В этой статье разберём, как с помощью бизнес-процесса автоматизировать работу с элементами приложения.
Для примера в приложении Договоры настроим процесс Согласование договора. В рамках маршрута договор создаётся сотрудником и направляется на согласование начальнику отдела продаж, а затем юристу. Если на каком-то этапе в согласовании отказано, договор возвращается сотруднику на доработку. При успешном согласовании договор передаётся секретарю для регистрации в номенклатуре.
Для настройки такого процесса выполним следующие шаги:
- Создадим бизнес-процесс и откроем его в дизайнере.
- Определим участников процесса, добавив на схему зоны ответственности.
- Смоделируем маршрут документа с помощью специальных графических блоков и настроим условия ветвления процесса.
- Привяжем процесс к приложению, чтобы сотрудники могли отправлять документ по маршруту.
Шаг 1. Создать процесс для приложения
Построим бизнес-процесс для приложения Договоры, добавление которого описано в статье «Пример: создать приложение и настроить его свойства».
Для этого:
- Нажмите значок шестерёнки рядом с названием приложения и выберите в меню пункт Бизнес-процесс. Отобразится страница, которая содержит список бизнес-процессов приложения.
- Для создания нового бизнес-процесса нажмите на кнопку + Процесс.
- В появившемся окне заполните поля:
- Название* — укажите наименование, которое будет отображаться в списке бизнес-процессов приложения;
- Код* — используется для работы с API. Поле заполняется автоматически, но при необходимости его значение можно изменить;
- Родительская категория — укажите папку, в которой будет располагаться бизнес-процесс. Чтобы создать новую папку, перейдите на страницу со списком бизнес-процессов и нажмите на кнопку + Папка.
- После заполнения полей нажмите на кнопку Создать.
Откроется дизайнер процессов. По центру расположено поле для моделирования, а справа — панель с элементами, необходимыми для построения процесса — маршрута согласования договора.
Шаг 2. Определить участников процесса
Каждый сотрудник, выполняющий какую-либо роль в процессе, обозначается на схеме при помощи зоны ответственности. В процессе согласования их будет три:
- Инициатор — эта зона ответственности добавлена на схему по умолчанию. Она называется динамической зоной, поскольку здесь не указывается определённый исполнитель. Запустить процесс в нашем примере может любой сотрудник;
- Согласующие — поскольку в нашем процессе согласующих несколько (начальник отдела продаж и юрист), для удобства объединим их в одну группу пользователей и будем использовать её для настройки зоны. Когда исполнители известны заранее по должности или группе, зона ответственности называется статическая;
- Секретарь — статическая зона для сотрудника, который будет регистрировать согласованный документ на финальном этапе.
Для настройки участников выполните следующие шаги:
- Создайте группу согласующих. Для этого перейдите в раздел Администрирование > Группы и нажмите + Группа.
Задайте название Договоры. Согласующие и сохраните настройки.
- Перейдите в дизайнер процессов и добавьте зону для согласующих. С правой панели инструментов перетащите на схему блок Зона ответственности и разместите его после зоны Инициатор. В открывшемся окне настроек задайте название, выберите тип Статическая, а в качестве группы пользователей укажите созданную группу Договоры. Согласующие.
- Перетащите на схему еще одну зону ответственности для секретаря, регистрирующего документ. В настройках выберите статический тип и укажите должность Секретарь из организационной структуры компании.
Шаг 3. Смоделировать маршрут и настроить операции
Теперь в зоны ответственности необходимо добавить операции и связать их между собой переходами.
Чтобы поместить элемент на схему, перетащите его с правой панели и разместите в нужной зоне ответственности. Затем соедините элементы переходами, чтобы задать направление процесса.
Элементы можно копировать в рамках одного процесса. Для этого зажмите кнопку Shift на клавиатуре и перетащите элемент в другое место схемы.
В нашем процессе предусмотрим два этапа согласования, возвращение договора на доработку в случае отказа и регистрацию документа, если он согласован.
Для этого потребуются элементы: Задача, Оповещение, Согласование и Закрыть согласование. Также в процессе обязательно используется стартовое событие и конечное событие.
Схема процесса после всех настроек будет выглядеть следующим образом:
Рассмотрим подробнее настройку каждой операции.
Стартовое событие
Схема любого процесса начинается со стартового события. Для него можно настроить форму, которая будет открываться после запуска процесса.
В нашем примере, когда сотрудник добавляет новый договор и нажимает в его карточке кнопку Согласовать, будет появляться форма, где он укажет комментарий, сроки согласования и т. д.
Чтобы настроить форму:
- Дважды нажмите на стартовое событие, которое добавлено на схему по умолчанию. В окне настроек откройте вкладку Форма.
- Слева в колонке Контекст перечислены переменные процесса, включая поле Договор, в котором хранится сам документ. Перенесите на форму те поля, которые пользователи должны заполнить, отправляя договор на согласование.
- Если в контексте недостаточно переменных, создайте их. Нажмите на кнопку + Добавить, укажите название и тип данных новой переменной. Например, создайте поле Согласовать до и выберите для него тип данных Дата/время.
Подробнее о настройке формы стартового события читайте в статье «События».
Графический элемент «Согласование»
Чтобы настроить двухэтапное согласование:
- Разместите блок Согласование в зоне ответственности согласующих. Дважды нажмите на него, чтобы перейти в настройки.
- На вкладке Основное выберите в выпадающем списке документ, который вы отправляете на согласование. В нашем примере это Договор.
- Выберите тип согласования. В нашем примере укажем Параллельное — задача придёт исполнителям одновременно, договор отправится дальше по маршруту, когда оба согласующих примут решение. При последовательном типе согласования задачи назначаются пользователям по очереди.
- На вкладке Время выполнения задайте срок, отведённый на выполнение задачи согласования.
- На вкладке Переходы настраиваются условия дальнейшего продвижения документа. Из блока Согласование будет два перехода: Отказать и Согласовать. Напротив ветки Отказать отметьте опцию По умолчанию — этот переход выберется, если не будут выполнены условия перехода Согласовать, например, если один из согласующих вынесет отрицательное решение.
Обратите внимание, по умолчанию в качестве названия перехода используется название элемента, к которому он ведёт. На вкладке Переходы вы можете эти названия изменить.На вкладке Время выполнения задайте срок, отведённый на выполнение этой задачи, если хотите ограничить согласование по времени.
- Нажмите Сохранить в настройках блока, поскольку для нашего процесса других параметров указывать не нужно.
Подробнее о блоке и его настройках ознакомьтесь в статье «Согласование».
Переход «Согласовать»
Теперь настройте сам переход Согласовать, чтобы определить условия, при которых договор будет считаться согласованным.
- Дважды нажмите на переход Согласовать на карте процесса.
- В настройках перейдите на вкладку Условия перехода и задайте процент согласования равный 100.
Это значит, что договор будет согласован только в том случае, если все согласующие примут положительное решение. После этого процесс двинется дальше.
Графический элемент «Оповещение»
После того, как согласующие приняли решение, нужно сообщить инициатору, какая вынесена резолюция — договор согласован или отклонён. Для этого:
- Добавьте на схему два блока Оповещение.
- К одному подведите переход Согласовать, а ко второму — переход Отказать.
- В настройках каждого оповещения на вкладке Основное напишите его тему и текст.
- На вкладке Получатели укажите, кому именно требуется отправить оповещение. Для этого нажмите на кнопку Добавить и выберите контекстную переменную Инициатор.
- Сохраните настройки каждого блока.
Подробнее обо всех настройках блока читайте в статье «Оповещение».
Графический элемент «Закрыть Согласование»
Этот блок используется как вспомогательный для графического элемента Согласование. Он размещается на том отрезке, где необходимо завершить согласование документа и вынести резолюцию, не дожидаясь окончания бизнес-процесса.
- Разместите блок Закрыть согласование сразу после оповещения о том, что договор согласован.
- В настройках выберите блок Согласование, добавленный ранее, и установите переключатель в положение Согласовано.
- Сохраните настройки блока.
Теперь, когда процесс дойдёт до этой точки, резолюция появится в карточке договора, и согласованный документ направится дальше по маршруту.
Подробнее обо всех настройках блока читайте в статье «Закрыть согласование».
Задачи «Внести правки» и «Зарегистрировать договор»
Добавьте дополнительные задачи в процесс.
- Если согласующие отклонили договор, нужно вернуть его инициатору на доработку. Для этого в зону ответственности инициатора перетащите блок Задача и назовите задачу Внести правки в договор.
- Чтобы инициатор после внесения правок смог снова отправить документ на согласование, добавьте переход от задачи Внести правки к задаче Согласование.
- После согласования договор передаётся секретарю. В его зону ответственности поместите ещё один блок и назовите задачу Зарегистрировать договор. Ограничьте задачу по времени. На форму вынесите переменную Договор, чтобы секретарь смог из задачи перейти в карточку документа и зарегистрировать его.
Подробнее о настройках блока читайте в статье «Задача».
Конечное событие
Теперь добавьте конечное событие там, где процесс должен завершиться:
- после задачи Зарегистрировать договор, когда договор прошел все этапы маршрута;
- после задачи Внести правки на тот случай, если необходимые правки внести невозможно.
Готовый процесс нужно сохранить, отладить и опубликовать — для этого предусмотрены кнопки в верхнем меню. После этого процесс станет доступен пользователям.
Шаг 4. Привязать маршрут к приложению
Когда маршрут настроен и опубликован, его нужно привязать к приложению Договоры. Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от того, когда и каким образом нужно запускать процесс:
- для автоматического запуска процесса после создания договора — перейдите на страницу со списком процессов приложения, напротив названия процесса нажмите значок трёх точек и выберите Привязать к приложению. Процесс запустится, когда пользователь нажмёт Сохранить в карточке создания элемента. Подробнее читайте в статье «Бизнес-процессы на уровне приложения»;
- для старта процесса вручную на любом этапе работы с элементом — добавьте кнопку запуска процесса на страницу приложения или в саму карточку элемента.
Рассмотрим, как настроить кнопку запуска в карточке договора:
- Перейдите в приложение Договоры и откройте карточку любого элемента.
- В нижней части формы, рядом с кнопкой Редактировать, нажмите значок шестерёнки, а затем значок плюса.
- В меню выберите пункт Добавить кнопку запуска процесса и настройте кнопку:
- введите название кнопки — Отправить на согласование и выберите её цвет;
- определите, кому из пользователей будет доступна кнопка — всем или только тем, у кого есть доступ на редактирование или удаление договора;
- в поле для выбора процесса выберите созданный на предыдущих шагах процесс Согласование договора.
Теперь в карточке договора появится кнопка Отправить на согласование.
Что делать дальше
Процесс настроен и привязан к кнопке в карточке договора. Нажав на неё, сотрудник запустит маршрут: договор направится согласующим, им будут поставлены соответствующие задачи, после чего договор уйдёт на регистрацию.
Для регистрации на боковой панели документа предусмотрены поля, в которых секретарь укажет место регистрации и дело, а также введёт регистрационный номер договора. Это доступно только для приложений типа Документ, если в компании настроена номенклатура дел и включена регистрация.
начало примечание
Полезные статьи:
- «Моделирование процессов в ELMA365» — как работать в дизайнере процессов и какие графические элементы доступны для настройки маршрутов;
- «Пример: настроить статусы для мониторинга процесса» — как отслеживать движение документа по маршруту с помощью статусов;
- «Пример: установить сроки для задач процесса» — как ограничить время выполнения задач для сотрудников.
конец примечание