Передать актив контрагенту

Оборудование, которое не используется в вашей компании, можно передать контрагенту или другому юрлицу. Например, неисправный актив можно вернуть поставщику, а технику с истёкшим сроком гарантии можно продать или пожертвовать. Для этого в решении Управление ТМЦ преднастроен бизнес-процесс Передача.

Передать можно только списанный актив, который не является партией, в статусе Ожидание утилизации/передачи. Для активов типа Партия процесс Передача недоступен.

Порядок оформления передачи активов

  1. Ответственный сотрудник административно-хозяйственного отдела создаёт заявку на передачу одного или нескольких активов. Он указывает основание для передачи, назначает согласующих и специалиста, который оформит передачу.
  2. Согласующие рассматривают заявку и принимают решение о передаче актива.
  3. Назначенный специалист оформляет сведения о передаче актива контрагенту.

Отслеживать выполнение процессных задач можно в разделе Управление ТМЦ > Главная страница на вкладке Задачи > Передача.

Шаг 1. Создать заявку на передачу актива

  1. Запустите процесс передачи:
  • чтобы передать определённый актив, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Активы. Откройте карточку актива и на боковой панели нажмите кнопку + Действие, выберите Передача;
  • чтобы списать сразу несколько активов, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Главная страница. Нажмите кнопку Действие и выберите Передача.
  1. Заполните поля:

transfer-of-asset-1

  • Активы* — если вы передаёте несколько активов, укажите их. При передаче одного актива поле на форме отсутствует;
  • Тип передачи* — выберите, что вы хотите сделать с оборудованием:
    • Возврат поставщику — неисправный актив можно вернуть компании-производителю или поставщику;
    • Продажа — исправный неиспользуемый актив можно продать контрагенту;
    • Пожертвование — исправный актив с истёкшим сроком гарантии можно бесплатно передать в другую компанию;
  • Поставщик* — поле появляется, если вы возвращаете актив поставщику. Укажите контрагента из раздела CRM > Компании. В появившемся поле Договор* выберите файл из справочника Договоры;
  • Кому продан* — поле появляется, если вы продаёте актив. Укажите, кому передаётся актив:
    • Сотрудник — актив можно продать сотруднику вашей компании. В появившемся поле Сотрудник-покупатель* выберите пользователя;
    • Организация — если вы продаёте актив контрагенту. В появившемся поле Организация покупатель* выберите контрагента из раздела CRM > Компании, а также в поле Договор на продажу* укажите файл из справочника Договоры;
  • Кому пожертвован* — поле появляется, если выбран тип передачи Пожертвование. Укажите контактное лицо контрагента из раздела CRM > Контакты;
  • Согласующие — укажите одного или нескольких сотрудников, которые согласуют передачу актива, например, руководителя административно-хозяйственного отдела или бухгалтера;
  • Кому назначено* — назначьте сотрудника, который оформит передачу актива;
  • Приоритет* — укажите приоритет задачи для сотрудника, который оформит передачу: НизкийСреднийВысокийКритичный;
  • Описание — введите дополнительную информацию о заявке. Она отобразится в задаче передачи оборудования.
  1. Нажмите кнопку В работу.

Шаг 2. Согласовать передачу актива

Согласующему, назначенному на этапе создания заявки, придёт задача ознакомиться с данными для передачи оборудования и согласовать заявку.  

Если согласующий отказывает в передаче актива, он оставляет комментарий. Сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе и задача внести корректировки в заявку. После редактирования заявки с учётом комментария отправьте данные на согласование повторно.

Шаг 3. Оформить передачу актива

Если заявка согласована, специалист, назначенный в ней для оформления передачи активов, выполняет следующие действия:

  1. Перейдите в карточку задачи и ознакомьтесь с данными заявки и списком активов для передачи.

Если сведения в заявке некорректны, например, прикреплён неподписанный договор, откажите в передаче, используя кнопку Отказ.

  1. Для оформления передачи скачайте файл Акт передачи активов в формате .xlsx. Распечатайте его и подпишите у материально ответственного сотрудника, например начальника склада.
  2. Прикрепите подписанный акт в поле Документ передачи*.
  3. Нажмите кнопку Выполнено.

В карточке актива отобразится этап Утилизация/Передача. В зависимости от типа передачи активу присвоится один из финальных статусов: Пожертвован, Продан, Возвращен поставщику. Выполнить какие-либо действия с активом нельзя.