Процесс оформления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику запускается автоматически за две недели до его начала. На главной странице портала КЭДО вы можете заранее ознакомиться с информацией о ближайшем отпуске по графику.
Этапы планирования и оформления отпуска по графику:
- Сотрудник готовит данные по планируемому отпуску на следующий год.
- Руководитель сотрудника согласовывает его отпуск по графику.
- Утверждается график отпусков. Сотрудник получает задачу ознакомиться с графиком, а также подписывает соглашение о разделении отпуска на части.
- Сотруднику поступает уведомление о наступлении отпуска по графику не позднее, чем за 14 дней до его начала. Сотрудник подписывает уведомление или переносит отпуск на другой срок.
- Руководителю сотрудника поступает задача ознакомиться с отпуском подчинённого. В задаче можно запустить процесс совмещения должностей на период отпуска сотрудника.
- Сотрудник подписывает приказ об отпуске по графику.
- Бухгалтер выплачивает отпускные сотруднику.
Рассмотрим эти этапы подробнее.
Планирование отпуска по графику
В конце календарного года сотрудник отдела кадров запускает процесс планирования ежегодных оплачиваемых отпусков на следующий год. После этого на портале КЭДО вы получите задачу Внести даты отпуска.
Задача содержит инструкцию и подсказки, которые помогут правильно запланировать отпуск.
Чтобы выполнить задачу:
- Нажмите +Добавить отпуск.
- В появившейся строке укажите даты начала и окончания отпуска. Важно отметить полное количество дней отпуска, предусмотренных на год, и правильно разбить отпуск на части. Если данные внесены верно, в подсказке отобразятся значки
. - Оставьте комментарии для руководителя по каждой части отпуска, если нужно. Он прочитает их на этапе согласования вашего отпуска по графику.
- Если отпуск состоит из частей, укажите отметку о согласии с этим. Тогда после согласования отпуска руководителем вам поступит соглашение о разделении отпуска на части для подписания.
- После внесения всех данных нажмите Выполнено.
После выполнения задачи данные по отпуску сразу поступят на согласование вашему руководителю.
Согласование отпуска по графику
Получив информацию о датах отпуска сотрудника, руководитель может:
- согласовать отпуск;
- вернуть данные по отпуску на корректировку. Вам поступит задача внесли изменения с комментарием от руководителя;
- изменить даты вашего отпуска. Вы получите уведомление об этом;
- делегировать согласование отпуска подчинённых другому сотруднику.
Если у вас несколько руководителей, каждый из них получит задачу согласовать ваш отпуск.
Подписание соглашения, ознакомление с графиком отпусков
После согласования отпуска по графику:
- Если ваш отпуск состоит из нескольких частей, вам поступит задача подписать соглашение о разделении отпуска на части.
- После утверждения графика отпусков вы получите задачу ознакомиться с данными о своём отпуске по графику и подписать лист ознакомления.
Уведомление об отпуске по графику
За 14 дней до начала отпуска по графику вы получите задачу с напоминанием о нём. В задаче приложен файл уведомления с данными о датах и длительности отпуска.
Выберите вариант выполнения задачи:
- Ознакомлен — если вы согласны пойти в отпуск в запланированные даты, вам поступит задача подписать уведомление об отпуске по графику;
- Ознакомлен и перенести — если вы хотите изменить даты отпуска, запустится процесс переноса отпуска по графику.
Ознакомление руководителя с графиком отпусков
Если уведомление подписано, ваш руководитель получит задачу ознакомиться с данными о предстоящем отпуске по графику.
В задаче руководитель может отметить необходимость замещения вас на период отпуска. Тогда запустится процесс совмещения должностей.
После выполнения задачи данные о вашем отпуске поступят в отдел кадров.
Подписание приказа об отпуске по графику, выплата отпускных
Дальнейший ход процесса:
- Сотрудник отдела кадров готовит приказ на отпуск по графику.
- Приказ подписывается ответственным со стороны организации.
- Вам поступает задача подписать приказ на отпуск.
- За семь дней до начала отпуска бухгалтер получает задачу начислить и выплатить отпускные сотруднику.