В решении КЭДО предусмотрены группы пользователей, определяющие роли сотрудников в кадровых процессах и управляющие доступом к разделам — их видимостью в интерфейсе ELMA365.
Для каждой добавленной в штатное расписание организации создаются отдельные группы. Это позволяет ограничивать доступ к кадровым документам на уровне филиалов компании. Например, бухгалтеры одной организации смогут просматривать в ELMA365 заявления, договоры, справки и приказы только тех сотрудников, которые трудоустроены в это юридическое лицо.
Чтобы гибко настроить права доступа к каждому приложению для групп пользователей, в решении КЭДО создано специальное приложение — Настройка прав доступа по документам. Например, можно предоставить доступ бухгалтерам к приложению, в котором хранятся расчётные листы сотрудников, и скрыть это приложение для отдела кадров.
Настройки выполняются перед началом работы с решением КЭДО.
Группы пользователей «ELMA365 КЭДО»
В решении КЭДО преднастроены следующие группы:
- Бухгалтеры — пользователи с доступом к разделам КЭДО и Приказы и заявления. Участвуют в кадровых процессах, связанных с обработкой денежных средств: перечислении заработной платы на расчётный счёт, формировании расчётных листов, начислении отпускных и т. д.;
- Отдел кадров — пользователи с доступом к разделам КЭДО и Приказы и заявления. Добавляют новых сотрудников и приглашают их на внешний портал КЭДО;
- Подписанты — должностные лица компании, имеющие право на подписание документов от лица работодателя, например, директор или сотрудники отдела кадров с оформленными доверенностями. Подписывать документы сотрудники могут с помощью назначаемых на них задач;
- Ответственные за КЭДО — пользователи, которые не входят в бухгалтерию и отдел кадров, но имеют доступ к разделам КЭДО и Приказы и заявления. Например, в группу можно включить руководителей подразделений, они не будут участвовать в кадровых процессах, но смогут просматривать этапы маршрута документов;
- Внутренние сотрудники организации — пользователи, которые могут работать в ELMA365, но не имеют доступа к разделам решения КЭДО. Приглашаются на внешний портал КЭДО и взаимодействуют с кадровыми документами через интерфейс портала. Сотрудники добавляются в эту группу автоматически в процессе трудоустройства;
- Внешние сотрудники организации — пользователи, которые имеют доступ только к внешнему порталу КЭДО и работают с кадровыми документами через интерфейс портала. Сотрудники добавляются в эту группу автоматически в процессе трудоустройства.
Создать группы и настроить доступы по организациям
После создания штатного расписания настройте доступ для групп пользователей каждой организации. Для этого:
- Убедитесь, что в разделе КЭДО > Меню настроек заполнен параметр Api-ключ для методов в модуле, в котором хранится Токен КЭДО.
- Перейдите в раздел КЭДО > Организации. На странице необходимо запустить три преднастроенных бизнес-процесса. После запуска одного дождитесь поступления уведомления о его окончании. Затем можно начать следующую настройку. Для этого последовательно нажмите кнопки:
- Актуализация прав доступа;
- Миграция прав доступа;
- Миграция пользователей.
После этого в решении будут настроены следующие параметры:
- Для организаций добавятся группы Бухгалтеры, Отдел кадров, Подписанты, Ответственные за КЭДО, Внешние сотрудники организации, Внутренние сотрудники организации с названиями каждого созданного филиала.
- Справочник Настройки доступа по организациям заполнится служебной информацией.
- В приложении Настройка прав доступа по документам появится список созданных групп в виде элементов. В карточке группы будет отображаться список заданных по умолчанию прав доступа на каждое приложение решения ELMA365 КЭДО.
- Выберите приложения, к которым каждая из групп получит доступ. Откройте приложение Настройка прав доступа по документам и выберите запись группы.
- В карточке группы нажмите Редактировать. Вы увидите таблицу со списком приложений ELMA365 КЭДО и текущими статусами доступа. Чтобы изменить права доступа, нажмите на статус и выберите нужную опцию. Сохраните настройки.
- Таким образом настройте права доступа для каждой группы всех добавленных организаций.
Теперь сотрудники, включённые в группы Бухгалтеры, Отдел кадров, Ответственные за КЭДО, будут видеть в интерфейсе ELMA365 только доступные им приложения. При этом в приложениях будут отображаться те элементы, которые относятся к юридическому лицу, указанному в названии группы.
Сотрудники из групп Внутренние сотрудники организации и Внешние сотрудники организации смогут работать на внешнем портале КЭДО только с теми кадровыми документами из приложений ELMA365, к которым у группы есть доступ.
Для группы Подписанты рекомендуется предоставить доступ ко всем приложениям, чтобы сотрудники могли выполнять задачи подписания кадровых документов.
начало внимание
Процесс актуализации прав доступа необходимо запускать повторно в следующих случаях: в компанию установлено дополнительное решение КЭДО — Командировки или КЭДО — Отпуска, решения обновлены до новой версии, в штатном расписании добавилась новая организация.
конец внимание
Настроить наследование доступа по должностям
Для отдела кадров и бухгалтерии каждой организации можно включить автоматическое наследование прав доступа по должностям. При приёме или переводе на указанную позицию сотрудник включается в соответствующую группу и получает настроенные для неё права.
Для этого:
- Перейдите в раздел КЭДО > Организации.
- Выберите организацию и в её карточке нажмите Редактировать.
- На вкладке Доступы заполните поля Отдел кадров и Бухгалтерия, выбрав соответствующие позиции штатного расписания.
- Сохраните настройки.
Включить пользователей в группы
После добавления сотрудника в разделе КЭДО > Сотрудники его необходимо трудоустроить в организацию и пригласить на внешний портал КЭДО.
В процессе трудоустройства и регистрации на портале в интерфейсе ELMA365 автоматически создаётся внешний или внутренний пользователь. Он связывается с добавленным в разделе КЭДО сотрудником. Если пользователь уже существует, он идентифицируется по адресу электронной почты и указывается в карточке соответствующего сотрудника.
Список пользователей хранится:
- в разделе Администрирование > Пользователи для внутренних сотрудников с доступом к интерфейсу ELMA365;
- в разделе Системные справочники > Внешние пользователи для сотрудников с доступом только к внешнему порталу КЭДО.
Поскольку между сотрудником и пользователем устанавливается связь, в созданные для каждой организации группы добавляются элементы приложения Сотрудники.
В группы Внутренние сотрудники организации и Внешние сотрудники организации пользователи добавляются автоматически в процессе трудоустройства.
Чтобы добавить пользователей в другие группы, выполните следующие действия:
- После добавления сотрудников перейдите в КЭДО > Организации.
- Откройте карточку юридического лица и нажмите Редактировать.
- На вкладке Основная информация добавьте подписантов, сотрудников отдела кадров, бухгалтерии и ответственных за КЭДО. Для этого напротив нужного поля нажмите на значок лупы и выберите запись из приложения Сотрудники.
Дополнительно в карточке организации вы можете:
- определить должность руководителя юридического лица, которая будет использоваться в приказах, заявлениях и служебных записках;
- назначить сотрудников на роли Офис-менеджер и Ответственный за финансы. Они будут участвовать в процессе оформления командировки и получать задачи покупки билетов, бронирования проживания, согласования затрат на командировку и т. д.
- Сохраните настройки.