В ELMA365 поддерживается версионность документов. Пользователь может добавить новую версию к ранее созданному документу, предыдущая версия при этом помечается как устаревшая.
Добавленные версии отображаются на боковой панели карточки просмотра в виджете Версии документа. Вы можете посмотреть список версий, сравнить их между собой, а также заменить текущую версию документа на одну из предыдущих.
Обратите внимание, опция сравнения версий доступна только для файлов форматов .doc и .docx при наличии интеграции с офисным пакетом, например Р7-Офис или OnlyOffice.
начало внимание
Администратор системы может запретить изменять текущую версию в настройках виджета Версии документа.
конец внимание
Добавить версию
Добавить новую версию можно несколькими способами:
- Нажмите на кнопку
в верхней части карточки документа и загрузите новую версию файла. При необходимости в поле Комментарий укажите, какие изменения были внесены. - Нажмите кнопку Редактировать на карточке документа и замените прикреплённый к документу файл.
- Внести изменения в документ также можно во время исполнения бизнес-процесса через скрипт. В таком случае новая версия будет сформирована автоматически.
Информация обо всех добавленных версиях документа отображается на боковой панели карточки элемента.
Чтобы посмотреть полный список версий, нажмите на ссылку Все версии.
Вы можете:
- открыть версию в режиме просмотра, нажав на её название;
- загрузить версию на компьютер, нажав напротив неё
; - отправить версию на печать, нажав
. Если для приложения включена печать с водяным знаком, он отобразится в документе; - удалить предыдущие версии, нажав значок корзины;
- восстановить предыдущую версию, нажав кнопку Сделать текущей. Обратите внимание, эта кнопка не отображается, если администратор системы запретил изменять текущую версию в настройках виджета Версии документа;
- сравнить версии. Опция доступна для файлов форматов .doc и .docx.
Просмотр версии документа
На странице просмотра версии вы можете изучить её содержание.
Кнопки на нижней панели позволяют выполнять те же действия, что и в списке всех версий документа: восстановить или удалить предыдущую версию и сравнить версии между собой.
Вы также можете загрузить версию документа на компьютер или распечатать её с помощью значков в правом верхнем углу страницы.
На боковой панели отображается ассоциированная лента версии. В ней можно вести переписку, обмениваться файлами, упоминать пользователей, ставить реакции на сообщения и помещать их в Избранное.
Обратите внимание, сообщения отобразятся только на странице просмотра версии, которую вы открыли. Они не добавятся в ленту документа.
Сравнить версии
начало внимание
Сравнение версий доступно только для файлов формата .doc или .docx при наличии интеграции с офисным пакетом, например Р7-Офис или OnlyOffice.
конец внимание
Если элемент приложения типа Документ содержит файл формата .doc или .docx, вы можете:
- сравнить текущую версию с одной из предыдущих или с файлом, загруженным с компьютера;
- сравнить любые две версии файла одного формата.
Результат сравнения отобразится в отдельном окне.
Cравнить текущую версию
На боковой панели карточки просмотра нажмите на ссылку Сравнить и выберите одну из доступных опций:
- С файлом — загрузите файл такого же формата с компьютера и нажмите Сравнить;
- С версией — выберите ранее добавленную версию документа того же формата и нажмите Сравнить.
Сравнить любые две версии
На правой панели карточки просмотра нажмите ссылку Все версии. В открывшемся окне нажмите Сравнить под названием файла и выберите номер версии, с которой хотите его сравнить. Сравнивать можно только версии одинакового формата.
Результат сравнения
Вы сможете посмотреть результат сравнения в отдельном окне. Внесённые изменения будут подсвечены. Чтобы посмотреть подробную информацию, наведите курсор на отличающийся фрагмент текста.
Если вы настроили интеграцию с OnlyOffice или Р7-Офис, вы сможете отредактировать результат сравнения, а затем создать новую версию, нажав кнопку Добавить версию.
Изменённый файл станет текущей версией и будет отображаться в общем списке версий.
Обратите внимание, кнопка Добавить версию не отображается, если администратор системы запретил изменять текущую версию документа в настройках виджета Версии документа.