружать версии файла на локальный компьютер;
  • Создание — разрешено создавать файлы в текущей папке. Эта опция доступна только для папок;
  • Редактирование — разрешено вносить изменения в содержание файла, добавлять версии, переименовывать и перемещать папки и файлы, создавать ссылки, а также возвращать из архива листы согласования;
  • Удаление — разрешено перемещать файл в корзину. Эта опция не доступна для папок;
  • Назначение прав — разрешено выдавать и ограничивать права доступа к файлу или папке, а также предоставлять права на просмотр файла при упоминании пользователя в ассоциированной ленте;
  • Полный доступ — разрешены все перечисленные выше действия.

Обратите внимание, для файлов в списке присутствуют права на управление процессами, экспорт и импорт, которые не нужно настраивать.  

начало внимание

По умолчанию полный доступ к файлу или папке имеют:

конец внимание

Доступ к файлам в ленте элемента приложения

Вы можете прикрепить файл к ленте элемента приложения. Для этого перетащите его из папки на компьютере в поле для ввода комментария или нажмите скрепки под этим полем. Такой файл доступен для просмотра и загрузки пользователям с правами на элемент приложения. Подробнее об этих правах читайте в статье «Ограничение на уровне элементов приложения».