Базовые возможности > Раздел «Файлы» / Редактирование файлов в ELMA365

Редактирование файлов в ELMA365

Онлайн-редактирование

Если в вашей компании настроена интеграция с сервисами OnlyOffice или Р7‑Офис вы можете изменять файлы онлайн из интерфейса ELMA365.

Для этого в режиме просмотра файла нажмите Редактировать на верхней панели. Откроется окно редактирования документа.

После внесения изменений можно:

files-9

Выйти из режима редактирования и продолжить просмотр файла.

files-10

Закрыть страницу просмотра файла.

В систему будет добавлена новая версия файла, которая станет текущей.

Локальное офлайн-редактирование

В приложении ELMA365 для ПК версии 2.2.0 и выше вы можете редактировать файлы без подключения к интернету с помощью установленных офисных программ, например, Microsoft Office или OnlyOffice.

Внесение изменений офлайн поддерживается для файлов форматов: .doc, .docx, .xlsx, .pptx, .odt, .odp.ods.

Обратите внимание, администратор системы может запретить локальное редактирование для всех пользователей, если оно не применяется в компании. Вы также можете отключить опцию для себя в настройках профиля пользователя.

Рассмотрим на примере, как можно изменять на компьютере файлы из ELMA365:    

  1. Сотрудник в приложении ELMA365 создаёт локальную копию договора. Файл блокируется в ELMA365, а его локальная копия сохраняется в системе.
  2. Без подключения к интернету сотрудник может открыть копию договора в программе Word, внести правки и сохранить файл.
  3. В ELMA365 добавляется новая версия договора.
  4. После восстановления интернет-соединения сотрудник переходит в приложение ELMA365. Затем открывает договор в режиме просмотра и разблокирует его, чтобы другие пользователи могли работать с обновлённой версией файла.

Локальное офлайн-редактирование доступно:

Создать локальную копию файла

Чтобы загрузить файл для локального редактирования, выполните следующие шаги:

  1. Перейдите в раздел Файлы.
  2. Откройте документ в режиме просмотра.
  3. Рядом с кнопкой Редактировать нажмите значок nested-button и выберите опцию Редактировать локально.

edit-files-locally-2

После этого:

  • файл откроется в офисной программе на ПК, например, Word или Excel, и сохранится в приложении ELMA365 в специальном списке локальных копий;
  • в папке Мои файлы > Локальное редактирование добавится ссылка-ярлык на файл для быстрого доступа к нему из системы;
  • для других пользователей действия с файлом в ELMA365 заблокируются.
  1. Внесите изменения в программе.
  1. Сохраните файл — в ELMA365 автоматически добавится новая версия.

Чтобы открыть список сохранённых локальных копий, перейдите в приложение ELMA365 и на верхней панели нажмите Приложение > Локальные файлы.

edit-files-locally-3

Выберите файл из списка, чтобы открыть его на компьютере повторно, изменить и добавить новую версию в ELMA365.

edit-files-locally-4

Особенности работы с локальной копией файла:

  • список локальных копий доступен пользователю даже без интернета;
  • повторное открытие и редактирование возможны до тех пор, пока копия находится в списке в приложении ELMA365;
  • чтобы удалить копию из списка, разблокируйте файл в ELMA365.

Разблокировать файл в ELMA365

Когда вы создаёте локальную копию файла, он блокируется в ELMA365. Это значит, что другие пользователи смогут только просматривать файл. В режиме просмотра они увидят аватар пользователя, создавшего локальную копию файла, и значок замка рядом с ним.

Разблокировать файл можете вы и администратор системы. Для этого:

  1. При подключении к интернету перейдите в ELMA365.
  2. Для быстрого доступа к файлам с локальными копиями откройте папку Файлы > Мои файлы > Локальное редактирование, где хранятся ссылки‑ярлыки на них.
  3. Откройте нужный файл в режиме просмотра.
  4. На верхней панели нажмите на значок замка.

edit-files-locally-5

После этого:

  • локальная копия удалится из вашего списка в приложении ELMA365;
  • другие пользователи снова получат доступ ко всем действиям с файлом.