search string side menu

Ведение КЭДО ответственными сотрудниками / Рассмотрение заявления в свободной форме

Рассмотрение заявления в свободной форме

Любой сотрудник может сформировать заявление в свободной форме и направить его на рассмотрение.

Цель процесса

Согласовать руководителем заявление и предоставить ответ сотруднику, оформить необходимые документы.

Результат процесса
  • автору заявления предоставлен ответ;
  • подготовлены и подписаны документы на основании согласованного заявления.

Участники процесса
  • сотрудник — инициатор процесса, создаёт заявление в свободной форме и тем самым запускает процесс его рассмотрения;
  • согласующий заявление — на эту роль по умолчанию назначается первый вышестоящий руководитель автора заявления согласно управленческой структуре. Если он не установлен, согласующим становится руководитель по штатному расписанию. При этом можно выбрать другого сотрудника, а также задать нескольких согласующих;
  • специалист отдела кадров — исполнитель со стороны организации. Проверяет и обрабатывает согласованное заявление в свободной форме, готовит документы на его основании;
  • подписант — исполнитель со стороны организации, который подписывает документы. Это может быть руководитель организации или другое уполномоченное лицо.

Процесс работы с заявлением состоит из следующих этапов:

  1. Создание и подписание заявления в свободной форме.
  2. Согласование заявления в свободной форме.
  3. Обработка заявления в свободной форме.

Создание и подписание заявления в свободной форме

Все сотрудники могут создавать заявления в свободной форме на портале КЭДО. Они сохраняются в разделе КЭДО > Заявления в свободной форме. Здесь специалисты, работающие с решением ELMA365 КЭДО 3.0 в интерфейсе системы, также могут сформировать заявление в свободной форме. Для этого:

  1. В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку +Заявление в свободной форме.
  2. В открывшемся окне заполните поля:
    • Сотрудник* — поле заполнится автоматически, если вы занимаете одну должность в организации. В ином случае отобразится запись приложения Сотрудники по основной должности с возможностью выбрать запись по другой должности;
    • Согласующие* — по умолчанию в этом поле задан руководитель инициатора заявки. Вы можете выбрать другого сотрудника или указать несколько согласующих;
    • Текст заявления* — напишите содержание, которое отобразится в печатной форме заявления;
    • Файл — можно приложить дополнительные файлы, например сканы документов.

Нажмите кнопку Сформировать заявление.

  1. Вам поступит задача Подписать заявление в свободной форме. На вкладке Заявление проверьте текст в сгенерированном файле заявления:
    • если все данные корректны, нажмите кнопку Подписать и введите данные сертификата для подписания заявления электронной подписью;
    • если обнаружена ошибка, нажмите Отказать. Тогда текущий процесс завершится. Вы можете сформировать заявление заново.

Согласование заявления в свободной форме

После того как сотрудник создал и подписал заявление, указанный в нём согласующий получит задачу Согласовать заявление в свободной форме.

В задаче можно ознакомиться с текстом заявления, а также дополнительными файлами, которые приложил сотрудник.

Если задано несколько согласующих, параллельно каждый из них получит задачу согласовать заявление. 

Дальнейший ход процесса зависит от резолюции согласующего:

  • Согласовать — задача по обработке заявления поступит специалисту отдела кадров;
  • Отказать — в этом случае согласующий указывает причину отказа. Далее инициатору поступит задача Ознакомиться с причиной отказа. После ознакомления процесс завершается. Если требуется корректировка данных, можно создать новое заявление.

Если в заявлении указано несколько согласующих, процесс перейдёт к этапу обработки заявления только в случае его одобрения всеми согласующими.

Обработка заявления в свободной форме

После согласования заявления специалист отдела кадров получит задачу Проверить и обработать заявление в свободной форме. Выполнение задачи зависит от того, требуется подписать какие-либо документы на основании заявления или нет.

kedo-freeform-request-process-1

Подготовка документов и их подписание

Если нужно подготовить и подписать документы, в поле Приложить файл* выберите значение Да. После этого:

  1. Приложите файлы в таблицу Документы для подписания. В каждой строке укажите вид документа и необходимость его подписания со стороны работодателя.
  2. Заполните дополнительную информацию: укажите сотрудника, который подпишет документы, а также подписанта со стороны работодателя и срок подписания. По умолчанию при выборе сотрудника подписант указывается автоматически из карточки подразделения по ШР, в котором числится выбранный сотрудник. Это значение можно изменить.
  3. Нажмите Готово. После этого задача подписать документы поступит подписанту, и после её завершения — сотруднику для подписания электронной подписью. После подписания всех документов с обеих сторон процесс завершится.

Ознакомление с ответом на заявление

Если подготовка документов не требуется, в поле Приложить файл* выберите Нет. Затем в поле Ответ на заявление укажите комментарий и нажмите Готово.

После этого сотруднику поступит задача Ознакомиться с ответом на заявление в свободной форме. После ознакомления процесс завершается.

kedo-substitute-process.html vacation-solution.html