В ELMA365 вы работаете с файлами привычным и удобным способом. Вы можете упорядочивать файлы по папкам, переименовывать, перемещать их в корзину, создавать на них ссылки, добавлять в избранное. Для каждого файла вы можете настроить определённые права доступа, добавлять новые версии и сравнивать одну версию с другой.
Открыть список действий
Список доступных действий с файлами открывается двумя способами:
- В списке файлов. Нажмите значок три точки справа от названия файла.
- Со страницы превью файла. Нажмите на название файла. Откроется страница, в правом верхнем углу которой нажмите значок три точки.
Доступные действия
Доступны следующие действия с файлами:
- Управление доступом — определите, кто из ваших коллег сможет просматривать, редактировать или удалять файл. Подробнее о том, как настраивать доступ можно почитать в статье «Права доступа к файлам и папкам»;
- Переместить — измените расположение файла, выбрав этот пункт меню и указав новую папку;
- Переименовать — отредактируйте название файла;
- Создать ссылку — ссылки помогают систематизировать информацию и быстро находить нужные файлы. Выберите этот пункт меню и укажите, в какой папке вы хотите разметить ссылку на данный файл;
- Сравнить с файлом — загрузите файл с компьютера, чтобы сравнить с ним текущую версию файла в разделе. Опция доступна для файлов формата .doc и .docx;
- Сравнить с версией — если вы добавили несколько версий файла, вы можете сравнить одну версию с другой. Опция доступна для файлов формата .doc и .docx;
- Добавить в избранное — чтобы не тратить время на поиск важных файлов добавьте их в папку Избранное;
- Подписаться — подписчики получают уведомления о новых сообщениях в ассоциированной ленте файла. Обратите внимание, упомянутый в сообщении пользователь получит уведомление, даже если он не подписан на файл;
- Добавить версию — загрузите новую версию файла на диск;
- Создать копию — вы можете создать копию файла и выбрать папку, в которой она будет храниться. Копия получает те же права, что и исходный файл;
- Удалить — ненужные файлы можно переместить в корзину. Пользователь сможет удалить из корзины только те файлы, которые переместил в неё сам. Полностью очистить корзину может только администратор. До удаления из корзины файлы, хранящиеся в ней, можно восстановить. Подробнее об этом читайте в статье «Корзина и удалённые файлы».
Управление версиями и сравнение версий файла
В ELMA365 поддерживается версионность файлов. Вы можете добавлять новые версии, сравнивать одну версию с другой и восстанавливать предыдущие при внесении нежелательных изменений. Последняя добавленная версия файла отмечается как текущая.
начало внимание
Обратите внимание, опция сравнения версий доступна только для файлов формата .doc и .docx.
конец внимание
Чтобы добавить новую версию, на верхней панели страницы превью нажмите на значок 
и загрузите файл. Для просмотра информации о всех версиях файла откройте боковую панель страницы, нажав на значок 
.
Вы можете загрузить версию на компьютер, нажав на её название в списке.
При необходимости можно вернуться к предыдущей версии и восстановить её. Для этого нажмите на ссылку Все версии. В открывшемся окне нажмите Сделать текущей напротив названия нужной версии.
Сравнить версии файла
Если вы добавили файл формата .doc и .docx, вам будет доступна опция сравнения версий.
- Сравнение текущей версии с предыдущей или с файлом, загруженным с компьютера.
На боковой панели страницы с превью нажмите на ссылку Сравнить и выберите опцию С файлом или С версией.
Загрузите файл такого же формата с компьютера или выберите из списка одну из предыдущих версий и нажмите Сравнить.
- Сравнение любых двух версий.
На боковой панели с превью нажмите на ссылку Все версии. Напротив названия файла нажмите значок 
и выберите номер версии, с которой хотите его сравнить.
Результат сравнения отобразится в отдельном окне. Внесенные изменения будут подсвечены. Чтобы посмотреть подробную информацию, нажмите на отличающийся фрагмент текста.
Если вы подключили Microsoft Office 365 или настроили интеграцию с OnlyOffice, вы сможете отредактировать результат сравнения, а затем создать новую версию, нажав кнопку Добавить версию.
Измененный файл станет текущей версией и будет отображаться в общем списке версий.
Отправить файл на ознакомление/согласование
Вы можете отправить файл на ознакомление или согласование другим пользователям. Например, вам нужно, чтобы сотрудники просмотрели инструкции и внутренние распоряжения или руководитель утвердил техническое задание или презентацию.
Отправить файл можно сразу нескольким коллегам. Каждый из них получит задачу рассмотреть или согласовать документ. На странице файла автоматически сформируется лист ознакомления или согласования, на котором отобразятся резолюции всех пользователей.
Обратите внимание: на ознакомление или согласование отправляется определённая версия файла. Если кто-то из сотрудников добавит новую версию до того, как задача была выполнена, процесс прервётся. Все участники получат оповещение об этом, а в листе ознакомления или согласования отобразится статус Отменено.
После выполнения задачи всеми сотрудниками можно добавить версию файла и отправить её снова.
Ознакомление
Чтобы отправить файл на ознакомление, в верхней части страницы нажмите 
и в открывшемся окне заполните поля.
- Получатели — вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы и выберите пользователей из списка или начните вводить имя в поле поиска.
- Назначить задачу и сформировать лист ознакомления — выбранные пользователи получат новую задачу ознакомления во Входящие, а на панели справа от файла появится раздел Лист ознакомления. По умолчанию эта опция включена. Если вы снимете флажок, выбранные пользователи получат в #ленту оповещение, содержащее ссылку на файл. При этом лист ознакомления не сформируется.
- Ознакомиться до — вы можете задать срок ознакомления, указав дату и время. Если срок установлен, в календаре исполнителя появится запланированное событие.
- Комментарий — укажите дополнительную информацию к файлу или задаче.
Далее нажмите кнопку Отправить.
Справа от файла в разделе Лист ознакомления отображаются исполнители, которые получили задачу просмотреть файл. Вопросительный знак рядом с именем пользователя означает, что сотрудник ещё не выполнил задачу.
Вы можете загрузить лист себе на компьютер в формате .xlsx, нажав на значок
рядом с названием раздела.
Согласование
Нажмите на значок 
рядом с кнопкой Отправить и выберите опцию Отправить на согласование.
Укажите, к какому числу документ должен быть рассмотрен, и выберите согласующих. Вы можете отправить файл как одному коллеге, так и нескольким. В первом случае просто выберите имя из выпадающего списка и нажмите Отправить.
Если документ будут рассматривать несколько человек, необходимо задать логику согласования.
- Выберите тип согласования:
- Параллельное — файл отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие*. Выберите эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения.
- Последовательное — система отправит файл на рассмотрение сначала одному сотруднику, а после того как он примет решение — другому. Процесс согласования не двинется дальше, пока первый сотрудник не утвердит или не отклонит файл.
начало внимание
Сотрудники получают файл на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнялось поле Согласующие*.
конец внимание
- Определите поведение системы при первом отказе:
- Прерывать — после того как кто-то не согласует файл, процесс будет прерван, а на документе/элементе приложения появится резолюция Отказано.
- Продолжать — даже если кто-то из сотрудников не согласует файл, процесс продолжится, но будет вынесена резолюция Отказано.
- После настройки логики согласования нажмите на кнопку Отправить.
Всем сотрудникам, указанным как согласующие, будет поставлена задача рассмотрения файла. Если в настройках профиля пользователя включена опция Согласовать через email, сотрудник также получит оповещение о новой задаче на привязанную к его аккаунту электронную почту. В письме он сможет ознакомиться с файлом и вынести резолюцию, не переходя в интерфейс ELMA365.
После постановки задачи на правой панели страницы превью файла появится раздел Лист согласования. В нём вы увидите список людей, рассматривающих файл, и их резолюции. Пока сотрудник не примет решение, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.
По завершении процесса согласования файла на панели справа вы увидите окончательную резолюцию.
При необходимости лист согласования можно выгрузить в файл. Для этого нажмите на значок справа от резолюции.