В ELMA365 поддерживается версионность документов. Пользователь может добавить новую версию к ранее созданному документу.
Каждой версии документа присваивается один из статусов:
- Текущая — актуальная версия, которую видят все пользователи при открытии карточки документа. Эту версию можно отправить на согласование или ознакомление;
- Черновик — версия, сохранённая для доработки. Не является текущей до тех пор, пока вы явно не отметите её таковой;
- Устаревшая — версия, заменённая новой версией. Вы можете перевести её в список черновиков, чтобы отредактировать и затем сделать текущей;
- Удалённая — версия, перемещённая в список удалённых. Её можно восстановить или удалить безвозвратно.
Добавленные версии отображаются на боковой панели карточки просмотра в виджете Версии документа. Вы можете посмотреть список версий, сравнить их между собой, а также заменить текущую версию документа на одну из предыдущих.
Обратите внимание, опция сравнения версий доступна только для файлов форматов .doc и .docx при наличии интеграции с офисным пакетом, например Р7-Офис или OnlyOffice. Кроме того, интеграция позволяет редактировать версии документа онлайн.
Добавить новую версию может только пользователь с правами на редактирование элемента приложения.
Важно: в настройках виджета Версии документа администратор системы может включить опцию Только для чтения > Да. Тогда никто из пользователей не сможет изменять версии и добавлять новые.
Добавить версию
Добавить новую версию можно несколькими способами:
- Нажмите значок плюса в верхней части карточки документа и загрузите новую версию файла. При необходимости в поле Комментарий укажите, какие изменения были внесены.
С этим способом вы можете добавить версию в виде черновика, который можно отредактировать, а затем сделать эту версию текущей для дальнейшей совместной работы с документом. Для этого отключите опцию Сделать новую версию текущей. - Нажмите кнопку Редактировать в карточке документа и замените прикреплённый к документу файл.
- Внести изменения в документ также можно во время исполнения бизнес-процесса через скрипт. В таком случае новая версия будет сформирована автоматически.
Информация о текущей версии документа отобразится на боковой панели карточки элемента.
Список версий и доступные действия
Чтобы посмотреть полный список версий, нажмите на ссылку Все версии. В открывшемся окне версии распределены по вкладкам: Все, Текущая, Устаревшие, Черновики, Удаленные.
В зависимости от статуса версии доступны следующие действия:
- открыть версию в режиме просмотра, нажав на её название;
— загрузить версию на компьютер;
— отправить версию на печать. Если для приложения включена печать с водяным знаком, он отобразится в документе;- удалить устаревшую версию или черновик, нажав значок корзины — версия переместится на вкладку Удаленные. Номера версий не изменятся;
- сделать устаревшую версию или черновик актуальной, нажав кнопку Сделать текущей — версия переместится на вкладку Текущая. Номера версий не изменятся.
Обратите внимание, кнопка Сделать текущей не отобразится, если администратор системы запретил изменять текущую версию в настройках виджета Версии документа;
- сравнить версии — опция доступна для файлов форматов .doc и .docx.
На вкладке Удаленные можно:
- вернуть версию в список устаревших или черновиков, нажав кнопку Восстановить — это позволит загрузить её на компьютер, сравнить с другими версиями и т. д.;
- удалить версию безвозвратно, нажав напротив неё значок корзины;
- безвозвратно удалить все версии на вкладке, нажав внизу окна Удалить все.
Просмотр версии документа
На странице просмотра версии вы можете изучить её содержание.
Обратите внимание, нельзя просмотреть версию из вкладки Удаленные. Чтобы ознакомиться с содержанием такой версии, сначала восстановите её.
С помощью кнопок на нижней панели формы просмотра вы можете:
- редактировать актуальную или устаревшую версию, а также черновик. Для изменения версий в интерфейсе системы администратор системы настраивает интеграцию с сервисами OnlyOffice или Р7‑Офис, используя последний доступный модуль из ELMA365 Store;
- сделать устаревшую версию или черновик текущей версией;
- сравнить любые версии, кроме удалённой;
- переместить версию в список удалённых.
Вы также можете загрузить версию документа на компьютер, распечатать её или скопировать ссылку на просмотр документа в буфер обмена. Для этого используйте значки в правом верхнем углу страницы.
Обратите внимание, открыть карточку просмотра документа по ссылке может только пользователь с правами на его просмотр.
На боковой панели отображается ассоциированная лента версии. В ней можно вести переписку, обмениваться файлами, упоминать пользователей, ставить реакции на сообщения и помещать их в Избранное.
Обратите внимание, сообщения отобразятся только на странице просмотра версии, которую вы открыли. Они не добавятся в ленту документа.
Сравнить версии документа
начало внимание
Сравнение версий доступно только для файлов формата .doc или .docx при наличии интеграции с офисным пакетом, например Р7‑Офис или OnlyOffice.
конец внимание
Если элемент приложения типа Документ содержит файл формата .doc или .docx, вы можете:
- сравнить текущую версию с одной из предыдущих или с файлом, загруженным с компьютера;
- сравнить любые две версии файла одного формата.
Результат сравнения отобразится в отдельном окне.
Cравнить текущую версию
На боковой панели карточки просмотра нажмите на ссылку Сравнить и выберите одну из доступных опций:
- С файлом — загрузите файл такого же формата с компьютера и нажмите Сравнить;
- С версией — выберите ранее добавленную версию документа того же формата и нажмите Сравнить.
Сравнить любые две версии
На правой панели карточки просмотра нажмите ссылку Все версии. На вкладке Все, Текущая, Устаревшие или Черновики нажмите под названием документа кнопку Сравнить и выберите номер версии для сравнения. Сравнивать можно только версии одинакового формата.
Результат сравнения
Вы сможете посмотреть результат сравнения в отдельном окне. Внесённые изменения будут подсвечены. Чтобы посмотреть подробную информацию, наведите курсор на отличающийся фрагмент текста.
Если вы настроили интеграцию с OnlyOffice или Р7-Офис, вы сможете отредактировать результат сравнения, а затем создать новую версию, нажав кнопку Добавить версию.
Изменённый файл станет текущей версией и появится в общем списке версий.
Важно: в настройках виджета Версии документа администратор системы может включить опцию Только для чтения > Да. Тогда кнопка Добавить версию не отобразится, и никто из пользователей не сможет загрузить новую версию документа.