search string side menu

Настройки администратора для внедрения КЭДО / Определить роли пользователей в кадровых процессах

Определить роли пользователей в кадровых процессах

После создания штатного расписания и управленческой структуры определяются роли пользователей в кадровых процессах, т. е. назначаются сотрудники, ответственные за документооборот в компании.

Это нужно, чтобы в процессах соблюдалась иерархия компании, а также правильно определялись руководители, согласующие и подписанты документов, офис-менеджеры и т. д.

Чтобы определить ответственных, в карточках подразделений роли пользователей связывают с их должностями из соответствующей структуры. Когда на эти должности трудоустраиваются сотрудники, им автоматически будут приходить задачи из кадровых процессов.

Алгоритм определения ролей в процессах

В ELMA365 КЭДО 3.0 используется иерархический принцип назначения ролей. Если роли для дочерних подразделений не заданы, они наследуются от вышестоящего отдела. Поэтому вы можете настроить роли только в главных отделах организации. 

Например, все кадровые документы подписывает сотрудник на должности Генеральный директор. Вы можете указать эту должность в роли подписанта в ключевом подразделении, которое создано для юридического лица. Тогда для других главных отделов, где это подразделение указано как вышестоящее, документы будут направляться на подписание директору.

Рассмотрим, в каком порядке определяются роли в бизнес-процессах ELMA365 КЭДО 3.0 по созданным структурам компании: 

  1. Проверяется Управленческая структура — поиск роли осуществляется по подразделению сотрудника, оформившего заявку, и по всем вышестоящим подразделениям. Если роль не найдена, проверяется соответствующее подразделение из штатного расписания.  
  2. Проверяется Штатное расписание — поиск роли ведётся по текущему подразделению сотрудника. Затем проверяются вышестоящие подразделения. Если роль не найдена, администратор системы получает задачу в рамках процесса определить роли пользователей вручную. 
  3. Если в компании используются обе иерархии, роли определяются следующим образом:
  • подписант назначается в штатном расписании;
  • все остальные роли указываются в управленческой структуре.  

Это обусловлено тем, что настроенное штатное расписание и управленческая структура в компании могут различаться, а в кадровых процессах нужно корректно определить фактических ответственных за выполнение задач.

Определение ролей на примере процесса обработки заявления на отпуск

  1. Сотрудник оформляет отпуск и запускает процесс его обработки. В процессе учитывается его должность, например, менеджер по продажам.
  2. По должности сотрудника выявляется подразделение — Отдел продаж.
  3. Заявка проходит различные этапы обработки:
  • руководитель согласовывает её;
  • сотрудник отдела кадров просматривает;
  • бухгалтер начисляет сумму отпускных;
  • подписант со стороны работодателя подписывает заявление.
  1. На каждом этапе процесса в подразделении сотрудника выявляется роль, соответствующая поставленной задаче. Из роли, в свою очередь, определяется должность и трудоустроенный на неё сотрудник. Он будет считаться ответственным за задачу.
  2. Если в компании настроены штатное расписание и управленческая структура, поиск ответственного пользователя осуществляется по обеим иерархиям:
  • фактические руководители, бухгалтера и специалисты отдела кадров определяются по управленческой структуре;
  • подписант от организации устанавливается из штатного расписания, поскольку документ должен быть юридически значимым.
  1. Допустим, подразделение Отдел продаж является дочерним. Тогда ответственными за задачи будут сотрудники из текущего отдела и из всех вышестоящих подразделений.    
  2. Если на каком-то этапе процесса пользователя не удалось определить по подразделениям из штатного расписания и управленческой структуры, администратор назначает ответственных вручную в рамках отдельной задачи.

Настроить роли в подразделениях ШР и УС

  1. Перейдите в раздел КЭДО 3.0. и выберите нужное приложение:
  • под разделителем Штатная структура — приложение Подразделения ШР;
  • под разделителем Управленческая структура — приложение Подразделения.
  1. Откройте карточку подразделения и нажмите Редактировать. 
  2. В подразделении из управленческой структуры поля расположены в карточке вместе с основной информацией, в подразделении из штатного расписания дополнительно перейдите на вкладку Роли.
  3. В полях с названием ролей выберите должности, на которые трудоустроены сотрудники, выполняющие задачи подписантов, бухгалтеров, специалистов отдела кадров и т. д. Для подразделений штатного расписания должности выбираются из справочника Должности ШР, для управленческой структуры — из приложения Должности. 

Роли сотрудников, которые определяются в подразделениях:

  • Подписанты — должностные лица компании, имеющие право на подписание документов от лица работодателя, например, генеральный директор или другое уполномоченное лицо. Подписывают документы сотрудники в рамках задач, назначаемых на них в рамках кадровых процессов;
  • Бухгалтерия — пользователи, участвующие в кадровых процессах, связанных с обработкой денежных средств: перечисление заработной платы на расчётный счёт, формирование расчётных листов, начисление отпускных и т. д.;
  • Отдел кадров — пользователи, которые добавляют новых сотрудников, запускают для них процесс трудоустройства и приглашают на Портал КЭДО;
  • Офис-менеджеры — сотрудники, которые отвечают за бронирование гостиниц или покупку билетов в процессе оформления командировок;
  • Наблюдатели КЭДО — пользователи, которые не участвуют в кадровых процессах напрямую, но могут просматривать кадровые документы или их статусы;
  • Руководитель — сотрудники, руководящие подразделениями в компании. Они согласовывают кадровые документы своих подчинённых.
  1. Сохраните изменения в карточке. 
  2. Таким образом настройте все подразделения штатного расписания и управленческой структуры.

После того как в подразделении вы указали должности ответственных сотрудников и определили роли, в системе автоматически создаются специальные группы пользователей. Они соответствуют преднастроенным группам в разделе ELMA365 КЭДО 3.0: Отдел кадров, Подписанты, Бухгалтерия, Офис-менеджеры, Сотрудники, Ответственные за КЭДО. 

Эти группы связывают роль пользователя в подразделении, его должность и конечного сотрудника, поскольку туда автоматически добавляются сотрудники, которых трудоустраивают на должности, ответственные за кадровый документооборот. 

С помощью этих групп можно ограничить видимость кадровых документов по филиалам компании. Тогда все пользователи, ответственные за процессы и трудоустроенные в определённое юридического лицо, будут работать только с теми сотрудниками, которые числятся в той же организации.

Подробнее об этом читайте в статье «Настроить права доступа к кадровым документам».

kedo-staff-structure-settings.html kedo-ds-settings.html