В решении Service Desk пользователям доступен внешний портал, где они могут знакомиться с популярными статьями, отправлять заявки на оказание услуг и оставлять обратную связь.
Работать на внешнем портале Service Desk могут клиенты и сотрудники компании. Сотрудники, например, проверяют корректность работы портала или проводят онбординг клиентов. Для этого вы добавляете сотрудника в качестве внешнего пользователя портала Service Desk и отправляете ему ссылку для входа на портал, т. к. работа с ним осуществляется отдельно от разделов основной системы ELMA365.
Начало внимание
Приглашать пользователей на портал может только администратор системы.
Конец внимание
Чтобы клиенты и сотрудники могли взаимодействовать с порталом:
- Проверьте доступное количество именных лицензий внешних пользователей портала Service Desk.
- Заполните справочник внешних пользователей Service Desk.
- Пригласите пользователей на портал.
Шаг 1. Предусмотреть именные лицензии внешних пользователей портала Service Desk
Для каждого приглашённого пользователя портала — как клиента, так и сотрудника — предусмотрите наличие именной лицензии внешнего пользователя.
При покупке решения Service Desk по умолчанию предоставляется определённое количество таких лицензий. Оно различается в зависимости от поставки ELMA365:
- SaaS Standard — 300 лицензий;
- On-Premises Standard — 3 000 лицензий;
- SaaS Enterprise и On-Premises Enterprise — безлимитное количество лицензий.
Если вы планируете редактировать портал и добавлять на него новые страницы, обратитесь к своему менеджеру ELMA365, чтобы приобрести лицензии внешних пользователей решения Service Desk. Лицензии, доступные по умолчанию, при этом аннулируются.
Шаг 2. Добавить внешнего пользователя портала Service Desk
Информация о пользователях портала Service Desk создаётся в справочнике Внешние пользователи внутри раздела. При этом данные параллельно хранятся в общей базе внешних пользователей системы ELMA365 в разделе Системные справочники > Внешние пользователи.
Чтобы добавить пользователя портала Service Desk:
- Перейдите в раздел Service Desk.
- Откройте справочник Внешние пользователи и в правом верхнем углу страницы нажмите + Внешний пользователь.
- Заполните поля:
- Внешний пользователь* — нажмите кнопку + Создать, откроется карточка добавления элемента в системном справочнике Внешние пользователи. Укажите ФИО, телефон, электронную почту, добавьте аватар.
Если пользователь уже внесён в системный справочник, выберите его из выпадающего списка;
- Тип пользователя — по умолчанию вы добавляете карточку с данными контрагента. При создании карточки для внутреннего работника вашей компании, выберите Сотрудник;
- Контакт* — для контрагента выберите или создайте карточку с личными данными в приложении Контакты раздела CRM;
- Внутренний пользователь* — для сотрудника выберите карточку с его данными из системного справочника Внутренние пользователи. Там хранится информация о сотрудниках, которые работают с разделом Service Desk;
- Каталоги услуг — создайте или выберите каталоги услуг, которые будут доступны пользователю при оформлении заявки с портала.
- Нажмите Сохранить.
Карточка пользователя появится на странице справочника Внешние пользователи раздела Service Desk, а также в системном справочнике Внешние пользователи, если его там не было.
Шаг 3. Пригласить пользователя на портал
После добавления пользователя нужно сгенерировать индивидуальную ссылку, по которой он получит доступ к страницам портала. Это можно сделать одним из способов:
- автоматически — в разделе Service Desk > Настройки Service Desk активируйте отправку приглашения на портал. Оно отправляется автоматически после внесения сведений о внешнем пользователе;
- вручную — сгенерируйте индивидуальную ссылку на портал и передайте её пользователю.
Чтобы отправить приглашение пользователю вручную:
- Перейдите на страницу портала и нажмите + Пригласить пользователя.
- В открывшемся окне выберите созданного пользователя, нажав на значок лупы.
- Нажмите кнопку Получить ссылку, скопируйте её и передайте пользователю.
Подробнее о приглашении внешних пользователей на портал читайте в статье «Добавить пользователей».