В ELMA365 вы работаете с файлами привычным и удобным способом.
Вы можете упорядочивать файлы по папкам, переименовывать, перемещать их в корзину, создавать на них ссылки, добавлять в избранное. Для каждого файла вы можете настроить определённые права доступа, загружать новые версии и сравнивать одну версию с другой.
В общем списке файлов вы можете быстро скопировать ссылку на документ, загрузить его на компьютер, выделить несколько файлов и выполнить с ними массовые действия, а также открыть список других доступных действий.
Открыть список действий с файлом
Список доступных действий с файлами открывается двумя способами:
- В списке файлов.
Нажмите на три точки справа от названия файла.
- Со страницы просмотра файла.
В разделе Файлы нажмите на название файла. В режиме просмотра файла в правом верхнем углу нажмите на три точки.
Доступные действия с файлом
Доступны следующие опции:
- Управление доступом — определите, кто из ваших коллег сможет просматривать, редактировать или удалять файл. Подробнее о том, как настраивать доступ, можно почитать в статье «Права доступа к файлам и папкам»;
- Переместить — измените расположение файла, выбрав этот пункт меню и указав новую папку;
- Переименовать — отредактируйте название файла;
- Создать ярлык — разместите ссылку на файл в выбранной папке раздела Файлы. Это помогает систематизировать информацию и быстро находить нужные файлы. Выберите опцию и перейдите в папку, в которой нужно создать ссылку на файл. Затем в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Вставить ярлык или используйте комбинацию клавиш Ctrl+V;
- Сравнить с файлом — загрузите файл с компьютера, чтобы сравнить с ним текущую версию файла в разделе. Опция доступна для файлов форматов .doc и .docx;
- Сравнить с версией — если вы добавили несколько версий файла, вы можете сравнить одну версию с другой. Опция доступна для файлов форматов .doc и .docx;
- Добавить в избранное — чтобы не тратить время на поиск важных файлов, добавьте их в папку Избранное;
- Подписаться — подписчики получают уведомления о новых сообщениях в ассоциированной ленте файла. Обратите внимание, упомянутый в сообщении пользователь получит уведомление, даже если он не подписан на файл;
- Добавить версию — загрузите новую версию файла на диск;
- Создать копию — вы можете создать копию файла и выбрать папку, в которой она будет храниться. Для копии устанавливаются те же права доступа, что у исходного файла. Скопировать выбранный файл можно также комбинацией клавиш Ctrl+C. Чтобы вставить его в нужную папку, используйте комбинацию Ctrl+V. Если файл с таким названием уже существует в папке, то система автоматически подставит к названию значение (1);
- Удалить — ненужные файлы можно переместить в корзину. Пользователь сможет удалить из корзины только те файлы, которые переместил в неё сам. Полностью очистить корзину может только администратор. До удаления из корзины файлы, хранящиеся в ней, можно восстановить. Подробнее об этом читайте в статье «Корзина и удалённые файлы».