В каждом аккаунте в ELMA365 можно настроить интеграцию с одним адресом электронной почты. Чтобы подключить почтовый ящик, выполните следующие действия:
- Откройте окно настроек профиля пользователя. Это можно сделать несколькими способами:
- перейдите в раздел Почта в левом меню и нажмите кнопку Подключить почту в центре страницы;
- нажмите на ссылку с вашим именем в правом верхнем углу любой страницы системы, выберите пункт Настройки. В открывшемся окне перейдите на вкладку Почта.
- Заполните поля в блоке Настройки подключения:
- Сервис* — укажите почтовый сервис, выбрав из списка:
- наименование стандартного сервиса: Gmail, Mail, Yandex, Rambler, Yahoo, Outlook, Office365;
- наименование почты с пользовательским доменом, если администратор настроил параметры сервера корпоративной почты;
- опцию Другой, чтобы настроить подключение почты с корпоративным доменом с помощью протоколов SMTP и IMAP. В этом случае в полях Логин* и Пароль* укажите логин и пароль подключаемого сервера SMTP и IMAP, которые можно запросить у администратора сервера.
Список доступных опций зависит от настроек сервисов, установленных администратором системы;
- Авторизация по OAuth2 — для подключения почтового ящика к разделу Почта можно использовать авторизацию через OAuth2. В этом случае передавать пароль от почты на стороне ELMA365 не требуется. Достаточно ввести электронный адрес в полях E‑mail* и Логин*, затем указать почтовый сервис и авторизоваться в нём. Это обеспечивает простоту интеграции и дополнительную безопасность ваших учётных данных.
Включение авторизации по OAuth2 доступно, если в компании настроен модуль для авторизации в почтовом сервисе. Подробнее читайте в статье «Пользовательский модуль OAuth2 для авторизации через сторонние сервисы».
- Логин* — если вы выбрали стандартный почтовый сервис, введите логин вашей электронной почты;
- Пароль* — если вы выбрали стандартный почтовый сервис, укажите пароль от вашей почты.
Обратите внимание, в настройках некоторых почтовых сервисов необходимо дополнительно разрешить доступ к почтовому ящику по протоколу IMAP.
Настройки доступа по протоколу на примере сервиса Yandex
Для сервиса Yandex перейдите в раздел Все настройки > Почтовые программы. Включите опции С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP и Пароли приложений и OAuth-токены. Сохраните настройки. После этого необходимо сгенерировать специальный пароль для приложения. Это нужно, чтобы обезопасить учётную запись и не сообщать сторонним сервисам основной пароль от аккаунта. Подробнее об этом читайте в документации от Yandex в статье «Пароли приложений». Для создания пароля перейдите в Управление аккаунтом и в разделе Пароли и авторизации выберите Включить пароли приложений. Введите пароль от аккаунта, чтобы подтвердить действие, и нажмите Создать новый пароль. Укажите тип приложения Почта, затем введите название приложения, например, ELMA365, и нажмите Создать. В открывшемся окне скопируйте сгенерированный пароль для приложения. После создания пароля приложения вернитесь в интерфейс ELMA365 и в окне подключения электронной почты введите сгенерированный пароль приложения в поле Пароль*. |
- В блоке Настройка подписи укажите подпись, которая будет отображаться в исходящих письмах.
В дальнейшем вы можете в любое время перейти в Настройки пользователя > Почта и изменить подпись.
- В блоке Настройка оповещений о новых письмах вы можете управлять всплывающими уведомлениями о входящих письмах. Для этого выберите опцию из выпадающего списка: Оповещать, Не оповещать.
Чтобы уведомления о новых письмах из ELMA365 не приходили на ваш телефон, включите опцию Изменить настройки для мобильного приложения и выберите Не оповещать.
В всплывающих оповещениях показаны автор и тема нового письма. Нажав на уведомление, вы сможете быстро перейти к странице письма.
- В блоке Настройка использования почты в бизнес-процессах включите опцию, чтобы разрешить отправку писем в ходе процесса с подключённого электронного адреса.
Тогда в настройках элемента Отправка личного email на схеме процесса можно указать вас в качестве отправителя. Клиенты будут получать письма от вашего имени, а отправленные сообщения сохранятся в почтовом сервисе и отобразятся в разделе Почта.
При использовании OAuth2 нажмите Авторизоваться и выберите из списка почтовый сервис, который указали в настройках. В открывшемся окне войдите в аккаунт, используя свои учётные данные.
Ваша электронная почта синхронизируется с почтовым клиентом. В раздел Почта загрузятся последние 50 входящих писем, чтобы вы смогли начать работу.
Восстановить разорванное соединение
Если соединение, установленное с IMAP-сервером, по какой-либо причине разорвётся, рядом с названием почтового аккаунта появится предупреждение о необходимости повторно сохранить настройки. Рядом будет доступна кнопка Переподключить. При нажатии на неё откроется страница c настройками почты. Нажмите Сохранить для того, чтобы восстановить соединение. Дополнительно можно внести изменения в настройки, если это необходимо.
Удалить подключённую почту
Вы можете отключить и сменить аккаунт подключённого почтового сервиса. Все импортированные письма удалятся из раздела. Обратите внимание, если вы связали письмо с приложением, оно будет отображаться на карточке элемента даже после удаления почтового аккаунта. Таким образом, контекст переписки сохранится, но перейти к письмам будет нельзя.
Чтобы отключить электронный адрес, перейдите в настройки профиля пользователя и выберите пункт Почта. На нижней панели открывшегося окна нажмите кнопку Удалить аккаунт. Почта будет отключена от профиля пользователя, и вы сможете привязать другой аккаунт, как описано выше.