Непригодное для эксплуатации оборудование списывают с учёта компании, например, если актив неисправен или не найден во время инвентаризации. Для этого в решении Управление ТМЦ преднастроен бизнес-процесс Списание.
Списать можно только актив, который не является партией и находится:
- на этапе Хранение в статусе Ожидание списания;
- на этапе Использование в статусе Подготовка к выводу из эксплуатации.
Порядок оформления списания активов
В некоторых компаниях списывать можно только активы, которые находятся на определённом складе, например, в головном офисе. Перед списанием проверьте адрес в карточке актива. Если вы знаете, что указан неверный склад, смените расположение актива.
Чтобы списать актив:
- Ответственный сотрудник административно-хозяйственного отдела создаёт заявку на списание одного или нескольких активов. Он указывает причину списания, назначает согласующих и специалиста, который снимет актив с учёта.
- Согласующие рассматривают заявку и принимают решение о списании актива.
- Назначенный специалист оформляет снятие актива с регистрации в компании.
Отслеживать выполнение процессных задач можно в разделе Управление ТМЦ > Главная страница на вкладке Задачи > Списание.
Шаг 1. Создать заявку на списание актива
- Запустите процесс списания:
- чтобы снять с учёта определённый актив, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Активы. Откройте карточку актива и на боковой панели нажмите кнопку + Действие, выберите Списание;
- чтобы списать сразу несколько активов, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Главная страница. Нажмите кнопку Действие и выберите Списание.
- Заполните поля:
- Активы* — если вы списываете несколько активов, укажите их. При списании одного актива поле на форме отсутствует;
- Причина* — выберите основание для списания:
- Истек срок полезного использования — оборудование исправно, но заявленный производителем срок эксплуатации истёк;
- Не найден — во время инвентаризации оборудование не было найдено на складе или у сотрудников;
- Ремонт невозможен — после ремонта или модернизации оборудование признано неисправным;
- Другая — в появившемся поле Описание причины* введите основание для списания, например, актив не востребован для использования;
- Согласующие — укажите одного или нескольких сотрудников, которые согласуют списание актива, например, руководителя административно-хозяйственного отдела или бухгалтера;
- Кому назначено* — назначьте сотрудника, который снимет актив с учёта;
- Приоритет* — укажите приоритет задачи для сотрудника, который оформит списание: Низкий, Средний, Высокий, Критичный;
- Описание — введите дополнительную информацию о заявке. Она отобразится в задаче списания оборудования.
- Нажмите кнопку В работу.
Шаг 2. Согласовать списание актива
Согласующему, назначенному на этапе создания заявки, придёт задача ознакомиться с причиной списания оборудования и согласовать заявку.
Если согласующий отказывает в снятии актива с учёта, он оставляет комментарий. Сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе и задача внести корректировки в заявку. После редактирования заявки с учётом комментария отправьте данные на согласование повторно.
Шаг 3. Оформить списание актива
Если заявка согласована, специалист, назначенный в ней для оформления списания актива, выполняет следующие действия:
- Перейдите в карточку задачи и ознакомьтесь с причиной списания и описанием к задаче.
Если причина для снятия актива с учёта необоснованна, например, оборудование ещё можно использовать или оно найдено на другом складе и т. д., откажите в списании.
- Если актив подлежит списанию, скачайте файл Акт списания в формате .xlsx. Распечатайте его и подпишите у руководителя компании и сотрудника, материально ответственного за актив, например начальника склада.
- Прикрепите подписанный акт в поле Документ, подтверждающий списание актива*.
- Нажмите кнопку Выполнено.
После этого:
- неисправный актив утилизируйте;
- исправный актив можно передать в другую компанию, например, пожертвовать;
- ненайденный актив переходит на этап Утилизация/Передача в статусе Признан утраченным. Это финальный этап работы с активом, выполнить с ним какие-либо действия нельзя.
В карточке актива на вкладке Имущество отобразится дата списания.