search string side menu

Настройки администратора для внедрения КЭДО / Определить роли пользователей в кадровых процессах

Определить роли пользователей в кадровых процессах

После создания штатного расписания и управленческой структуры определяются роли пользователей в кадровых процессах, т. е. назначаются сотрудники, ответственные за документооборот в компании.

Это нужно, чтобы в процессах соблюдалась иерархия компании, а также правильно определялись руководители, согласующие и подписанты документов, офис-менеджеры и т. д.

Чтобы определить ответственных, в разделе КЭДО 3.0 > Структура компании в карточках подразделений роли пользователей связывают с их должностями из соответствующей структуры. Когда на эти должности трудоустраиваются сотрудники, им автоматически будут приходить задачи из кадровых процессов.

Алгоритм определения ролей в процессах

В ELMA365 КЭДО 3.0 используется иерархический принцип назначения ролей. Если роли для дочерних подразделений не заданы, они наследуются от вышестоящего отдела. Поэтому вы можете настроить роли только в главных отделах организации. 

Например, все кадровые документы подписывает сотрудник на должности Генеральный директор. Вы можете указать эту должность в роли подписанта в ключевом подразделении, которое создано для юридического лица. Тогда для других главных отделов, где это подразделение указано как вышестоящее, документы будут направляться на подписание директору.

Рассмотрим, в каком порядке определяются роли в бизнес-процессах ELMA365 КЭДО 3.0 по созданным структурам компании: 

  1. Проверяется Управленческая структура — поиск роли осуществляется по подразделению сотрудника, оформившего заявку, и по всем вышестоящим подразделениям. Если роль не найдена, проверяется соответствующее подразделение из штатного расписания.  
  2. Проверяется Штатное расписание — поиск роли ведётся по текущему подразделению сотрудника. Затем проверяются вышестоящие подразделения. Если роль не найдена, администратор системы получает задачу в рамках процесса определить роли пользователей вручную. 
  3. Если в компании используются обе иерархии, роли определяются следующим образом:
    • подписант назначается в штатном расписании;
    • все остальные роли указываются в управленческой структуре.  

Это обусловлено тем, что настроенное штатное расписание и управленческая структура в компании могут различаться, а в кадровых процессах нужно корректно определить фактических ответственных за выполнение задач. Обратите внимание, роли подписантов определяются только по штатному расписанию.

Определение ролей на примере процесса обработки заявления на отпуск

  1. Сотрудник оформляет отпуск и запускает процесс его обработки. В процессе учитывается его должность, например, менеджер по продажам.
  2. По должности сотрудника определяется подразделение — Отдел продаж.
  3. Заявка проходит различные этапы обработки:
    • руководитель согласовывает её;
    • сотрудник отдела кадров проверяет данные и оформляет документы;
    • подписант со стороны работодателя подписывает приказ;
    • сотрудник подписывает приказ;
    • бухгалтер начисляет сумму отпускных.
  1. На каждом этапе процесса в подразделении сотрудника выявляется роль, соответствующая поставленной задаче. Из роли, в свою очередь, определяется должность и трудоустроенный на неё сотрудник. Он будет считаться ответственным за задачу.
  2. Если в компании настроены штатное расписание и управленческая структура, поиск ответственного пользователя осуществляется по обеим иерархиям:
    • фактические руководители, бухгалтера и специалисты отдела кадров определяются по управленческой структуре;
    • подписант от организации устанавливается из штатного расписания, поскольку документ должен быть юридически значимым.
  1. Допустим, подразделение Отдел продаж является дочерним. Тогда ответственными за задачи будут сотрудники из текущего отдела и из всех вышестоящих подразделений.    
  2. Если на каком-то этапе процесса пользователя не удалось определить по подразделениям из штатного расписания и управленческой структуры, администратор назначает ответственных вручную в рамках отдельной задачи.

Настроить роли в структуре компании по ШР и УС

  1. В разделе КЭДО 3.0. откройте страницу Структура компании, которая содержит две вкладки: Штатное расписание и Управленческая структура.
  2. Перейдите на нужную вкладку и в правом верхнем её углу нажмите Редактировать. 
  3. В подразделении из управленческой структуры поля расположены в карточке вместе с основной информацией, в подразделении из штатного расписания дополнительно перейдите на вкладку Роли.
  4. В полях с названием ролей выберите должности, на которые трудоустроены сотрудники, выполняющие задачи подписантов, бухгалтеров, специалистов отдела кадров и т. д. Для подразделений штатного расписания должности выбираются из справочника Должности ШР, для управленческой структуры — из приложения Должности. 

Роли сотрудников, которые определяются в подразделениях:

  • Подписанты — должностные лица компании, имеющие право на подписание документов от лица работодателя, например, генеральный директор или другое уполномоченное лицо. Подписывают документы сотрудники в рамках задач, назначаемых на них в рамках кадровых процессов;
  • Бухгалтерия — пользователи, участвующие в кадровых процессах, связанных с обработкой денежных средств: перечисление заработной платы на расчётный счёт, формирование расчётных листов, начисление отпускных и т. д.;
  • Отдел кадров — пользователи, которые добавляют новых сотрудников, запускают для них процесс трудоустройства и приглашают на Портал КЭДО, а также участвуют во всех кадровых процессах;
  • Офис-менеджеры — сотрудники, которые отвечают за бронирование гостиниц или покупку билетов в процессе оформления командировок;
  • Наблюдатели КЭДО — пользователи, которые не участвуют в кадровых процессах напрямую, но могут просматривать кадровые документы или их статусы;
  • Руководитель — сотрудники, руководящие подразделениями в компании. Они согласовывают кадровые документы своих подчинённых.
  1. Сохраните изменения в карточке. 
  2. Таким образом настройте все подразделения штатного расписания и управленческой структуры.

После того как в подразделении вы указали должности ответственных сотрудников и определили роли, в системе автоматически создаются специальные группы пользователей. Они соответствуют преднастроенным группам в разделе ELMA365 КЭДО 3.0: Отдел кадров, Подписанты, Бухгалтерия, Офис-менеджеры, Сотрудники, Ответственные за КЭДО. 

Эти группы связывают роль пользователя в подразделении, его должность и конечного сотрудника, поскольку туда автоматически добавляются сотрудники, которых трудоустраивают на должности, ответственные за кадровый документооборот. 

С помощью этих групп можно ограничить видимость кадровых документов по филиалам компании. Тогда все пользователи, ответственные за процессы и трудоустроенные в определённое юридического лицо, будут работать только с теми сотрудниками, которые числятся в той же организации.

Подробнее об этом читайте в статье «Настроить права доступа к кадровым документам».

kedo-staff-structure-settings.html kedo-ds-settings.html