Рассмотрим работу с решением на примере подачи заявки на закупку и проведения закупки с типом Запрос предложений в электронной форме. Остальные типы закупок в составе решения работают похожим образом и отличаются составом полей на формах задач.
Приложение «Заявки на закупку»
В приложении Заявки на закупку пользователи формируют и согласовывают заявки на закупку. Чтобы создать новую заявку в системе:
- Перейдите в раздел Потребности и откройте приложение Заявки на закупку.
- Нажмите кнопку +Заявка на закупку в правом верхнем углу.
- Заполните открывшуюся форму: выберите юридическое лицо, номенклатуру, основание потребности, количество, максимальную стоимость потребности, требуемую дату поставки, минимальные требования, прикрепите файлы. Направление закупки и единицы измерения заполняются автоматически после выбора номенклатуры, однако у пользователя есть возможность отредактировать эти значения. После ввода данных нажмите кнопку Добавить потребность в заявку. Если в заявку нужно добавить еще одну потребность, нажмите кнопку Добавить еще потребность и внесите данные по новой потребности.
После добавления в заявку данных по всем потребностям нажмите кнопку Направить на согласование в левом нижнем углу формы. После этого будет запущен процесс Создание и согласование заявки в ходе которого:
- Карточка заявки на закупку будет сохранена;
- Для каждой потребности будет создана карточка в приложении Потребности. В данной карточке будет доступно отслеживание сроков и статусов проведения закупочной процедуры;
- Потребности поступят на согласование ответственным по направлению закупки, указанным в справочнике Направления закупок, и согласующим, указанным в справочнике Матрица согласования. Статус согласования отображается в карточке заявки на закупку в блоках Статус и Задачи на боковой панели.
Для того чтобы отслеживать движение потребности этапам проведения закупочной процедуры, используются статусы. Текущий статус потребности отображается в карточке потребности. Также в карточке потребности отображаются фактические сроки каждого этапа проведения закупочной процедуры. Вы можете задать свои собственные статусы, разрешить или запретить пользователям выставлять их вручную. Подробнее об этом мы написали в статье «Статусы документов как инструмент контроля».
Планирование закупок
После согласования заявок ответственному за направление закупок поступает уведомление о необходимости формирования позиций плана закупок и плана закупок по согласованным потребностям. Периодичность агрегации потребностей и рассылки напоминаний задается в настройках запуска процесса Автозапуск работы с планом закупки.
Для согласованных потребностей доступна функция разделения потребности с полным копированием данных потребности из родительской в дочерние.
Ответственному сотруднику необходимо принять решение о способе закупки согласованных потребностей, выбрать потребности для включения в план закупок и нажать кнопку Включить в план закупок в правом верхнем углу.
После этого будет запущен процесс Составление плана закупок и будет сформирована задача Включить позиции в план закупок.
На форме задачи необходимо распределить выбранные потребности по планам закупок и позициям плана закупок.
Для этого необходимо:
- выбрать существующий план закупок или заполнить параметры нового;
- выбрать потребности для создания позиций;
- заполнить Способ закупки и Тип закупочной процедуры;
- Поля Открытый, С предварительным отбором и В электронной форме заполняются автоматически по типу закупочной процедуры. Поле Электронная площадка обязательно для заполнения в случае проведения закупки в электронной форме.
Выбранные потребности можно объединить в одну позицию плана закупок или создать отдельные позиции для каждой потребности. В зависимости от выбора необходимо нажать на соответствующую кнопку внизу экрана.
Созданные позиции отображаются на форме задачи в таблице позиций.
На форме данной задачи также рассчитываются плановые даты этапов закупочной процедуры с возможностью редактирования. Даты рассчитываются по настройкам, указанным в справочнике Сроки проведения закупок и сохраняются в соответствующие потребности.
После распределения всех потребностей в левом нижнем углу формы нажмите кнопку Готово. Будет создана карточка нового плана закупок и карточки позиций плана закупок.
После распределения всех согласованных потребностей всеми ответственными за направление закупок, автоматически будет запущен процесс Согласование плана закупок. Печатная версия плана закупок формируется в системе в ходе бизнес-процесса и прикрепляется к карточке плана закупок. Параметры плана подставляются в таблицу автоматически.
Подготовка и проведение закупок
Для контроля сроков проведения закупочной процедуры система ежедневно анализирует позиции планов закупок, у которых наступает срок начала подготовки к закупке, и рассылает напоминания ответственным.
Ответственному сотруднику необходимо выбрать позиции, которые будут включены в закупку и нажать кнопку Провести закупку в правом верхнем углу.
После этого будет запущена цепочка процессов: Формирование закупок, Проведение закупок, Проведение конкурентной процедуры или Проведение закупки у единственного поставщика, Оценка заявок участников. Первой будет сформирована задача Создать закупку и сформировать лоты.
На форме задачи необходимо распределить позиции плана закупок по лотам или объединить все позиции плана закупок в один лот, нажав на соответствующую кнопку внизу формы задачи.
После распределения всех позиций плана закупок нажмите кнопку Сохранить в левом нижнем углу формы. Будет создана карточка новой закупки и карточки лотов по закупке.
Сформированная закупка направляется по маршруту и проходит следующие этапы:
- Подготовка исходной документации;
- Согласование исходной документации;
- Подготовка закупочной документации, заполнение критериев определения победителя с указанием веса каждого критерия;
- Согласование закупочной документации;
- Объявление старта закупочной процедуры с заполнением данных о процедуре на ЭТП;
- Прием заявок участников с возможностью изменения срока приема заявок;
- Вскрытие конвертов. Протокол вскрытия заявок формируется автоматически по шаблону;
- Оценка заявок участников;
- Подведение итогов. Протокол определения победителя формируется автоматически по шаблону;
- Подписание протокола победителя;
- Размещение протокола определения победителя на ЭТП.
Ниже приведено описание некоторых из задач процесса.
Прием заявок участников
На форме задачи необходимо заполнить в таблицу информацию о новых заявках по мере их поступления. Заявка может относиться как ко всем лотам закупки, так и к конкретным позициям.
Для выбора участника используется стандартный раздел CRM. Подробнее о разделе CRM.
На форме задачи доступно 3 перехода:
- Сохранить — информация о заявках будет сохранена в карточку закупки, прием заявок продолжится, задача активируется повторно;
- Завершить прием заявок — информация о заявках будет сохранена в карточку закупки, прием заявок будет завершен. Кнопка недоступна до наступления даты, указанной в поле Срок завершения приема заявок;
- Изменить срок приема заявок — на всплывающей форме необходимо указать новый срок завершения приема заявок и причину переноса. Информация о заявках будет сохранена в карточку закупки, задача активируется повторно.
Оценка заявок участников
Задача поступает каждому сотруднику, входящему в состав конкурсной комиссии, определенной на этапе создания закупки. На форме задачи необходимо указать оценку по каждому лоту и критерию в столбце Оценка. Оценка выставляется по балльной системе, где 100 — максимальный балл. После проставления всех оценок необходимо в правом верхнем углу формы задачи нажать кнопку Рассчитать общий балл. Общий балл по участнику рассчитывается автоматически по формуле исходя из веса критерия и выставленной оценки. Для завершения задачи нажмите кнопку Готово в левом нижнем углу формы.
Подведение итогов
После завершения задач по оценке участников всеми сотрудниками, входящими в состав конкурсной комиссии, ответственному за проведение закупки поступает задача подведения итогов закупки. Общий балл участника по каждому лоту рассчитывается автоматически по формуле на основании оценок всех участников конкурсной комиссии. Победитель по лоту определяется автоматически — участник, набравший максимальный балл по всем критериям.
Протокол определения победителя формируется автоматически по шаблону также на основании оценок участников конкурсной комиссии.
После выполнения задачи сформированный протокол направляется на согласование председателю конкурсной комиссии. Председатель конкурсной комиссии подписывает протокол с использованием электронной подписи. Подробнее об использовании электронной подписи читайте в статье «Электронная подпись в приложениях».
Исполнители каждой задачи определяются исходя из настроек, указанных в справочнике Настройки работы по закупочной процедуре, и могут быть изменены в ходе процесса. Все шаги процесса и текущие задачи отображаются в карточке закупки.
Все документы и объекты, создаваемые на этапах процесса, сохраняются в карточку закупки.
Вы можете дорабатывать процессы в соответствии с регламентами вашей компании. Например, изменить настройки запуска, добавить или удалить операции, участников, и т. д. Подробнее об этом читайте в разделе «Адаптация решения под ваши потребности».
Другие приложения решения
Решение Управление закупками предусматривает работу со следующими типами закупок:
- Конкурс;
- Аукцион;
- Запрос котировок;
- Закупка у единственного поставщика;
- Малая закупка (Приобретение по счету).
Работа с данными закупками выстраивается так же, как и в случае закупки Запрос предложений. Особенности отражены в инструкциях на формах конкретных задач.