Редактирование файлов в ELMA365

Онлайн-редактирование

Если в вашей компании настроена интеграция с сервисами OnlyOffice или Р7‑Офис вы можете изменять версии файла онлайн из интерфейса ELMA365.

Для этого в режиме просмотра файла или его версии в левом нижнем углу нажмите Редактировать. Откроется окно редактирования документа.

Сохранение внесённых изменений отличается в зависимости от того, какую версию файла вы редактируете.

Онлайн-редактирование текущей версии файла

После внесения изменений в текущую версию файла вы можете:

начало примечание

Примечание

В приложении ELMA365 для ПК администратор системы может включить локальное редактирование. Тогда на форме просмотра текущей версии файла рядом с кнопкой Редактировать появится значок стрелки. При нажатии на него можно выбрать:

• Текущий файл — выберите эту опцию, чтобы изменить текст файла онлайн из интерфейса ELMA365. Затем нажмите Редактировать;
• Локальная копия — скачать текущую версию файла и изменить её без подключения к интернету с помощью офисной программы на ПК. Подробнее читайте в разделе «Локальное офлайн-редактирование».

конец примечание

Онлайн-редактирование устаревшей версии и черновика файла

Вы можете изменить устаревшую версию и черновик файла только в режиме онлайн.

начало внимание

Для корректного онлайн-редактирования черновика и устаревших версий администратор системы должен установить текущую версию модуля интеграции OnlyOffice или Р7‑Офис.

конец внимание

В карточке просмотра версии файла на нижней панели нажмите Редактировать, внесите изменения и сохраните их.

Если вы редактировали черновик, он сохранится с тем же номером. Вы можете отметить его актуальной версией, нажав кнопку Сделать текущей.

Если вы редактировали устаревшую версию, в появившемся окне определите, какой статус ей присвоить:

• сделать текущей — отредактированная версия станет актуальной, и пользователи увидят её при открытии карточки файла;
• сохранить как черновик — выключите опцию Сделать текущей. Тогда создастся новый черновик с новым номером версии, а исходная устаревшая версия останется без изменений.

Локальное офлайн-редактирование

В приложении ELMA365 для ПК версии 2.2.0 и выше вы можете редактировать текущие версии файлов без подключения к интернету с помощью установленных офисных программ, например, Microsoft Office или OnlyOffice.

Внесение изменений офлайн поддерживается для файлов форматов: .doc, .docx, .xlsx, .pptx, .odt, .odp, .ods.

Обратите внимание, администратор системы может запретить локальное редактирование для всех пользователей, если оно не применяется в компании. Вы также можете отключить опцию для себя в настройках профиля пользователя.

Рассмотрим на примере, как можно изменять на компьютере файлы из ELMA365:    

1. Сотрудник в приложении ELMA365 создаёт локальную копию договора. Файл блокируется в ELMA365, а его локальная копия сохраняется в системе.
2. Без подключения к интернету сотрудник может открыть копию договора в программе Word, внести правки и сохранить файл.
3. В ELMA365 добавляется новая версия договора.
4. После восстановления интернет-соединения сотрудник переходит в приложение ELMA365. Затем открывает договор в режиме просмотра и разблокирует его, чтобы другие пользователи могли работать с обновлённой версией файла.

Локальное офлайн-редактирование доступно:

• для текущих версий документов из элементов приложений. Для этого на форме приложения размещается виджет Загрузка файла с предпросмотром. Подробнее о том, как работать с копией документа, читайте в статье «Локальное офлайн-редактирование документов»;
• для текущих версий файлов из раздела Файлы. Создание и редактирование локальных копий файлов рассмотрим в этой статье.  

Создать локальную копию файла

Чтобы загрузить файл для локального редактирования, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел Файлы.
2. Откройте документ в режиме просмотра.
3. Рядом с кнопкой Редактировать нажмите значок и выберите опцию Локальная копия.
4. Нажмите Редактировать.
    
   Выбранный способ изменения текста сохранится. Чтобы применить его при дальнейшей работе с любым файлом, нажмите кнопку Редактировать.

После этого:

• файл откроется в офисной программе на ПК, например, Word или Excel, и сохранится в приложении ELMA365 в специальном списке локальных копий;
• в папке Мои файлы > Локальное редактирование добавится ссылка-ярлык на файл для быстрого доступа к нему из системы;
• для других пользователей действия с файлом в ELMA365 заблокируются.

5. Внесите изменения в программе.

6. Сохраните файл — в ELMA365 автоматически добавится новая версия.

Чтобы открыть список сохранённых локальных копий, перейдите в приложение ELMA365 и на верхней панели нажмите Приложение > Локальные файлы.

Выберите файл из списка, чтобы открыть его на компьютере повторно, изменить и добавить новую версию в ELMA365.

Особенности работы с локальной копией файла:

• список локальных копий доступен пользователю даже без интернета;
• повторное открытие и редактирование возможны до тех пор, пока копия находится в списке в приложении ELMA365;
• чтобы удалить копию из списка, разблокируйте файл в ELMA365.

Разблокировать файл в ELMA365

Когда вы создаёте локальную копию файла, он блокируется в ELMA365. Это значит, что другие пользователи смогут только просматривать файл. В режиме просмотра они увидят аватар пользователя, создавшего локальную копию файла, и значок замка рядом с ним.

Разблокировать файл можете вы и администратор системы. Для этого:

1. При подключении к интернету перейдите в ELMA365.
2. Для быстрого доступа к файлам с локальными копиями откройте папку Файлы > Мои файлы > Локальное редактирование, где хранятся ссылки‑ярлыки на них.
3. Откройте нужный файл в режиме просмотра.
4. На верхней панели нажмите на значок замка.

После этого:

• локальная копия удалится из вашего списка в приложении ELMA365;
• другие пользователи снова получат доступ ко всем действиям с файлом.