Вернуть актив на хранение

Сотрудник может вернуть выданный актив, например при увольнении или из-за поломки оборудования. Для этого в карточке актива запускается преднастроенный бизнес-процесс Возврат.

Он доступен только для активов, которые не являются единицами партии и числятся на этапе Использование. Для активов типа Партия процесс недоступен.  

Процесс состоит из следующих этапов:

  1. Пользователь оборудования или ответственный сотрудник, например из административно-хозяйственного отдела, заполняет данные о возвращаемом активе. Указывает согласующих и назначает работника, который оформит возврат, допустим начальника склада.
  2. Заявка на возврат проходит согласование.
  3. Назначенный работник проверяет сведения и оформляет акт о возврате актива на склад.
  4. Актив переходит на этап Хранение. В зависимости от причины возврата его можно снова выдать пользователям или списать.

Шаг 1. Создать заявку на возврат актива

  1. Перейдите в раздел Управление ТМЦ > Активы.
  2. Откройте карточку актива и на боковой панели нажмите кнопку + Действие, выберите Возврат.
  3. Заполните поля:

return-asset-1

  • Выдан — поле заполнено автоматически. Указывается сотрудник, который использует актив;
  • Склад* — укажите склад, на который нужно вернуть актив;
  • Причина* — выберите основание для возврата: Увольнение, Длительный отпуск сотрудника, Списание актива, Иное. При выборе иного основания введите его в появившемся поле Описание причины*;
  • Согласующие — укажите одного или нескольких сотрудников, которые согласуют возврат актива, например, руководителя отдела и бухгалтера;
  • Кому назначено* — назначьте сотрудника, который оформит возврат оборудования, например начальника склада;
  • Приоритет* — выберите приоритет задачи возврата актива: Низкий, Средний, Высокий, Критичный;
  • Описание — введите дополнительную информацию о заявке. Она отобразится в задаче возврата актива.

4. Нажмите кнопку В работу.

Шаг 2. Согласовать возврат актива

Согласующему, назначенному на этапе заполнения данных об активе, придёт задача ознакомиться с причиной возврата оборудования и согласовать заявку.  

Если согласующий отказывает в возврате, он оставляет комментарий. Ответственному сотруднику, запустившему процесс Возврат, придёт оповещение об отказе. Заявку нужно подать повторно с учётом комментария согласующего.

Шаг 3. Оформить возврат актива

Если заявка согласована, сотрудник, указанный в ней ответственным за возврат, например начальник склада, выполняет следующие действия:

  1. Перейдите в карточку задачи. Нажмите на название возвращаемого актива и в его карточке проверьте данные.
  2. Если сведения в заявке не совпадают с оборудованием, например указан другой инвентарный номер, вы можете отказать в возврате. Для этого нажмите кнопку Отказ и укажите причину. Сотрудник, создавший заявку на возврат, получит уведомление об отказе. Ему нужно запустить процесс повторно.  
  3. Если актив соответствует заявке, подготовьте акт о передаче активов в формате .docx или .xlsx. Для примера вы можете использовать шаблон, по которому актив выдавался. Подпишите акт сами и у сотрудника, который возвращает актив. Прикрепите акт в поле Документ о возврате*.
  4. Нажмите кнопку Выполнено.

Неиспользуемый актив возвращается на этап Хранение. В зависимости от причины, указанной в заявке на возврат, он получает статус:

  • Ожидание списания — если возвращён для списания;
  • Доступен к выдаче — в случае увольнения, отпуска сотрудника и т. д.