Рассмотрим пример процесса с настроенным маршрутом согласования договора.
Он состоит из следующих шагов:
- Инициатор подготавливает договор и отправляет его на согласование юристам.
- Любой сотрудник юридического отдела может изучить договор и либо отправить его на доработку, добавив версию документа с комментариями, либо согласовать. После вынесения резолюции задача согласования снимется с других пользователей, и процесс может пойти по нескольким веткам.
- Если договор согласован юристом, он отправляется на согласование руководителю отдела продаж.
- Если документ необходимо доработать, инициатору придёт задача внести правки. Текущее согласование закрывается. Затем договор будет отправлен на повторное рассмотрение согласующими. При этом формируется новый лист согласования.
- После того как юрист и начальник отдела продаж одобрили документ, согласование закрывается, и сформируется лист согласования. Инициатор получит задачу организовать встречу с заказчиком для подписания договора.
- Если юристы не рассмотрят документ в установленный срок, генеральному директору будет назначена задача контроля согласования.
Настроить первый этап согласования
У первой задачи Согласовать договор есть четыре исходящих перехода:
- Согласовано;
- Отклонено;
- Контролировать согласование договора;
- Переход по умолчанию.
Договор придёт на согласование всем юристам одновременно. При этом, как только кто-то из сотрудников вынесет резолюцию, задача отменится для всех остальных исполнителей, и текущее согласование закончится. Чтобы такая логика согласования выполнялась, настроим задачу и условия для переходов.
- В настройках элемента укажем способ согласования Вручную и выберем опцию параллельного исполнения.
- Настроим переход Согласовано.
Дважды нажмём на переход и перейдём на вкладку Условия перехода. Добавим условие Процент согласования > 0. Тогда, как только кто-то нажмёт Согласовать в задаче, она отменится для всех остальных согласующих. Процесс перейдёт к следующему шагу — согласование с руководителем отдела продаж.
- Настроим переход Отклонено.
Чтобы задачу выполнял только один сотрудник, создадим условие Процент отказа > 0.
При согласовании юристы могут добавить новую версию договора с комментариями. Тогда лист согласования перейдёт в архив, а процесс прервётся.
Чтобы избежать завершения процесса, добавим ещё одно условие. Выберем связку ИЛИ и значение Лист в архиве. Для операции укажем значок равенства. В столбце Значение поля нажмём на <Не определен>, выберем Ввести значение и отметим опцию флажком. Тогда при добавлении новой версии документа процесс перейдёт по ветке Отклонено.
Если одно из заданных условий выполнится, инициатору придёт задача Корректировать договор, а задача согласования будет отменена для других юристов.
- Настроим переход Контролировать согласование договора.
Ограничим время выполнения для задачи Согласования. Если юристы не успеют вынести резолюцию в срок, генеральному директору придёт задача контроля.
Откроем настройки блока и перейдём на вкладку Время выполнения. Зададим точное время для задачи, например, 3 дня, и в поле Прервать выберем переход в задачу Контролировать согласование договора. После сохранения настроек этот переход на схеме отметится значком часов.
- Настроим переход по умолчанию.
Чтобы процесс мог продолжаться, если ни одно из условий не будет выполнено, необходимо указать переход по умолчанию.
Для такого перехода нельзя задавать условия. Поэтому выбрать ветки Согласовано или Отклонено мы не сможем. Добавим ещё один переход и в настройках блока отметим его как переход по умолчанию. На схеме он будет изображён как стрелка с косой линией.
- Разместим на схеме элемент Закрыть согласование после задачи юристов. Тогда, если сотрудник отправит договор на доработку, сформируется лист согласования с резолюцией Отказано.
Настроить второй этап согласования
Вторая задача Согласовать договор расположена в зоне ответственности с одним исполнителем. Это значит, что к ней не применяется параллельное или последовательное согласование.
Выберем способ согласования Вручную. Для перехода Согласовано установим условие Процент согласования > 0. Процесс пойдёт по этой ветке только в том случае, если руководитель утвердит документ. Переход Отклонено для этой задачи будет являться переходом по умолчанию.
После второй задачи также необходимо разместить элемент Закрыть согласование, чтобы инициатор видел лист согласования с резолюцией при подписании договора с контрагентом.
Сохраним и опубликуем настроенный процесс.