Движение документов / Настройки шаблонов для листов согласования и ознакомления

Настройки шаблонов для листов согласования и ознакомления

Лист согласования или ознакомления, созданный в карточке объекта, можно загрузить на компьютер в виде файла формата .xlsx.

При экспорте файл листа согласования или ознакомления генерируется по преднастроенному шаблону. По умолчанию он содержит: название документа, общую резолюцию, список согласующих и замещающих их сотрудников, их решения, добавленные при вынесении резолюции файлы и даты выполнения задач, а также комментарии пользователей.

Выгруженный лист может выглядеть следующим образом:

ready-made-sheets-settings-1

Вы можете изменить внешний вид загруженного листа согласования или ознакомления, создав пользовательский шаблон .xlsx-файла, по которому он формируется. Например, выбрать шрифт текста, убрать столбцы из таблицы, отредактировать названия колонок, вставить логотип компании и т. д.

Можно создать разные шаблоны для листов согласования и ознакомления элемента приложения, файла или пакета документов. Затем загрузить их в систему в разделе Администрирование > Главная > Настройки листов согласования и ознакомления. После этого шаблоны будут применяться для генерации всех экспортируемых листов.

начало внимание

Добавление пользовательских шаблонов экспорта листов согласования и ознакомления доступно с лицензией ELMA365 ECM. Загружать шаблоны могут только пользователи, входящие в группу Администраторы.

конец внимание

Создать пользовательский шаблон

Пользовательский шаблон экспорта листов согласования и ознакомления формируется на основе синтаксиса преднастроенного по умолчанию шаблона. Он отличается в зависимости от объекта, который направляется на ознакомление или согласование. В таблицах ниже приведён синтаксис для элемента приложения, файла и пакета документов.

  1. Создайе файл формата .docx или .xlsx.
  2. Выберите нужный шаблон и повторите его структуру в созданном файле.
  3. Внесите свои изменения, например, отредактируйте заданные значения строковых переменных.
  4. Сохраните пользовательский шаблон.  

Шаблон для листа элемента приложения или файла

Синтаксис шаблона листа согласования и ознакомления, преднастроенного по умолчанию, указан в таблице:

{$document_string}:

{$name}

{$status_string}:

{$listStatus}

 

 

 

 

 

 

 

 

{$respondent_string}

{$status_string}

{$file_string}

{$date_string}

{$comment_string}

{ for r in {$respondents} }

 

 

 

 

{$r.data.name} {if {$r.data.substituteName} <> «»}
{$r.data.substituteName}{end}

{$r.data.status}

{$r.data.fileName}

{$r.data.time}

{$r.data.comment}

{end}

 

 

 

 

Рассмотрим подробнее используемые переменные:

  • {$document_string}: {$name} — значение Документ: и название элемента приложения или файла;
  • {$status_string}: {$listStatus} — значение Решение: и общая резолюцию по элементу или файлу.

Логика присвоения определённого статуса в процессе согласования задаётся с помощью условий переходов из блока Согласование. В готовых маршрутах документов при отказе одного из согласующих, указывается общая резолюция Отказано;

  • {$respondent_string} — значение Согласующий или Ознакомляемый;
  • { for r in {$respondents} } {$r.data.name} {if {$r.data.substituteName} <> «»} {$r.data.substituteName}{end} — функция Цикл For для таблиц. Перечисление фамилий всех исполнителей задачи согласования или ознакомления и их замещающих сотрудников, если для пользователя создано замещение;
  • {$status_string}, {$r.data.status} — значение Решение и резолюция каждого исполнителя задачи;
  • {$file_string}, {$r.data.fileName} — значение Файл и название файла, загруженного при выполнении задачи для каждого пользователя;
  • {$date_string}, {$r.data.time} — значение Дата и дата выполнения задачи для каждого пользователя;
  • {$comment_string}, {$r.data.comment} — значение Комментарий и сообщение, оставленное каждым сотрудником при выполнении задачи.

Шаблон для листа пакета документов

Синтаксис шаблона листа согласования и ознакомления по умолчанию приведён в таблице:

{$package_string}:

{$name}

{$status_string}:

{$listStatus}

 

 

 

 

 

 

 

 

{$respondent_string}

{$status_string}

{$file_string}

{$date_string}

{$comment_string}

{ for r in {$respondents} }

 

 

 

 

{$r.data.name} {if {$r.data.substituteName} <> «»}
{$r.data.substituteName}{end}

{$r.data.status}

{$r.data.fileName}

{$r.data.time}

{$r.data.comment}

{end}

 

 

 

 

 

 

 

 

 

{$package_items_string}:

 

 

 

 

{ for i in {$package_items} }

 

 

{$i.data.name}

{ for r in {$i.data.respondents} }

 

 

 

 

{$r.data.name}

 

 

{$r.data.time}

{$r.data.comment}

{end}

 

 

 

 

{end}

 

Рассмотрим подробнее используемые переменные:

  • {$package_string}: {$name} — значение Пакет документов: и название элемента приложения или файла;
  • {$status_string}: {$listStatus} — значение Решение: и общая резолюцию по пакету;
  • список переменных, используемых в листе для элемента или файла: исполнители задачи, резолюция, загруженный файл, дата выполнения задачи и общий комментарий для пакета документов;
  • {$package_items_string}: — значение Документы в пакете:;
  • функция Цикл For для таблиц — выводит исполнителя, название каждого файла из пакета документов, дату выполнения задачи, а также комментарий пользователя.

Применить созданный шаблон

Чтобы при экспорте листы согласования или ознакомления формировались по новому шаблону, загрузите созданный файл в систему. Для этого:

  1. Перейдите в раздел Администрирование > Главная. В блоке Документооборот выберите Настройки согласования и ознакомления.

В открывшейся странице можно изменить шаблоны для экспорта:

  • листа согласования элемента приложения или файла;
  • листа ознакомления элемента приложения или файла;
  • листа согласования пакета документов;
  • листа ознакомления пакета документов.
  1. Нажмите на поле напротив названия нужного листа и загрузите файл с шаблоном с компьютера. Вы также можете выбрать шаблон из файлов компании, добавленных в систему. Для этого наведите курсор на поле, нажмите на появившиеся три точки и подтвердите действие. Выберите файл в открывшемся окне.

ready-made-sheets-settings-2

  1. Сохраните настройки.      

Теперь добавленный пользовательский шаблон будет применяться для экспорта листа, созданного по задачам согласования или ознакомления элемента приложения, файла или пакета документов.

Чтобы листы выгружались с установленными по умолчанию параметрами, удалите пользовательский шаблон. Для этого на странице настроек напротив названия добавленного файла нажмите значок корзины.