side menu

Корреспонденция

Решение Корреспонденция используется для регистрации, обработки и хранения входящих и исходящих документов вашей компании.

В состав решения входит раздел Корреспонденция со следующими компонентами:

  • приложения Входящие документы и Исходящие документы — предназначены для работы с различными документопотоками компании. Здесь добавляются документы и выполняется их обработка по преднастроенным маршрутам. Вы можете отслеживать выполнение каждого этапа работы с документом;
  • приложение Резолюции — хранит решения ответственных сотрудников об исполнении входящих документов, т. е. комментарий о дальнейшей обработке документа. Также позволяет отслеживать текущий статус входящего документа в процессе работы с резолюцией. По умолчанию приложение отображается только для пользователей, входящих в группу Администраторы;
  • справочник Маршруты процессов — здесь для каждого вида документа можно задать маршрут обработки: кто и в какие сроки должен принять резолюцию, исполнить документ, согласовать его и т. д. В ходе процесса сотрудникам, указанным в маршруте, поступят соответствующие задачи;
  • справочники Виды входящих документов и Виды исходящих документов — служат для сортировки документов по категориям. Для каждого вида прикрепляется свой маршрут обработки. При создании входящего или исходящего документа пользователь выбирает из списка нужный вид, после чего определяется его процесс;
  • приложение Физические лица и контракт Справочник организаций — хранят данные о контрагентах. При добавлении входящего или исходящего документа пользователь выбирает из списка нужное физическое лицо или организацию;
  • бизнес-процессы по обработке документов.

Первичная настройка раздела

  1. Импортируйте готовый раздел из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365.
  2. Во время установки решения Корреспонденция добавьте сотрудников в группу Канцелярия. Она предназначена для пользователей, ответственных за регистрацию и отправку документов. Также участники этой группы могут заполнять служебные справочники, данные которых используются при работе с разделом.

correspondence-1

  1. Настройте доступы и укажите, кто из пользователей будет работать с решением.

По умолчанию заданы следующие настройки:

  • создавать входящие и исходящие документы могут все пользователи;
  • просматривать или редактировать документы могут автор и пользователи, включённые в группу Канцелярия;
  • удалять документы могут только пользователи из группы Канцелярия;
  • настраивать маршруты процессов и создавать виды входящих и исходящих документов могут только пользователи из группы Канцелярия;
  • заполнять справочник Физические лица и контракт Справочник организаций могут все пользователи;
  • отслеживать статус входящего документа в приложении Резолюции могут администраторы системы.

Подробнее о назначении прав доступа читайте в статье «Доступ к данным приложения».

  1. Настройте модуль электронной подписи, чтобы сотрудники могли подписать исходящий документ в ходе его обработки. Для этого:
  1. Перейдите в раздел Администрирование > Модули и выберите доступный модуль УКЭП: КриптоПро или НУЦ.
  2. Заполните поля на странице модуля.
  3. Сохраните настройки.
  1. Вы можете изменить настройки регистрации документов. По умолчанию для приложений Входящие документы и Исходящие документы уже включена регистрация и выбрано дело для нумерации в разделе Номенклатура.

Первичная настройка решения Корреспонденция завершена. Теперь пользователи, входящие в группу Канцелярия, могут заполнить нужные справочники для настройки работы с решением. Подробнее об этом читайте в статье «Заполнение справочников раздела "Корреспонденция"».

memos-handling.html directories.html