side menu

Ведение кадровых процессов ответственными сотрудниками / Командировки

Командировки

В ELMA365 КЭДО 3.0 можно оформить командировку сотрудника — от создания заявки и согласования плановых затрат до заказа билетов и гостиницы, и предоставления авансового отчёта по итогам командировки.

Участники процесса оформления командировки

В процессе участвуют:

  • сотрудник, для которого оформляется командировка;
  • руководитель сотрудника согласно управленческой структуре компании;
  • сотрудник отдела кадров;
  • подписант со стороны организации;
  • сотрудник, назначенный на роль Офис-менеджер в управленческой структуре. Если его нет, применяется аналогичная роль по штатному расписанию;
  • бухгалтер.

Ход процесса оформления командировки

Этапы процесса:

  1. Сотрудник, руководитель или специалист отдела кадров создаёт заявку на командировку. При этом можно указать несколько мест назначения, необходимость заказа билетов и бронирования гостиницы.
  2. Если сотрудник, направляемый в командировку, относится к льготной категории, он подписывает согласие на командировку.
  3. Руководитель согласовывает командировку подчинённого.
  4. Если в заявке отмечен заказ билетов и гостиницы, офис-менеджер готовит данные об их стоимости.
  5. Бухгалтер согласовывает затраты на командировку.
  6. Сотрудник отдела кадров готовит данные для приказа на командировку.
  7. Подписывается приказ на командировку: задача поступает подписанту со стороны юридического лица, и затем — сотруднику.
  8. Офис-менеджер оплачивает билеты и бронирует гостиницу, сотрудник получает билеты и документы на проживание. Бухгалтер выдаёт сотруднику командировочные.
  9. После командировки сотрудник предоставляет авансовый отчёт по затратам.

Для оформления командировок используются:

  • системный справочник Города (КЭДО) — содержит элементы для выбора места назначения в заявке на командировку;
  • приложения в разделе УРВ:
    • справочники Тип транспорта, Тип денежных средств, Суточные по городам — включают записи для выбора при оформлении заявки на командировку. Справочники может заполнить администратор системы или сотрудник, ответственный за организацию командировок в компании;
    • Заявки на командировки — для запуска процесса оформления командировки и хранения созданных заявок;
    • служебные приложения Согласия на командировку, Приказы на командировку, Авансовый отчет — для хранения документов, сформированных в ходе процесса оформления командировки.

Создание заявки на командировку

Запустить процесс по своей командировке может любой сотрудник, создав заявку на портале КЭДО.

Также руководитель может оформить командировку для своего подчинённого, а специалист отдела кадров — для любого сотрудника организации.

Чтобы запустить процесс в ELMA365:

  1. Перейдите в раздел УРВ > Заявки на командировки и в правом верхнем углу страницы нажмите + Командировка.
  2. В открывшемся окне можно просмотреть информацию о льготных категориях работников: кого направлять в командировки запрещено или можно только с их согласия.
  3. Чтобы создать заявку, заполните поля:

business-trips-1

    • укажите сотрудника, который направляется в командировку. При этом согласующий руководитель будет указан автоматически. Его можно изменить на другого сотрудника или указать несколько согласующих;
    • отметьте цель и даты командировки;
    • выберите место назначения — элемент системного справочника Города (КЭДО). Если нужно указать несколько городов, в соответствующем поле выберите Да. Затем в таблице ниже введите все места назначения и даты пребывания по каждому месту;
    • заполните таблицу Запрошенные средства. По умолчанию строка с суточными уже заполнена в соответствии с городом пребывания и длительностью командировки. Добавьте строки, выбрав другие элементы справочника Тип денежных средств, например Личные расходы или Проезд. Также введите сумму и оставьте комментарий для согласования затрат;
    • если офис-менеджеру нужно купить билеты, укажите отметку об этом. В таблице ниже заполнятся данные по городам, датам отправления и прибытия. Их можно изменить. Выберите в каждой строке элемент справочника Тип транспорта, например Самолет или Поезд, добавьте комментарий;
    • укажите отметку для бронирования гостиницы. В таблице ниже заполнятся данные по городам и даты пребывания. Можно их изменить, а также оставить комментарий.
  1. После заполнения заявки нажмите Создать. Запустится процесс оформления командировки.

Согласие сотрудника на командировку

Если заявка создана, далее оформляется согласие сотрудника на командировку в следующих случаях:

  1. Сотрудник относится к льготной категории — ему поступит задача подписать согласие на командировку.
  2. Сотрудник не является инициатором процесса — он получит задачу согласиться с направлением в командировку. В задаче указаны допустимые причины для отказа от командировки и необходимость приложить подтверждающий документ, например справку или больничный лист.

Если получен отказ от командировки, инициатору поступит задача ознакомления с решением сотрудника, процесс завершится.

Согласование командировки

Ход процесса, если сотрудник подтвердил командировку:

  1. Руководитель согласовывает командировку подчинённого. Он может просмотреть заявку в задаче и принять решение:
    • Согласовать — процесс переходит к этапу определения стоимости билетов и гостиницы;
    • Отравить на доработку — инициатору поступает задача откорректировать заявку с комментарием руководителя;
    • Отклонить — инициатор процесса и сотрудник получают уведомление об отклонении заявки с указанием причины. Процесс завершается, при этом можно создать новую заявку.
  1. Если согласно заявке нужны билеты и гостиница, офис-менеджер вносит их стоимость в заявку.
  2. Бухгалтер согласовывает выдачу денежных средств на командировку, включая суточные, стоимость билетов и проживания. При этом заявка может быть отправлена инициатору для корректировки.

Подписание приказа, заказ билетов и гостиницы, выдача командировочных

Ход процесса после согласования затрат на командировку:

  1. Отдел кадров готовит данные для приказа. Выполнение задачи зависит от того, настроена интеграция с 1С для кадровых процессов или нет:
    • если интеграция с 1С не используется, в задаче нужно отметить номер и дату приказа на командировку. После этого формируется файл приказа по шаблону;
    • если интеграция настроена, сотрудник отдела кадров передаёт данные о командировке в 1С. Затем формирует приказ на командировку в 1С и отправляет его в ELMA365.
  1. Приказ на командировку подписывается: задача поступает подписанту со стороны организации и затем — сотруднику.
  2. Офис-менеджер покупает билеты и бронирует гостиницу. Затем сотруднику поступает задача получить билеты и данные о проживании в гостинице.
  3. Бухгалтер выдаёт командировочные сотруднику.

Авансовый отчёт о командировке

После завершения командировки:

  1. Сотруднику поступает задача Подготовить отчёт о командировке. В ней нужно прикрепить подтверждающие документы по каждому виду расходов, например посадочные талоны и данные о проживании в гостинице. При этом можно указать комментарии.
  2. Бухгалтер получает отчёт о командировке на согласование. Формирует в учётной системе авансовый отчёт для подписания и прикрепляет файл к задаче. Также можно отправить отчёт сотруднику для корректировки с указанием причины.
  3. Авансовый отчёт о командировке подписывается: задача поступает бухгалтеру и затем — сотруднику.
  4. После подписания авансового отчёта с обеих сторон процесс по командировке завершается.
kedo-unpaid-vacation.html kedo-1c-docs-handling.html