После выполнения первичных настроек ELMA365 КЭДО 3.0 администраторы системы создают юридические лица и выполняют настройку штатной и управленческой структур каждой организации. Таким образом задаётся официальная и внутренняя иерархии юридического лица, и распределяются полномочия внутри компании.
Затем в соответствии с добавленными структурами кадровики трудоустраивают сотрудников в организацию, в кадровых процессах корректно определяются ответственные, документы проходят заданные маршруты обработки.
Если компания состоит из нескольких юридических лиц, вы сможете отразить это в штатном расписании и управленческой структуре. Это позволит настроить доступ сотрудникам на уровне филиалов компании. Кадровики и бухгалтеры будут вести процессы только по тем сотрудникам, которые трудоустроены в их юридическое лицо.
В компании можно совместно использовать штатное расписание и управленческую структуру. Подробнее о функциях, которые выполняют настроенные иерархии, и их различиях между собой читайте в статье «Штатная и управленческая структуры юридического лица».
Способы настройки структуры организации
Настроить штатную и управленческую структуры можно двумя способами:
- загрузить юридические лица и их структуры из 1С — доступно, если в компании настроена интеграция с 1С. Администратор запускает процесс обмена данными между 1С и ELMA365. В результате в справочники загружаются данные о юридических лицах, должностях и подразделениях штатной и управленческой структуры, создаются принятые в компании роли сотрудников.
Необходимые действия по настройке структур этим способом описаны в статье «Загрузить справочники и данные из 1С в ELMA365»;
- создать юридические лица и настроить их структуры вручную — администратор добавляет элементы в приложение с юридическими лицами компании. Затем определяет штатную и управленческую структуры: создаёт элементы для подразделений и должностей, хранящихся в отдельных приложениях, и указывает роли подписантов, бухгалтеров, кадровиков и т. д.
Порядок настройки структур вручную рассмотрим в этой статье.
Шаг 1. Добавить юридическое лицо
Начните настройку иерархии вашей компании с создания всех зарегистрированных юридических лиц. Для этого:
- Перейдите в раздел Системные справочники и откройте приложение Мои юридические лица.
- В правом верхнем углу нажмите кнопку + Юридическое лицо.
- В открывшемся окне заполните данные о компании: название и полное наименование, юридический и фактический адреса, ИНН, ОГРН, КПП и другие реквизиты, имя директора и т. д.
- Сохраните карточку юридического лица.
- Таким образом создайте элементы для каждого юридического лица в компании.
Шаг 2. Настроить штатное расписание организации
Штатное расписание — это список утверждённых в юридическом лице подразделений и должностей. Оно настраивается обязательно, поскольку используется для трудоустройства сотрудников в организацию и определения подписантов со стороны работодателя в кадровых процессах.
Штатное расписание может повторять организационную структуру компании, заданную в специальном разделе в ELMA365. Однако при работе с ELMA365 КЭДО 3.0 учитывается именно штатное расписание, созданное в разделе КЭДО 3.0 в приложениях Подразделения ШР и Должности ШР.
Рассмотрим порядок настройки штатного расписания.
Создать подразделения в штатном расписании
Начать создание штатного расписания можно с добавления ключевого подразделения с названием организации. Далее создайте главные отделы, существующие в компании. В них укажите ключевое подразделение как вышестоящее.
Такая настройка позволит:
- сгруппировать все подразделения, относящиеся к одному юридическому лицу;
- указать некоторые параметры только в ключевом подразделении, не настраивая их для каждого отдела. Например, можно выбрать способ подтверждения сертификатов электронной подписи для сотрудников или определить роли пользователей в кадровых процессах.
Для создания подразделений выполните следующие действия:
- Откройте приложение Подразделения ШР и нажмите + Подразделение.
- Заполните основные данные:
- Название* — укажите наименование отдела;
- Юридическое лицо — нажмите значок лупы и выберите из справочника Мои юридические лица, к какой организации относится подразделение. Чтобы добавить новую организацию, нажмите + Создать;
- Вышестоящее подразделение ШР — при добавлении дочернего подразделения укажите, к какому отделу оно относится;
- Дочерние подразделения — нажмите значок плюса, чтобы открыть форму создания нового подразделения и добавить дочерние отделы;
- Способ подписания — поле заполняется после выполнения настройки подписания кадровых документов на уровне компании. Способ подписания определяет, каким образом сотрудники выполняют задачи подписания и подтверждают выданные им сертификаты электронной подписи. Укажите в поле запись из справочника Способ подписания. Для упрощения настройки задать способ можно только в головном подразделении юридического лица.
- На вкладке Роли нужно определить ответственных за ведение кадровых процессов в юридическом лице. Для этого основные роли сотрудников сопоставляются с должностями из штатного расписания. Так в подразделениях нужно указать должности бухгалтеров, кадровиков, руководителей, подписантов и т. д.
- Эта настройка выполняется после создания штатного расписания и управленческой структуры. Подробнее об этом читайте в статье «Определение ролей сотрудников в кадровых процессах».
- Сохраните карточку подразделения.
Создать должности в штатном расписании
Должность из штатного расписания используется при трудоустройстве в организацию и связывается с определённым сотрудником.
Одного сотрудника можно принять на несколько должностей штатного расписания. Это закрепляется юридически и оформляется с помощью кадровых процессов как совмещение или внутреннее и внешнее совместительство позиций.
Чтобы создать регламентированные должности юридического лица, выполните действия:
- Перейдите в приложение Должности ШР и нажмите + Должность.
- Заполните основные поля:
- Название* — укажите наименование должности штатного расписания;
- Подразделение ШР* — выберите, к какому подразделению относится должность штатного расписания;
- Сотрудники — при создании должности поле можно не заполнять. Сотрудник запишется в поле автоматически, когда пройдёт процесс трудоустройства на эту позицию;
- Категории — заполнять поле не нужно, поскольку категории для должностей из штатного расписания можно будет задавать в последующих версиях решения КЭДО 3.0.
- Сохраните карточку должности по штатному расписанию.
Шаг 3. Настроить управленческую структуру организации
Управленческая структура — это внутренняя иерархия юридического лица. Она может отличаться от штатного расписания и настраивается опционально. Использовать её можно для определения фактических руководителей сотрудников и настройки маршрутов согласования заявлений и заявок.
Чтобы настроить иерархию, добавьте сначала подразделения, а затем входящие в них должности. Эта структура создаётся и хранится в разделе КЭДО 3.0 в приложениях Подразделения и Должности.
Создать подразделения в управленческой структуре
Для упрощения настроек управленческой структуры сначала добавьте ключевое подразделение с названием юридического лица. Затем создайте другие главные и отделы и укажите в них ключевое подразделение как вышестоящее.
Так вы сможете сгруппировать все подразделения, относящиеся к одному юридическому лицу. Также это позволит задать способ подтверждения сертификатов электронной подписи для сотрудников только в ключевом подразделении, не указывая эту настройку в каждом отделе.
Чтобы создать подразделение:
- Перейдите в приложение Подразделения и нажмите + Подразделение.
- В открывшемся окне данные указываются таким же образом, как на форме создания подразделения штатного расписания. Обязательным для заполнения является название отдела. Если нужно, внесите вышестоящее и дочернее подразделение и определите способ подписания.
- В карточке подразделения определяются ответственные за ведение кадровых процессов: бухгалтеры, кадровики, подписанты и т. д. Для этого поля, обозначающие роли пользователей, сопоставляются с должностями сотрудников из управленческой структуры.
При добавлении подразделения оставьте поля пустыми. Эта настройку нужно выполнить после создания штатного расписания и управленческой структуры. Подробнее об этом читайте в статье «Определение ролей сотрудников в кадровых процессах».
- Сохраните карточку подразделения.
Создать должности в управленческой структуре
Должность управленческой структуры связывается с физическим лицом. Назначить физическое лицо можно на несколько должностей. Для этого пользователю не нужно проходить процесс трудоустройства или перевода.
Для создания должности управленческой структуры выполните действия:
- Для создания должностей, принятых по управленческой структуре, перейдите в приложение Должности и нажмите + Должность.
- В открывшейся форме укажите название и подразделение для должности. Если в системе заполнен справочник Физические лица, укажите пользователя, который будет занимать должность. Сделать это можно позднее при определении ролей пользователей в кадровых процессах на уровне подразделений.
- Сохраните карточку должности управленческой структуры.
Шаг 4. Определить роли сотрудников в кадровых процессах
Когда штатная и управленческая структура созданы, вы можете назначить ответственных за кадровый электронный документооборот. Для этого в подразделениях определяются должности, на которые трудоустраивают сотрудников, выполняющих ту или иную роль в процессах: отдел кадров, бухгалтерия, офис-менеджеры, подписанты и т. д.
Это позволяет соблюдать иерархию компании в кадровых процессах и корректно назначать задачи на пользователей. Если в компании заведено несколько юридических лиц, после определения ролей вы также сможете ограничить права доступа к кадровым документам по филиалам.
Подробнее об этом читайте в статье «Определение ролей сотрудников в кадровых процессах».