Оборудование, которое не используется в вашей компании, можно передать контрагенту или другому юрлицу. Например, неисправный актив можно вернуть поставщику, а технику с истёкшим сроком гарантии можно продать или пожертвовать. Для этого в решении Управление ТМЦ преднастроен бизнес-процесс Передача.
Передать можно только списанный актив, который не является партией, в статусе Ожидание утилизации/передачи. Для активов типа Партия процесс Передача недоступен.
Порядок оформления передачи активов
- Ответственный сотрудник административно-хозяйственного отдела создаёт заявку на передачу одного или нескольких активов. Он указывает основание для передачи, назначает согласующих и специалиста, который оформит передачу.
- Согласующие рассматривают заявку и принимают решение о передаче актива.
- Назначенный специалист оформляет сведения о передаче актива контрагенту.
Отслеживать выполнение процессных задач можно в разделе Управление ТМЦ > Главная страница на вкладке Задачи > Передача.
Шаг 1. Создать заявку на передачу актива
- Запустите процесс передачи:
- чтобы передать определённый актив, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Активы. Откройте карточку актива и на боковой панели нажмите кнопку + Действие, выберите Передача;
- чтобы списать сразу несколько активов, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Главная страница. Нажмите кнопку Действие и выберите Передача.
- Заполните поля:
- Активы* — если вы передаёте несколько активов, укажите их. При передаче одного актива поле на форме отсутствует;
- Тип передачи* — выберите, что вы хотите сделать с оборудованием:
- Возврат поставщику — неисправный актив можно вернуть компании-производителю или поставщику;
- Продажа — исправный неиспользуемый актив можно продать контрагенту;
- Пожертвование — исправный актив с истёкшим сроком гарантии можно бесплатно передать в другую компанию;
- Поставщик* — поле появляется, если вы возвращаете актив поставщику. Укажите контрагента из раздела CRM > Компании. В появившемся поле Договор* выберите файл из справочника Договоры;
- Кому продан* — поле появляется, если вы продаёте актив. Укажите, кому передаётся актив:
- Сотрудник — актив можно продать сотруднику вашей компании. В появившемся поле Сотрудник-покупатель* выберите пользователя;
- Организация — если вы продаёте актив контрагенту. В появившемся поле Организация покупатель* выберите контрагента из раздела CRM > Компании, а также в поле Договор на продажу* укажите файл из справочника Договоры;
- Кому пожертвован* — поле появляется, если выбран тип передачи Пожертвование. Укажите контактное лицо контрагента из раздела CRM > Контакты;
- Согласующие — укажите одного или нескольких сотрудников, которые согласуют передачу актива, например, руководителя административно-хозяйственного отдела или бухгалтера;
- Кому назначено* — назначьте сотрудника, который оформит передачу актива;
- Приоритет* — укажите приоритет задачи для сотрудника, который оформит передачу: Низкий, Средний, Высокий, Критичный;
- Описание — введите дополнительную информацию о заявке. Она отобразится в задаче передачи оборудования.
- Нажмите кнопку В работу.
Шаг 2. Согласовать передачу актива
Согласующему, назначенному на этапе создания заявки, придёт задача ознакомиться с данными для передачи оборудования и согласовать заявку.
Если согласующий отказывает в передаче актива, он оставляет комментарий. Сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе и задача внести корректировки в заявку. После редактирования заявки с учётом комментария отправьте данные на согласование повторно.
Шаг 3. Оформить передачу актива
Если заявка согласована, специалист, назначенный в ней для оформления передачи активов, выполняет следующие действия:
- Перейдите в карточку задачи и ознакомьтесь с данными заявки и списком активов для передачи.
Если сведения в заявке некорректны, например, прикреплён неподписанный договор, откажите в передаче, используя кнопку Отказ.
- Для оформления передачи скачайте файл Акт передачи активов в формате .xlsx. Распечатайте его и подпишите у материально ответственного сотрудника, например начальника склада.
- Прикрепите подписанный акт в поле Документ передачи*.
- Нажмите кнопку Выполнено.
В карточке актива отобразится этап Утилизация/Передача. В зависимости от типа передачи активу присвоится один из финальных статусов: Пожертвован, Продан, Возвращен поставщику. Выполнить какие-либо действия с активом нельзя.