В ELMA365 подписать электронной подписью можно элементы любых приложений, как стандартных, так и приложений типа Документ или Событие. Например, вы можете одобрить кредитную заявку или заверить файл договора.
Для подписания используются электронные подписи:
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись, ключ проверки которой должен быть указан в квалифицированном сертификате;
- УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись действует только между участниками электронного документооборота. УНЭП можно подписывать юридически значимые документы, если участники электронного взаимодействия дали на это согласие.
начало внимание
Использовать подпись могут только те пользователи, для которых выпущен сертификат одного из провайдеров, доступных в ELMA365: КриптоПро, НУЦ или Sign.Me, УЦ Контур.
конец внимание
Подписать можно:
- Файл, загруженный в элемент приложения, например, договор в формате .docx;
- Атрибуты элемента приложения. Атрибуты — это поля, которые заполняются при создании или редактировании элемента. Например, у кредитной заявки это могут быть Имя заёмщика, Согласующий, Сумма заявки, Обеспечительные документы.
Как настроить подпись
Шаг 1. Включите интеграцию с провайдером электронной подписи.
Перейдите в Администрирование > Модули > Электронная подпись. Включите модуль интеграции: КриптоПРО, НУЦ или Sign.Me, УЦ Контур.
Шаг 2. Настройте подпись в приложении.
Откройте страницу приложения и нажмите на значок шестерёнки рядом с его названием. В открывшемся меню выберите пункт Настройки подписи. Настройки делятся на два блока: Права доступа и Исключения полей.
Права доступа
По умолчанию ни у кого из пользователей нет прав подписывать элементы приложения. Настройте эти права: добавьте конкретных пользователей, группы или элементы оргструктуры.
Исключения полей
Некоторые поля могут автоматически измениться в рамках выполнения процесса, например, системное поле Дата изменения. Если такое поле было подписано, в дальнейшем при его изменении подпись станет недействительной. Чтобы этого избежать, такие поля необходимо исключить из списка подписываемых атрибутов.
Здесь доступны две опции:
- Исключить системные поля по умолчанию. Системные поля — это поля, общие для всех элементов приложения. Они создаются системой автоматически и часто используются в бизнес-процессах. Например, Идентификатор, Индекс, Дата создания. При выборе данной опции из списка подписываемых полей будут исключены все системные поля, кроме полей Название элемента и Файл. У приложений типа Событие не исключаются поля Дата начала и Дата окончания.
- Настроить поля для подписи вручную. Вручную выберите те поля, которые не будут подписываться. В списке представлены как все системные поля, так и созданные вами при настройке приложения. Убедитесь, что вы исключили все поля, которые могут поменяться при исполнении процесса, такие как поле Статус.
Как подписать элемент приложения
После настройки подписи в карточке элемента появится виджет Подпись приложения, который отображается на верхней панели в виде кнопки Подписать. Нажмите на неё и задайте параметры подписи:
- Выберите тип подписи. У приложений любого типа можно подписывать атрибуты. Для приложений типа Документ дополнительно доступна опция подписания файла. Обратите внимание, в зависимости от настроек, установленных в виджете Подпись приложения, выбор типа подписи может различаться.
- При необходимости измените провайдера, установленного по умолчанию в виджете Подпись приложения. Для этого нажмите на значок карандаша.
- Если в настройках провайдера URL-адрес площадки ELMA365 не внесён в список доверенных, откроется окно, в котором нужно разрешить доступ к сертификатам. После этого появится поле для выбора сертификата.
- Укажите свой сертификат.
- Нажмите Подписать.
После того как сертификат будет проверен, вы получите оповещение о том, что элемент приложения подписан.
Подпись резолюции в задаче согласования
С помощью электронной подписи вы можете подписывать резолюцию в задаче согласования, выполняемую в ходе бизнес-процесса. Для этого при моделировании процесса включите опцию Подпись решения в настройках блока Согласование.
Когда процесс дойдёт до настроенного блока, исполнитель получит задачу согласования документа или элемента приложения. Нажав кнопку Согласовать, пользователь сможет выбрать опцию Подписать решение. Дальнейшие настройки подписи задаются аналогично подписанию элемента приложения с его карточки.
Карточка подписанного элемента
Информация о том, что элемент приложения подписан, отражается на его правой панели.
Вы можете посмотреть:
- Тип подписи — был подписан файл или атрибуты элемента;
- Список сотрудников, поставивших свою подпись на карточке текущей версии элемента приложения, а также в задачах её согласования или ознакомления;
- Дату подписания;
- Архив подписей. Здесь все подписи, включая поставленные при согласовании и ознакомлении, сгруппированы в блоках: Решение о согласовании, Подпись версии, Подпись атрибутов приложения. Вы можете просмотреть информацию о всех подписанных версиях элемента, а также загрузить:
- подпись — в файле формата .sig;
- решение — в файле формата .txt;
- файл формата .cms с присоединённой подписью.
Обратите внимание, название загруженного на локальный компьютер файла подписи будет совпадать с именем подписанного документа.
Пока текущая подпись действительна, переподписать элемент нельзя. Поэтому на карточке подписанного элемента нет кнопки Подписать. Подпись действительна до тех пор, пока подписанные данные не будут изменены.
Редактирование подписанного элемента
Если вы вручную отредактируете подписанный элемент приложения, или же он изменится в ходе процесса, подпись станет недействительной. Статус на правой панели элемента сменится на Подпись не актуальна, а кнопка Подписать снова станет доступна.
Вы можете подписать элемент заново. Информация о каждой подписи сохраняется в Архив. Вы в любой момент можете посмотреть, кем и когда была подписана каждая версия.