Группы используются для настройки доступа к файлам, документам, приложениям, элементам приложений, разделам, а также для определения исполнителей в бизнес-процессах.
Сотрудников, которые выполняют схожие задачи или находятся на одном уровне в корпоративной иерархии, удобно объединять в группы, чтобы не настраивать права доступа для каждого по отдельности. Например, можно объединить руководителей отделов и предоставить их группе доступ к папке с отчётами.
Когда вы добавляете пользователя в группу, он автоматически получает права доступа, которыми обладают члены данной группы.
Пользователь может одновременно быть участником нескольких групп. При этом для него всегда действует комбинация его личных прав доступа и прав для групп, членом которых он является.
Существуют следующие группы:
- пользовательские. Администратор может создавать их, редактировать и удалять;
- системные. Создаются автоматически, их нельзя удалить, но можно отредактировать.
Создать группу
Чтобы добавить новую группу:
- Перейдите на страницу Администрирование > Группы.
Здесь отображены все группы, которые есть в системе, включая группы и роли, настроенные в разделах и приложениях.
- В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Группа.
- Заполните поля в открывшемся окне Добавление группы.
- Название* — название группы, которое будет отображаться в списке групп;
- Описание — подробная характеристика группы;
- Группа по умолчанию — при выборе опции Да все новые пользователи будут добавляться в данную группу автоматически;
- Список участников группы — в качестве участников можно выбирать определённых пользователей, уже существующие группы и элементы оргструктуры.
При выборе пользователей доступны все сотрудники компании. Можно воспользоваться поиском по параметрам и отфильтровать сотрудников, например, по должности или дате приёма на работу.
- После внесения данных сохраните группу.
Группы можно также создавать в разделах и приложениях. Вы можете внести изменения в данные группы или удалить её.
В общем списке группы типа Роль обозначены значком 
.
Изменить данные группы
Созданную группу можно отредактировать:
- переименовать или изменить её описание;
- сделать группой по умолчанию или, наоборот, прекратить автоматически добавлять в неё новых пользователей;
- добавить участников.
Для редактирования группы перейдите в раздел Администрирование > Группы, выберите группу и нажмите на кнопку Редактировать. Внесите изменения и сохраните их.
Добавить пользователя в группу
Добавить пользователя в группу можно двумя способами:
1. Изменить данные группы. В окне редактирования в поле Список участников группы выберите пользователей, группы пользователей или элемент оргструктуры.
2. Выбрать необходимые группы при приглашении пользователя или при редактировании профиля пользователя.
Поиск группы
Вы можете найти нужную группу по названию или описанию. Для этого в строке поиска начните вводить слово и нажмите Enter.
Удалить группу
Начало внимание
Системную группу удалить нельзя.
Конец внимание
Чтобы удалить пользовательскую группу или роль, откройте её карточку и нажмите Удалить. В общем списке группа станет недоступна, но в дальнейшем её можно восстановить.
Если удалённая группа используется в настройках прав доступа и бизнес-процессах, эти настройки по-прежнему будут применяться, и вы увидите в них удалённую группу. Чтобы отменить выданные ранее права, удалите группу вручную.
Если вы хотите восстановить удалённую группу:
- Отобразите её в списке групп, используя в строке поиска фильтр Удаленные.
- Откройте карточку группы и нажмите Восстановить.