Редактирование документов

В ELMA365 документы можно редактировать онлайн в интерфейсе системы или локально с помощью офисной программы на ПК.

Чтобы отредактировать документ:

• для онлайн-редактирования документов администратор системы настраивает интеграцию, используя последнюю доступную версию модуля OnlyOffice или Р7‑Офис из ELMA365 Store;
• у вас должны быть права на редактирование элемента приложения типа Документ.

Настройки редактора Р7-Офис или OnlyOffice

По умолчанию в редакторах Р7-Офис и OnlyOffice включён режим быстрого редактирования. Все изменения сохраняются каждые несколько секунд. Если вы редактируете или просматриваете документ в то же время, когда другой пользователь его редактирует, вы увидите исправления сразу.

При необходимости вы можете выбрать другой режим совместной работы или переключать режим для определённого документа.

В настройках модуля Р7-Офис или OnlyOffice администратор системы задаёт для редактора следующие параметры на уровне компании:

• тема интерфейса;
• включение или отключение отслеживания изменений;
• режим отображения изменений, если их отслеживание активировано.

Вы можете изменить их для себя, используя опции редактора. Выбранные значения сохранятся в локальном хранилище вашего браузера и станут приоритетнее настроек, заданных администратором.

Перейти к редактированию документа

Переход к редактированию документа зависит от того, что вы хотите изменить:

• текущую версию документа или черновик нового документа — откройте элемент приложения типа Документ и нажмите Редактировать. При этом текущую версию можно редактировать локально или онлайн. Черновик нового документа — только онлайн;
• черновики версий или устаревшую версию файла — откройте элемент приложения типа Документ, на боковой панели нажмите Все версии и выберите нужную версию. В открывшемся окне нажмите Редактировать. Для версий документа доступно только онлайн-редактирование.

Сохранение внесённых изменений

При редактировании изменения сохраняются по-разному в зависимости от статуса версии документа.

Подробнее о статусах документа и работе с его версиями читайте в статье про версионирование документов.

Онлайн-редактирование текущей версии или черновика нового документа

Текущая версия документа и черновик нового документа отображаются на форме просмотра элемента приложения типа Документ. Поэтому для перехода к редактированию:

1. Откройте элемент приложения типа Документ и нажмите Редактировать в левом нижнем углу.
2. Откроется окно редактирования. После внесения изменений в текущую версию документа или черновик нового документа сохраните их. При этом:

• при редактировании текущей версии — в систему будет добавлена новая версия документа, которая станет текущей;
• при редактировании черновика нового документа — внесённые изменения сохранятся с тем же номером версии. Если подготовительная работа с документом завершена, вы можете опубликовать его, отметив текущей версией.

Онлайн-редактирование устаревшей версии или черновика версии документа

Чтобы перейти к редактированию устаревшей версии или черновика версии документа:

1. Откройте элемент приложения типа Документ, на боковой панели в блоке Версии документа нажмите Все версии. В списке версий выберите нужный файл.
2. В открывшемся окне нажмите Редактировать в левом нижнем углу.
3. Откроется окно редактирования. Внесите изменения и сохраните их.
4. Дальнейшие действия отличаются в зависимости от того, какую версию вы отредактировали:
   1. При редактировании черновика.
       
      Он сохранится с тем же номером. Вы можете вернуться к его редактированию позднее или в появившемся окне на вкладке Черновики сделать его текущей версией.
       
      Администратор системы может скрыть эту кнопку в настройках виджета Версии документа с помощью опции Только для чтения > Да.
      
   2. При редактировании устаревшей версии.
       
      В появившемся окне определите, какой статус ей присвоить:

• • сделать текущей — на основе отредактированной версии создастся новая версия с новым номером, которая станет текущей. Пользователи увидят её при открытии элемента приложения типа Документ;
  • сохранить как черновик — выключите опцию Сделать текущей. Тогда создастся черновик с новым номером версии.
     
    В обоих случаях исходная устаревшая версия останется в системе со своим номером.
    

Локальное офлайн-редактирование документов

В приложении типа Документ вы можете редактировать текущую версию документа без интернет-соединения. Опция доступна в приложении ELMA365 для ПК версии 2.2.0 и выше.

Обратите внимание, администратор системы может запретить локальное редактирование для всех сотрудников, если оно не применяется в компании. Вы также можете отключить опцию для себя в настройках профиля пользователя.

Чтобы отредактировать документ офлайн, скачайте его с карточки элемента приложения и измените в офисной программе на компьютере, например Microsoft Word. Отредактированный документ сохранится в ELMA365. Когда интернет-подключение восстановится, в карточку добавится новая версия документа.

Во время локального редактирования документ блокируется в ELMA365. Чтобы вернуть другим пользователям доступ к документу, его нужно разблокировать.

Если ваш коллега добавит новую версию документа до того, как вы закончили локальное редактирование, возникнет конфликт версий. Тогда вы сможете оставить текущую версию или заменить её изменённым вами документом.

Локальное офлайн-редактирование также доступно:

• для текущей версии документа в приложении типа Стандартное или Событие, если на форме размещён виджет Загрузка файла с предпросмотром;
• для текущих версий файлов из раздела Файлы. Подробнее об этом читайте в статье «Редактирование файлов в ELMA365».

Создать локальную копию документа

Чтобы скачать документ для локального редактирования, при наличии интернет-соединения:

1. Перейдите в приложение типа Документ и выберите нужный элемент.

2. На верхней панели карточки рядом с кнопкой Редактировать нажмите значок и выберите Локальная копия.
3. На верхней панели снова нажмите Редактировать.

Выбранный способ сохранится. При последующей работе с любым документом его можно применить сразу, нажав на верхней панели кнопку Редактировать.

Если кнопки нет, обратитесь к администратору системы для её активации.

После этого:

• файл откроется в офисной программе на ПК, например, Word, и сохранится в приложении ELMA365 в специальном списке локальных копий;
• в разделе Файлы в папке Мои файлы > Локальное редактирование добавится ссылка-ярлык на файл для быстрого доступа к нему из системы;
• для других пользователей редактирование файла в ELMA365 заблокируется.

Теперь вы можете внести изменения в документ и сохранить их без интернет-соединения. Когда подключение восстановится, в ELMA365 автоматически добавится новая версия документа.

Разблокировать документ в ELMA365 после локального редактирования

Когда вы создаёте локальную копию документа, его текущая версия блокируется в ELMA365. Это значит, что другие пользователи не могут отредактировать документ. На верхней панели его карточки просмотра они увидят значок замка.

Разблокировать версию документа можете вы и администратор системы. Для этого:

1. При наличии подключения к интернету перейдите в приложение ELMA365 для ПК.
2. Откройте элемент приложения, документ которого вы отредактировали.
3. На верхней панели карточки просмотра нажмите значок замка.

После этого:

• другие пользователи снова получат доступ к редактированию документа;
• локальная копия удалится из вашего списка в приложении ELMA365.

Список локальных копий документов

Список локальных копий доступен в приложении ELMA365 для ПК без интернет-соединения. Чтобы открыть его, на верхней панели нажмите Приложение > Локальные файлы.

Вы можете выполнять следующие действия с файлами в списке:

• повторно открывать и редактировать документы локально;
• быстро переходить к элементу приложения с документом, нажав на адрес расположения файла в ELMA365;
• разрешать конфликт версий, который возникает, если другой пользователь загрузил новую версию документа в систему.

Чтобы удалить копию из списка, разблокируйте документ в ELMA365.

Конфликт версий документа при локальном редактировании

Пока вы редактируете документ локально, другой пользователь не может изменять его в ELMA365, но он может загрузить в систему новую версию документа. В этом случае ваши корректировки не применятся, а в списке локальных копий документ будет выделен красным цветом.

Чтобы продолжить работу с ним:

1. Перейдите в список локальных копий.
2. Напротив названия документа нажмите значок три точки и выберите одно из действий:

• Сохранить как — ваша версия документа сохранится на ПК. В ELMA365 загруженный другим пользователем документ останется его текущей версией;
• Синхронизировать — изменённый вами документ добавится в систему как текущая версия.