Управление договорами

Решение Управление договорами предназначено для организации хранения, регистрации и поиска документов, а также их движения при помощи бизнес-процессов.

Решение автоматизирует работу с договорной документацией на предприятиях и помогает организовать полный цикл формирования и обработки расходных и доходных договоров, дополнительных соглашений, первичных учётных документов и счетов.

С помощью решения вы можете контролировать исполнение обязательств по этапам договора: создание этапа, сбор документов по этапу, закрытие этапа.

Решение позволяет начать работу в системе и адаптировать документооборот под особенности вашей компании по ходу эксплуатации. С помощью решения все важные данные точно попадут в систему и документы будут отправлены в срок.

Решение включает в себя следующие разделы и приложения:

Раздел «Управление договорами»:

Раздел «Банковские реквизиты»:

Также в работе решения участвуют системные разделы и приложения:

Первичная настройка решения

1. Импортируйте готовое решение из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365.
2. Настройте группы и роли пользователей в разделе и приложениях.

Роли и группы используются:

• для ограничения видимости раздела;
• при настройке доступа к приложениям;
• для определения участников бизнес-процессов.

По умолчанию у всех пользователей системы есть доступ к данному разделу и ко всем приложениям, входящим в его состав. Доступ можно ограничивать на уровне приложений. Например, все пользователи смогут просматривать файлы, хранящиеся в приложении Исходящие договоры, но редактировать и создавать их смогут только определённые сотрудники. Подробнее об этом читайте в статье «Доступ к данным приложения».

3. Перейдите в раздел Администрирование > Номенклатура и настройте места регистрации.
4. Настройте регистрацию в приложениях Исходящий договор и Входящий договор.

начало внимание

Без настроек номенклатуры и регистрации у вас будет возможность вводить номера документов вручную, но они не будут попадать в журнал регистрации.

конец внимание

5. Для использования функций поиска компании по ИНН или по названию необходимо зарегистрировать учётную запись DaData, а также в настройках в разделе CRM указать API-ключ из личного кабинета. Это настройка не является обязательной и может быть пропущена.

1. Перейдите в раздел CRM.
2. Справа от названия приложения Компании нажмите на значок шестерёнки.
3. В меню выберите пункт Настройки Приложения.
4. Нажмите на ссылку Дополнительные параметры.
5. Наведите курсор на параметр API-ключ DaData и нажмите на значок карандаша.
6. В появившемся окне введите API-ключ, скопированный на сайте DaData.
7. Сохраните настройки.

6. Заполните справочники: Мои юридические лица, Тип договора, Компании, Банковские реквизиты компаний, Вариант реквизитов. В этих приложениях хранятся данные для работы с договорами, например, реквизиты компаний, актами выполненных работ, товарными накладными и счетами.

Если пропустить этот этап, то данные потребуется указывать вручную при создании каждого договора и первичного учётного документа. Реквизиты, названия, ИНН и т. д. достаточно ввести и сохранить их в карточках соответствующих приложений один раз. В дальнейшем они автоматически добавятся в шаблоны исходящих договоров, в задачи, назначаемые пользователям и т. д.

Рекомендуем заполнять данные в следующем порядке: Мои юридические лица, Тип договора, Компании, Вариант реквизитов, Банковские реквизиты компаний. Особенности этих приложений приводятся ниже.

Приложение «Мои юридические лица» из раздела «Системные справочники»

В приложении Мои юридические лица в разделе Системные справочники хранятся реквизиты вашей компании. Эти данные будут использоваться при работе с договорами.

Заполните обязательные поля поля на форме, отменные красной звёздочкой *. Сотруднику, который был указан в поле Подписант, в ходе бизнес-процессов будут поступать задачи по подписанию документов.

Приложение «Тип договора»

Приложение Тип договора позволяет создавать типы договоров с произвольными названиями, например, Поставки, Оказания услуг, Лицензионный. Это название указывается при генерации договора данного типа по шаблону в шапке договора.

В поле Предмет договора указывается текст, который будет подставлен в раздел Предмет договора при генерации договора данного типа по шаблону.

В поле Дополнительные согласующие помимо руководителя инициатора и подписанта указываются пользователи системы, с которыми необходимо согласовать заключение договора данного типа, например, с юристом, финансовым контролером, бухгалтером. Дополнительный согласующий может понадобиться, когда заключение договора связано с несколькими подразделениями, и первый согласующий, т. е. руководитель инициатора, не может принять решения в одиночку.

В бизнес-процессе Заключение доходного договора эти пользователи будут исполнять задачу согласования договора в зоне ответственности Дополнительные согласующие. Если нет необходимости согласовывать договор определённого типа с кем-то помимо руководителя инициатора согласования, т. е. автора карточки договора, оставьте это поле пустым.

Приложение «Компании» из раздела «CRM»

Если на шаге 5 вы подключили сервис DaData, то при создании новой компании применятся функции, которые позволят сэкономить время и минимизировать ошибки при заполнении карточки:

• при выборе контрагента из выпадающего списка в поле Поиск по названию автоматически заполняется его ИНН;
• при заполнении ИНН контрагента автоматически указываются его основные реквизиты: краткое наименование, юридическое название, юридический адрес, ОГРН, КПП.

Название компании, введённое вручную, также автоматически указывается в поле Юридическое название.

Юридический адрес дублируется в поля Почтовый адрес и Фактический адрес.

Все поля на форме, отмеченные красной звёздочкой *, обязательны для заполнения.  

Если вы хотите добавить на форму дополнительные поля или скрыть часть существующих, вы можете разблокировать решение и изменить настройки формы.

Раздел «Банковские реквизиты»

В разделе хранится информация о количестве банковских реквизитах компаний, а также сами реквизиты. Эти данные используются при создании договора в приложении Исходящие договоры или Входящие договоры. Например, когда пользователь создаёт договор и выбирает контрагента, в блоке Банковские реквизиты поля заполняются автоматически.

Чтобы настроить такую возможность, заполните данные в двух приложениях раздела: Вариант реквизитов и Банковские реквизиты компаний.

При создании договора учитывается количество банковских реквизитов, которые принадлежат компании. Эта информация хранится в приложении Вариант реквизитов. При добавлении нового элемента в этом приложении выберите из списка уже существующую компанию или добавьте новую. Также укажите, сколько банковских реквизитов имеет контрагент:

• Единственные — выберите эту опцию, если у контрагента только один набор реквизитов;
• Множественные — выберите эту опцию, если контрагент имеет несколько реквизитов. В этом случае при создании договора появится поле Набор банковских реквизитов и пользователь сможет выбрать из списка нужные реквизиты компании.

Теперь заполните банковские реквизиты контрагента, которые будут отображаться при создании договора: Банк, БИК, Расчётный счёт и Корреспондентский счёт. Для этого перейдите в приложение Банковские реквизиты компаний и заполните соответствующие поля. Если у контрагента несколько банковских реквизитов, то добавьте столько элементов, сколько требуется.

Более подробно о работе с решением читайте в следующих статьях:

• «Работа с решением»;
• «Адаптация решения под ваши потребности».

Была ли статья полезной?

Спасибо за ваш отзыв!

×

Ваш отзыв успешно отправлен!

Спасибо за обратную связь.

×

Уточните, почему:

Рекомендации не помоглиТекст трудно понятьНет ответа на мой вопросСодержание статьи не соответствует заголовкуДругая причина

×

Расскажите, что вам не понравилось в статье:

ДаНет

Выберите вариантРекомендации не помоглиТекст трудно понятьНет ответа на мой вопросСодержание статьи не соответствует заголовкуДругая причина