После того как вы загрузили новые активы в компанию, их нужно поставить на учёт. Для этого в решении Управление ТМЦ используется преднастроенный бизнес-процесс Регистрация.
Он состоит из следующих этапов:
- Ответственный сотрудник, например из административно-хозяйственного отдела, заполняет данные об активе и назначает работника, который поставит оборудование на учёт.
- Если регистрируется несколько активов, после заполнения первичных данных ответственный сотрудник получает задачу внести информацию о гарантийном обслуживании.
- На основании внесённых данных автоматически формируется акт передачи актива. Работник, назначенный ответственным за регистрацию, подписывает акт у материально ответственного лица и таким образом подтверждает постановку актива на учёт.
- Зарегистрированный актив поступает на этап Хранение и получает статус Доступен к выдаче. Его можно передавать пользователям для работы.
Отслеживать исполнение процессных задач можно на главной странице раздела Управление ТМЦ на вкладке Задачи > Регистрация.
Шаг 1. Заполнить данные об активе для регистрации
- Запустите процесс регистрации:
- чтобы зарегистрировать отдельно каждый актив, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Активы. Откройте карточку актива и на боковой панели нажмите кнопку + Действие, выберите Регистрация;
- чтобы поставить на учёт несколько активов, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Главная страница и нажмите кнопку Действие, выберите Регистрация.
- Заполните поля:
- Склад* — выберите склад, где будет храниться оборудование. С этого склада вы будете выдавать актив сотрудникам;
- Причина* — выберите основание для регистрации актива:
- Инвентаризация — используется, если в процессе инвентаризации найдено незарегистрированное оборудование и его нужно поставить на учёт;
- Новое оборудование — приобретённое оборудование нужно принять на хранение;
- Другая — в появившемся поле Описание причины* введите текст основания для регистрации. Например, при переоценке актива или смене юрлица;
- Активы на гарантии — поле отображается, если вы регистрируете актив из его карточки. При регистрации нескольких активов с главной страницы раздела Управление ТМЦ придёт отдельная задача для внесения сведений о гарантии.
Выберите Да, если заключён договор на гарантийное обслуживание актива. Если договора нет или гарантийный срок закончился, выберите Нет;
- Договор на гарантийное обслуживание — поле появляется, если актив находится на гарантии. Выберите файл из справочника Договоры;
- Дата начала гарантии* и Дата окончания гарантии* — поля появляются, если актив на гарантии. Введите даты начала и окончания гарантии;
- Кому назначено* — выберите сотрудника, которому придёт задача зарегистрировать актив;
- Приоритет* — выберите приоритет задачи регистрации актива, чтобы обозначить её срочность для ответственного сотрудника: Низкий, Средний, Высокий, Критичный;
- Описание — введите дополнительную информацию по задаче для сотрудника.
- Нажмите кнопку В работу.
Шаг 2. Ввести данные о гарантийном обслуживании нескольких активов
При регистрации нескольких активов в разделе Управление ТМЦ > Главная страница после заполнения первичных данных вам придёт задача внести информацию о гарантийном обслуживании.
Откройте карточку задачи и заполните данные по гарантии для каждого актива:
- Отметьте актив, для которого есть действующий договор на гарантийное обслуживание.
- В появившемся поле Договор* выберите файл из справочника Договоры.
- Заполните поля Дата начала гарантии* и Дата окончания гарантии*.
- Нажмите Выполнено.
Шаг 3. Подписать акт регистрации актива
Работник, назначенный на первом шаге ответственным за регистрацию, получит задачу оформить постановку актива на учёт.
- Ознакомьтесь с данными для регистрации оборудования в задаче.
- Скачайте сгенерированный файл Акт передачи активов в формате .xlsx. Распечатайте и подпишите его у сотрудника, материально ответственного за оборудование в компании, например, у начальника склада.
- Прикрепите подписанный акт в поле Скан акта приема-передачи*.
- В поле МОЛ* укажите материально ответственного сотрудника, у которого вы подписали акт.
- Нажмите кнопку Выполнено.
Если данные об активе неверны, закройте задачу, нажав кнопку Отказ и оставив комментарий для доработки. Чтобы зарегистрировать актив, нужно запустить процесс повторно.
По завершении процесса актив будет принят на хранение. Ему присвоится инвентарный номер, который отобразится в карточке актива на вкладке Инвентаризация. Вы сможете выдать оборудование сотрудникам для работы.