Чтобы внедрить кадровый электронный документооборот в компанию, администраторам необходимо настроить решение КЭДО.
Запустить процесс первичной настройки
Перейдите в раздел КЭДО > Меню настроек и нажмите кнопку Произвести первичную настройку.
Дождитесь поступления уведомления об окончании настройки. После этого в решении будут настроены следующие параметры:
- С помощью преднастроенных сценариев справочники из разделов КЭДО и Приказы и заявления заполнятся данными: Регионы, Виды личных документов, Виды прочих документов трудоустройства, Коды документов, Категории сотрудников, Графики работы, Причины временного перевода, Виды трудовых отношений, Виды документов в 1С, Виды пособий, Причины материальной помощи, Виды справок.
Информация из справочников нужна для работы с решением КЭДО. Например, при переводе сотрудника на другую должность можно указать причину и новый график работы, выбрав элемент из справочника. Подробнее о справочниках читайте в статье «Компоненты решения „КЭДО“ для работы пользователей».
- В разделе КЭДО > Меню настроек добавится список параметров, которые отвечают за последовательность работы с решением и помогают организовать её согласно индивидуальным потребностям компании. Например, параметры, управляющие частотой оповещений сотрудников или этапами процесса трудоустройства.
После завершения процесса первичных настроек некоторые параметры включаются автоматически. Вы можете изменять настройки всех параметров. Подробнее об этом читайте в статье «Управление параметрами „Меню настроек“».
- Для пользователя, назначенного на роль супервизора системы, добавится карточка сотрудника в разделе КЭДО > Сотрудники.
- В разделе КЭДО будут настроены контракты: в Кадровые документы добавятся приложения-источники из раздела Приказы и заявления, контракт Документы наполнится источниками из раздела КЭДО.
начало внимание
Для продолжения работы с решением перейдите в настроенные контракты и убедитесь, что их поля сопоставлены с полями каждого добавленного источника. Подробнее о том, как настраивать и работать с контрактами читайте в статье «Добавление приложения-источника».
конец внимание
Настроить группы
Определите, кто из сотрудников будет работать в разделах КЭДО и Приказы и заявления. При импорте решения КЭДО из ELMA365 Store, добавьте их в соответствующие группы. Если вы не сделали это во время установки, выполните следующие действия.
- Перейдите в раздел КЭДО, нажмите на значок шестерёнки рядом с его названием и выберите пункт Настройки групп.
- В открывшейся странице выберите название группы, нажмите кнопку Редактировать и добавьте пользователей. В решении существуют следующие группы:
- Бухгалтеры — сотрудники с доступом к разделам КЭДО и Приказы и заявления. Они получают заявления о перечислении заработной платы на расчётный счёт;
- Отдел кадров — пользователи с доступом к разделам КЭДО и Приказы и заявления. Они могут приглашать и регистрировать новых сотрудников организации для работы на внешнем портале КЭДО;
- Подписанты — должностные лица компании, имеющие право на подписание документов от лица работодателя, например, директор или сотрудники отдела кадров с оформленными доверенностями. по доверенности. Подписывать документы сотрудники могут с помощью назначаемых на них задач;
- Сотрудники КЭДО — внешние и внутренние пользователи, зарегистрированные на портале КЭДО. Сотрудники добавляются в эту группу автоматически в процессе трудоустройства.
Если в компании предусмотрено несколько юридических лиц, вы можете добавить отдельные группы для каждого из них и определить ответственных сотрудников отдела кадров, бухгалтерии и подписантов. Это позволит предоставить пользователям доступ только к тем документам, которые относятся к определённому филиалу.
Для этого после создания организации и структуры штатного расписания, перейдите в раздел КЭДО и выберите приложение Организация. В правом верхнем углу открывшейся страницы нажмите кнопку Заполнить группы и подтвердите действие. По окончании процесса в настройках раздела автоматически добавятся группы Бухгалтеры, Отдел кадров, Подписанты с названиями каждого созданного филиала. В группы будут добавлены сотрудники, значащиеся на этих должностях в карточках соответствующих организаций.
Настроить модули решения «КЭДО»
Следующий этап настройки — подключение провайдера электронной подписи. На этом шаге также рекомендуется настроить интеграцию с учётной системой, например, с 1С:ЗУП, если она используется в компании. Для этого настройте модули, входящие в состав решения КЭДО:
- Интеграция с УЦ — универсальный модуль интеграции с провайдерами облачных сертификатов усиленной неквалифицированной электронной подписи. Позволяет выпускать сертификаты для сотрудников и подписывать ими документы через удостоверяющий центр. Настроив модуль Интеграция с УЦ, вы сможете самостоятельно изменять провайдера выдачи сертификатов для каждого юридического лица компании. Подробнее читайте в статье «Настройка интеграции с провайдером ЭП»;
- Модуль КЭДО — обеспечивает интеграцию с учётными системами, например, с 1С:ЗУП. Помогает наладить обмен данными с сервисом в режиме реального времени. Вы сможете импортировать информацию о штатном расписании, сотрудниках, создавать документы и формировать их печатные формы и т. д. Подробнее о подключении интеграции читайте в статье «Настройка интеграции с 1С:ЗУП».
Создать структуру штатного расписания
Штатное расписание — это список всех юридических лиц компании и утверждённых в них подразделений, отделов и должностей, необходимый для трудоустройства сотрудников в организации. В разделе КЭДО данные об организациях, подразделениях и позициях хранятся в отдельных справочниках. После их заполнения общая информация отображается на странице Штатное расписание в виде таблицы.
Заполнить штатное расписание можно вручную или импортировать данные из сервиса 1С, если в компании настроена интеграция с 1С:ЗУП.
Добавить ШР вручную
Начните с заполнения справочника Мои юридические лица:
- Перейдите в раздел Системные справочники > Мои юридические лица.
- В правом верхнем углу нажмите кнопку + Юридическое лицо.
- В открывшемся окне заполните данные о компании: название и полное наименование, юридический и фактический адреса, ИНН, ОГРН, КПП и другие реквизиты, имя директора и т. д.
- Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать карточку юридического лица.
Затем создайте организационную структуру для каждого юридического лица:
- Перейдите в раздел КЭДО > Штатное расписание, нажмите кнопку + Добавить организацию и выберите юридическое лицо.
- Напротив названия организации нажмите значок
и выберите + Подразделение. В открывшемся окне заполните название подразделения. - Добавьте в подразделения отделы и должности согласно организационной структуре компании. Для этого напротив названия подразделения нажмите значоки выберите + Должность. В открывшемся окне введите полное название, краткое название, количество сотрудников на должность, оклад, дату утверждения. Нажмите кнопку Добавить.
- Перейдите в приложение Организация, выберите карточку юридического лица и нажмите Редактировать. На форме укажите пользователя на позиции генерального директора, подписантов, сотрудников отдела кадров, бухгалтерии, офис-менеджеров, ответственных за финансы. Эти данные будут использоваться при генерации кадровых документов.
Импортировать ШР из 1С
Все данные можно загрузить из системы 1С. Для этого:
- Убедитесь, что у вас настроен модуль интеграции с 1С и добавлена база данных.
- Перейдите в раздел КЭДО > Данные ШР из 1С и в правом верхнем углу нажмите кнопку Загрузить/Обновить данные ШР из 1С.
- Дождитесь поступления уведомления об окончании процесса загрузки. Справочники Организация, Подразделение, Позиция ШР заполнятся данными. Кроме того, в приложении Мои юридические лица автоматически добавится запись с данными по каждой организации.
- Чтобы информация отобразилась на странице Штатное расписание, снова откройте приложение Данные ШР из 1С, нажмите кнопку Сформировать ШР и подтвердите действие, выбрав Создать JSON.
Заполнить справочники раздела «КЭДО» вручную
Чтобы учесть особенности вашей компании, некоторые справочники нужно заполнить вручную. К ним относятся приложения группы ЛНА и Медосмотры.
Также можно добавлять элементы в справочники, которые заполнились автоматически при первичной настройки решения. Для этого откройте нужное приложение, нажмите кнопку в правом верхнем углу, например, +Категория сотрудников, введите данные и сохраните элемент.
Справочники группы «ЛНА»
В основной процесс трудоустройства можно добавить этап ознакомления сотрудников локально-нормативными актами (ЛНА). В этих документах фиксируются правила компании.
Для начала создайте список актов, а затем укажите, кто именно должен с ними ознакомится:
- В разделе КЭДО выберите приложение Группы ознакомления с ЛНА и нажмите на кнопку добавления элемента в правом верхнем углу страницы.
- В открывшемся окне укажите название группы, например, Линейные сотрудники. Выберите организацию и все позиции штатного расписания, на которые назначены нужные сотрудники.
- Перейдите в приложение Документы ЛНА и нажмите кнопку добавления элемента в правом верхнем углу страницы.
- Заполните данные документа ЛНА в открывшемся окне.
Вы можете запустить процесс утверждения ЛНА, выбрав опцию Да в поле. Тогда после сохранения элемента документ ЛНА отправится на согласование, а затем на ознакомление пользователям.
В поле Кто будет ознакамливаться* укажите, для кого предназначен документ: для всех сотрудников организации или для определённой группы. Затем в поле Группа ознакомления с ЛНА* выберите одну или несколько созданных групп.
- Сохраните документ. После этого в карточке группы автоматически отобразятся все относящиеся к ней документы.
Справочники группы «Медосмотры»
Чтобы сотрудники могли создавать заявки на медосмотр со страницы внешнего портала КЭДО, заполните справочники Типы медосмотров, Медицинские организации, Факторы вредности производства, Причины внеочередного осмотра. Для этого на странице нужного приложения нажмите +Название элемента, заполните поля на форме и сохраните запись.
Импортировать данные из 1С в справочники
В разделе КЭДО для администраторов доступны служебные справочники, которые обеспечивают обмен данными с сервисом 1С:
- Данные ШР из 1С — база данных с сформированным штатным расписанием компании;
- Виды документов в 1С — список основных документов для трудоустройства с их ID в 1С и соответствующими кодами приложений в ELMA365;
- Типы отпусков 1С — список видов предоставляемых отпусков;
- Остатка отпусков — данные о накопленных отпускных днях сотрудников, загруженных из сервиса 1С;
- Статусы документов — этапы обработки документов в 1С;
- Ожидаемые документы, Запросы расч.лист. в 1С, Полученные данные из 1С — содержат данные по документам, сформированным в сервисе 1С. Элементы в справочниках создаются автоматически при отправке запросов в сервис на получение документов.
При настроенной интеграции с сервисом 1С администратору необходимо импортировать данные из сервиса в некоторые из них. Для этого:
- Перейдите в раздел КЭДО и выберите страницу приложения:
- Типы отпусков 1С — в правом верхнем углу нажмите кнопку Загрузить из 1С;
- Статусы документов — в правом верхнем углу нажмите кнопку Загрузить из таблицы 1С.
- Остатки отпусков — в правом верхнем углу страницы приложения нажмите кнопку Загрузить остатки отпусков из 1С;
- Дождитесь поступления уведомления об окончании каждого запущенного по кнопке процесса. Справочники заполнятся данными из сервиса 1С.
Подключить корпоративную почту и SMS-провайдер
В ходе работы с порталом КЭДО внешние пользователи получают различные оповещения на электронную почту или по SMS, например, о приглашении на портал, о поступающих задачах и т. д. Способ уведомления выбирается самим пользователем на странице портала.
Чтобы настроить отправку оповещений, администратору необходимо:
- подключить корпоративную почту — перейдите в раздел Администрирование > Настройка Email. В открывшейся странице введите данные о почтовом сервисе, логине и пароле. Сохраните настройки и убедитесь, что соединение с почтовым сервисом установлено. Подробнее читайте в статье «Настройка Email». После этого письма внешним пользователям будут отправляться от имени компании;
- подключить SMS-провайдер — перейдите в раздел Администрирование > Модули, а затем включите и настройте модуль интеграции с провайдером SMSRU. Данный провайдер используется в решении КЭДО по умолчанию. Вы также можете использовать другие сервисы. Для этого настройте проектный процесс оповещения сотрудников.