Графический элемент Согласование используется для построения маршрутов движения документов. Он размещается на том отрезке процесса, где сотрудник, например, руководитель, должен утвердить или отклонить документ. Пользователю автоматически назначается задача рассмотреть документ, и создаётся лист согласования. В нём можно просмотреть резолюции согласующих, их комментарии и дополнительно приложенные файлы. Обратите внимание, помимо документов, на согласование можно отправлять элементы приложения и файлы.
Как настроить согласование
Все настройки выполняются на вкладках: Основное, Время выполнения, Планирование в календаре, Переходы, Пользовательские статусы, Настройки подписи и Замещения. Вы можете указать название задачи, установить срок её выполнения, определить тип и логику согласования, запланировать задачу в календаре исполнителя, включить опцию подписания и т. д.
Дважды нажмите на элемент на схеме процесса, чтобы открыть окно с настройками.
начало внимание
Убедитесь, что в контекст процесса добавлена переменная, ссылающаяся на объект согласования.
конец внимание
Вкладка «Основное»
На вкладке Основное представлена общая информация о задаче согласования:
- Название*— введите текст, который будет отображаться на схеме процесса. Рекомендуем давать краткое и ёмкое название, чтобы процесс легко читался;
- Название задачи* — текст, введённый в этом поле, исполнитель увидит в списке задач или в карточке задачи. Вы можете добавить в название контекстные переменные, чтобы создать более детальное описание. Для этого нажмите значок {+} в правом углу поля. Также можно добавить условия и функции, как для названия элемента по шаблону. Это позволит сгенерировать более информативное название задачи;
- Что отправляем на согласование* — укажите контекстную переменную, ссылающуюся на файл или приложение;
- Тип согласования — настройка появляется, когда в зоне ответственности, в которой расположен элемент, в качестве исполнителя выбраны группа пользователей или отдел. Определите, каким образом задача согласования будет назначаться и выполняться, выбрав опцию:
- Параллельное — задача согласования будет поставлена одновременно всем исполнителям, указанным в зоне ответственности. В зависимости от настроек переходов, ход процесса либо остановится и будет ожидать, пока каждый исполнитель рассмотрит документ, либо продолжится и перейдёт к следующему шагу, как только один из сотрудников выполнит назначенную задачу;
- Последовательное — задача согласования будет последовательно назначаться сначала одному сотруднику, указанному в качестве исполнителя в зоне ответственности, а затем другому. Процесс перейдёт к следующему шагу после того, как все сотрудники выполнят задачу. С помощью настроек переходов можно определить ход процесса, если кто-то из согласующих отклонит документ.
Обратите внимание, для динамической зоны ответственности задачи назначаются в той последовательности, в которой заполнялась переменная, хранящая исполнителей. Для статической зоны ответственности последовательность определяется случайным образом.
- Оставлять только фактических участников — если при параллельном типе согласования достаточно решения одного сотрудника, эта настройка скроет из листа согласования других пользователей, которые не вынесли резолюции по элементу;
- Оповещение — включите опцию, чтобы согласующий сотрудник получил в ленту уведомление о назначении задачи;
- Записать результат в переменную — укажите переменную типа Строка, в которую будет записан код результата выполнения текущего блока:
approvedилиrejected. Результат зависит от того, какую кнопку нажмёт согласующий в карточке задачи, Согласовать или Отказать. Когда согласующих несколько, и хотя бы один из них откажет в согласовании, в результат запишется значениеrejected. Если согласование будет прервано, запишется значениеterminated. Эту переменную можно использовать для отображения результата на форме приложения, а также в шлюзах или сценариях для реализации более сложной логики согласования.
Приведём несколько примеров, чтобы нагляднее объяснить, в каких случаях используется тот или иной тип согласования.
Предположим, что процесс согласования в компании выстроен таким образом, что договор отправляется на рассмотрение бухгалтеру, юристу, экономисту и сотруднику службы безопасности. Нам важно, чтобы работа над договором не затягивалась, и резолюция была вынесена как можно скорее, поэтому задача согласования должна приходить всем обозначенным сотрудникам одновременно. При этом, нужно дождаться решения каждого из них, прежде чем отправить договор далее по маршруту. Если вы выберете опцию Параллельное согласование, а в настройках переходов установите процент согласования равным 100, то все сотрудники получат задачу Согласовать договор, и пока каждый из них не завершит работу, процесс не двинется дальше. |
Рассмотрим работу юридического отдела. Любой сотрудник может проверить содержание договора на соответствие нормам закона и спрогнозировать правовые последствия заявленных условий. Не имеет значения, кто именно будет заниматься согласованием, важно лишь, чтобы задача была выполнена максимально быстро. В этом случае нужно воспользоваться опцией Параллельное согласование, но при этом в настройках переходов установить процент согласования и отказов больше нуля. Задача придёт каждому сотруднику юридического отдела, и тот, кто менее загружен в данный момент, сможет сразу приступить к выполнению. Когда один из сотрудников вынесет резолюцию, задача согласования исчезнет из списка задач других пользователей. При включённой опции Оставлять только фактических участников в листе согласования будет отображаться только пользователь, вынесший резолюцию. |
Предположим, нам необходимо, чтобы несколько руководителей прочитали и утвердили отчёт, прежде чем процесс продолжится. Если вы выберете опцию Последовательное согласование, то система назначит задачу рассмотрения сначала одному руководителю, а после того, как он утвердит отчёт, — другому. В настройках перехода вы можете указать, каким образом поступить, если кто-то из согласующих отклонит отчёт. |
Вкладка «Время выполнения»
На этой вкладке вы можете настроить сроки выполнения задачи, а также определить, что произойдёт, если в указанное время задача не будет завершена.
Задать срок выполнения задачи можно двумя способами:
- Точное время — укажите, за сколько минут, часов или дней исполнитель должен выполнить работу. Срок выполнения можно указывать с учётом настройки рабочего календаря;
Если задача согласования находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, у каждого из них будет столько дней, часов и минут на выполнение работы, сколько вы укажете в этом поле.
- Переменная — иногда бывает важно закончить согласование до какого-то определённого срока. Например, сотрудник может указать точную дату, когда он должен дать обратную связь клиенту. К этому дню все согласующие уже должны вынести резолюцию по документу. В этом случае время завершения задачи можно определить контекстной переменной типа Дата/время.
Если задача согласования находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, и вы определите срок через контекстную переменную, то все исполнители должны будут завершить согласование к указанному времени, иначе задача будет считаться просроченной.
В поле Оповещение вы можете указать сотрудников, которые получат уведомление, если исполнитель не уложится в срок. В качестве получателя можно добавить текущего пользователя, контекстную переменную (например, инициатора), группу пользователей или элемент оргструктуры.
В поле Прервать определите, каким будет следующий шаг в процессе, если исполнитель не успеет завершить согласование до установленного времени.
На схеме процесса такой переход отмечается иконкой с часами. Процесс перейдёт по нему, если установленное время истечёт, а исполнитель не подтвердит, что задача выполнена. При этом другие переходы не выполнятся.
Например, если юрист вовремя не выполнил задачу согласования договора, процесс перейдёт по переходу эскалации, и будет поставлена задача генеральному директору.
Вкладка «Планирование в календаре»
Эта вкладка появится, если срок выполнения задачи ограничен. Здесь вы можете включить отображение задачи в календаре исполнителя.
Чтобы не перегружать календарь, можно запланировать задачу в нём только на определённые дни. Например, срок согласования составляет неделю. Тогда отобразить задачу в календаре можно только на три последних дня этого срока. Для этого:
- Добавьте в контекст переменные типа Дата/время, в которые запишутся значения для сроков задачи в календаре.
- На схеме процесса до элемента Согласование разместите сценарий, вычисляющий значения этих переменных.
- На текущей вкладке свяжите поля Дата начала и Дата окончания с этими переменными.
Вкладка «Переходы»
На этой вкладке вы можете задать условия, при которых процесс пойдёт по тому или иному переходу и, тем самым, определить логику согласования. Кроме того, здесь вы должны указать переход по умолчанию, по которому пойдёт процесс, если ни одно из заданных условий не выполнится.
Обратите внимание, если на вкладке Время выполнения настроен переход эскалации, процесс сможет перейти по остальным переходам только до окончания срока задачи.
начало внимание
Независимо от того, сколько переходов настроено на схеме процесса для блока Согласование, в карточке задачи согласования всегда по умолчанию отображаются только две кнопки: Согласовать и Отказать. Вы можете добавить дополнительные кнопки для выполнения задачи, настроив пользовательские статусы согласования.
конец внимание
Чтобы открыть окно с настройками перехода, дважды нажмите на его название.
Вкладка «Основное»
- Название — мы рекомендуем давать короткое и понятное название, так как оно будет отображаться на схеме процесса;
- Описание — в этом поле введите описание перехода.
Вкладка «Условия перехода»
- Поле из приложения — укажите переменную из контекста процесса или определённое значение: Процент согласования, Процент отказа, Лист в архиве;
- Операция — задайте оператор сравнения для проверки конкретного условия;
- Значение поля — введите значение, при котором условие будет выполняться;
- Связка — это логическая операция, которая используется для проверки нескольких условий. Если результат проверки Истина, то процесс продолжается по данному переходу:
- И — результат Истина, если выполняются оба условия;
- ИЛИ — результат Истина, если выполняется хотя бы одно условие;
- И НЕ — результат Истина, если выполняется первое условие, и в то же время не выполняется второе условие;
- ИЛИ НЕ — результат Истина, если выполняется первое условие либо если не выполняется второе.
Обратите внимание, что условия проверяются в том порядке, в котором они перечислены в настройках перехода.
Для задач согласования, размещённых в зоне ответственности с несколькими исполнителями, условия перехода проверяются каждый раз, когда кто-то из них завершает задачу.
Подробнее о применении переходов в процессе читайте в статье «Переходы». О настройке условий для переходов в блоке Согласование читайте в статье «Пример настройки маршрута согласования».
Вкладка «Пользовательские статусы»
При создании пользовательского статуса в задаче согласования появится дополнительная кнопка. С её помощью сотрудники смогут выносить пользовательские резолюции в рамках стандартной процедуры согласования или отказа.
В зависимости от того, на какой объект (элемент приложения или файл) ссылается переменная, указанная на вкладке Основное в поле Что отправляем на согласование, кнопка появится в карточке элемента или на странице просмотра файла.
Например, вы можете добавить статус Согласовано с замечаниями. Сотрудники смогут утвердить документ, в который требуется внести минимальные правки. При этом движение документа по процессу продолжится согласно логике, заданной исходящими переходами. В листе согласования, напротив фамилии пользователя, выбравшего данную резолюцию, появится статус: Согласовано с замечаниями.
Финальный статус элемента зависит от того, утверждён он согласующими или нет.
Чтобы настроить статусы, заполните поля:
- Согласовано / Отказано — включите опцию Использовать пользовательский статус, если хотите, чтобы у пользователей была возможность вынести дополнительную резолюцию в рамках согласования или отказа;
- Текст кнопки в задаче* — введите название для кнопки, нажав на которую пользователь вынесет решение по элементу приложения или файлу, например, Согласовать с замечаниями. Кнопки для дополнительных резолюций будут отображаться рядом с системными в задаче согласования:
- Текст статуса* — введите название статуса, который можно будет увидеть в листе согласования после вынесения резолюции:
Пользовательские статусы показываются в листе согласования, а также отображаются вместе с системными статусами при выгрузке листа.
Вкладка «Настройки подписи»
На этой вкладке вы можете включить использование электронной подписи в задаче согласования и настроить опции подписания. Нажав в задаче кнопку Согласовать, пользователь увидит их:
- Подписать — если включена эта опция, пользователь может перейти непосредственно к подписанию, нажав Далее;
- Подписать атрибуты, Подписать файл документа, Подписать решение — если включены эти опции, пользователь подпишет атрибуты и файл документа, а также резолюцию.
Определите, будет ли установлен флажок в указанных настройках.
- Включить подписание — вы можете выключить подписание, выбрав Не использовать. Тогда для выполнения задачи пользователю не нужно подписывать документ, достаточно только нажать кнопку Согласовать.
Чтобы отобразилось окно с опцией Подписать после того, как пользователь нажмёт кнопку Согласовать, выберите один из вариантов:
- Опционально — флажок по умолчанию не установлен в опции Подписать. В этом случае вместо кнопки Далее в окне отображается кнопка Согласовать. Нажав её, пользователь согласует документ без подписания. При этом пользователь может установить флажок и перейти к подписанию, нажав Далее;
- Предпочтительно — флажок по умолчанию установлен в опции Подписать, пользователь может его снять;
- Обязательно — флажок установлен в опции Подписать, снять его нельзя. Пользователь не сможет закрыть задачу, если не перейдёт к подписанию атрибутов, файла документа и решения.
Включив подписание, настройте следующие поля:
- Подпись атрибутов — установите, нужно ли подписывать атрибуты элемента приложения:
- Не использовать — опция Подписать атрибуты не отобразится. Пользователь не сможет подписать атрибуты;
- Опционально — флажок по умолчанию не установлен в опции Подписать атрибуты, пользователь может его установить;
- Предпочтительно — флажок по умолчанию установлен в опции Подписать атрибуты, пользователь может его снять;
- Обязательно — флажок установлен в опции Подписать атрибуты, снять его нельзя. Пользователь не сможет согласовать документ без подписи его атрибутов.
- Подпись файла — настройки в этом поле аналогичны настройкам в поле Подпись атрибутов.
- Подпись решения — настройки подписания резолюции аналогичны настройкам в поле Подпись атрибутов. В этом случае подписывается сформированный системой текст с информацией о задаче согласования, согласуемом элементе, согласующем пользователе и принятом решении с комментарием.
Вкладка «Замещения»
На этой вкладке вы можете указать переменную, которая управляет переназначением задачи согласования на сотрудника, замещающего основного исполнителя.
В поле Игнорировать замещение укажите переменную из контекста бизнес-процесса типа Выбор «да/нет».
Если в переменной установлено значение Да, задача согласования придёт изначально указанному исполнителю, а при значении Нет — замещающему его сотруднику. Значение переменной можно изменять в ходе бизнес-процесса, например, вынести переменную на форму другой задачи, либо с помощью сценариев.
Например, игнорировать замещение можно, если согласуемый документ содержит конфиденциальные данные, которые не должны быть переданы третьим лицам.