Любой сотрудник на период отсутствия по болезни оформляет заявку на больничный. При этом запускается процесс для уведомления руководителя и отдела кадров об открытии, продлении и закрытии больничного листа.
Руководитель может запустить процесс замещения подчинённого. Отдел кадров использует полученные данные для отметки вида отсутствия в табеле и сверки с информацией от социального фонда по больничному листу.
Участники процесса уведомления о больничном
В процессе участвуют:
- сотрудник, которому открыт больничный лист;
- руководитель сотрудника согласно управленческой структуре компании;
- сотрудник отдела кадров.
Ход процесса уведомления о больничном
Этапы процесса:
- Сотрудник создаёт заявку на больничный на портале КЭДО.
- Руководитель и сотрудник отдела кадров получают задачу ознакомиться с заявкой на больничный.
- Сотрудник указывает дату окончания периода, на который открыт больничный лист. Также проставляет отметку, если больничный лист закрыт.
- Руководитель и сотрудник отдела кадров знакомятся с информацией о продлении или закрытии больничного листа.
Для процесса используются приложения в разделе УРВ:
- Заявки на больничный — для запуска процесса уведомления о больничном и хранения созданных заявок;
- Больничные — для хранения данных по больничным листам, которые вносит сотрудник в ходе процесса.
Создание заявки на больничный
Получив больничный лист, сотрудник вносит его данные в заявку, которую формирует на портале КЭДО. Пользователи, работающие с кадровыми процессами, могут также оформить заявку на свой больничный в ELMA365. После этого запускается процесс уведомления о больничном.
Обратите внимание, создание заявки на период болезни за другого сотрудника не предусмотрено.
Чтобы оформить заявку в ELMA365:
- Перейдите в раздел УРВ > Заявки на больничный и в правом верхнем углу страницы нажмите + Заявки на больничный. Откроется форма заявки.
- Данные Ф. И. О. сотрудника-инициатора процесса и его руководителя заполнятся в заявке автоматически. Также вы можете просмотреть инструкцию по созданию заявки.
- Заполните поля:
- укажите период, на который открыт больничный лист — вы можете ввести прошедшие даты. По истечении указанного периода вы получите задачу продлить или завершить больничный;
- введите номер больничного листа, если он известен;
- если больничный лист закрыт, укажите отметку Да;
- если открыто несколько больничных листов и между ними нет перерыва, также проставьте отметку Да в соответствующем поле и заполните появившуюся таблицу. Если между больничными есть перерыв, создайте отдельную заявку на каждый период болезни.
- После заполнения заявки нажмите Создать. Запустится процесс уведомления о больничном.
Подробнее о формировании заявки на портале КЭДО читайте в статье «Уведомить о больничном с портала КЭДО».
Ознакомление с отсутствием сотрудника по болезни
На следующем шаге руководителю сотрудника и в отдел кадров поступит задача ознакомиться с заявкой. Если сотрудник занимает несколько должностей, информацию получат одновременно руководители и сотрудники отдела кадров по всем местам занятости.
В задаче доступны все данные больничного листа, указанные сотрудником. Чтобы выполнить задачу, нажмите Ознакомиться.
На основе полученной информации:
- Руководитель может запустить процесс замещения подчинённого на период болезни, создав заявку на портале КЭДО или в разделе КЭДО 3.0.
- Сотрудник отдела кадров учитывает данные о больничном:
- при заполнении табеля, указывая в нём вид отсутствия заболевшего сотрудника;
- при сверке данных о больничном листе, полученных из социального фонда.
Продление больничного листа
Процесс автоматически продолжится в дату окончания периода, на который открыт больничный лист. Если в заявке проставлена отметка Нет в поле Больничный лист закрыт:
- Инициатору процесса поступает задача Подтвердить окончание больничного листа. Чтобы выполнить задачу, сотрудник:
- указывает дату завершения периода, на который открыт больничный лист;
- проставляет отметку Да, если больничный лист закрыт;
- вводит номер больничного листа, если он не был указан ранее и известен. Данные можно посмотреть на портале Госуслуг в уведомлении о больничном листе.
- Задачу ознакомиться с актуальной информацией о больничном получают руководитель и отдел кадров.
- Далее в случае продления больничного листа перечисленные шаги повторяются.
Закрытие больничного листа
Если в заявке проставлена отметка Да в поле Больничный лист закрыт:
- Информация об окончании периода болезни поступит руководителю сотрудника и в отдел кадров.
- После выполнения задач ознакомления со стороны руководителя и отдела кадров процесс завершится.