Управление договорами

Решение Управление договорами предназначено для организации хранения, регистрации и поиска документов, а также их движения при помощи бизнес-процессов.

Решение позволяет автоматизировать работу с договорной документацией на предприятиях и организовать полный цикл формирования и обработки расходных и доходных договоров, дополнительных соглашений, актов и счетов.

Решение позволяет начать работу в системе и адаптировать документооборот под особенности вашей компании по ходу эксплуатации. Решение гарантирует, что все важные данные точно попадут в систему и документы будут отправлены в срок.

Решение включает в себя следующие приложения и процессы:

Приложение

Бизнес-процессы в приложении

Доходный договор

Заключение доходного договора (с подпроцессами: Отправка бумажной версии и Отправка договора через Диадок).

Уведомление об истечении срока доходного договора.

Исходящий акт

Создание акта (с подпроцессами: Отправка бумажной версии акта и Отправка акта через Диадок).

Исходящий счет

Формирование счета (с подпроцессом Отправка счета через Диадок).

Расходный договор

Обработка расходного договора.

Обработка расходного договора из Диадок.

Входящий акт

Обработка входящего акта.

Обработка входящего акта из Диадок.

Входящий счет

Обработка входящего счета.

Дополнительные соглашения

Прохождение дополнительного соглашения.

Тип договора

Без бизнес-процесса.

Компании в разделе CRM

Без бизнес-процесса. Для удобства в приложении изменена форма и добавлены поля.

Мои юридические лица в разделе Системные справочники

Без бизнес-процесса. Для удобства в приложении изменена форма и добавлены поля.

Первичная настройка решения

  1. Импортируйте готовое решение из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365.
  2. Настройте группы и роли пользователей в разделе и приложениях.

cm7 

Роли и группы используются:

    • для ограничения видимости раздела;
    • при настройке доступа к приложениям;
    • для определения участников бизнес-процессов.

По умолчанию у всех пользователей системы есть доступ к данному разделу и ко всем приложениям, входящим в его состав. Доступ можно ограничивать на уровне приложений. Например, все пользователи смогут просматривать файлы, хранящиеся в приложении Доходные договоры, но редактировать и создавать их смогут только определенные сотрудники. Подробнее об этом читайте в статье «Настройка доступа».

  1. Перейдите в раздел Администрирование > Номенклатура и настройте места регистрации.
  2. Настройте регистрацию в приложениях Доходный договор и Расходный договор.

начало внимание

Без настроек номенклатуры и регистрации у вас будет возможность вводить номера документов вручную, но они не будут попадать в журнал регистрации.

конец внимание

  1. Для использования функций поиска компании по ИНН или по названию необходимо зарегистрировать учетную запись DaData, а также в настройках в разделе CRM указать API-ключ из личного кабинета. Это настройка не является обязательной и может быть пропущена.
    • Перейдите в раздел CRM.
    • Нажмите на значок шестеренки рядом с названием приложения Компании.
    • В меню выберите пункт Настройки Приложения.
    • Нажмите на ссылку Дополнительные параметры.
    • Наведите курсор на параметр API-ключ DaData и нажмите на значок карандаша.
    • В появившемся окне введите API-ключ, скопированный на сайте DaData.
    • Сохраните настройки.

cm1

  1. В решении используются приложения, в которых хранятся данные для работы с договорами, актами и счетами. К таким данным можно отнести реквизиты вашей компании и контрагентов, типы договоров и т. д. К моменту заключения договора, составления акта или выставления счета эта информация должна находится в системе. Поэтому перед началом работы с решением следует занести её в соответствующие приложения: Компании, Мои юридические лица, Тип договора. Вы можете пропустить этот этап, однако в таком случае данные потребуется указать при создании каждого договора, акта или счета. Реквизиты, названия, ИНН и т. д. достаточно ввести единожды и сохранить их на карточках соответствующих приложений, чтобы в дальнейшем они автоматически добавлялись в шаблоны исходящих договоров, в задачи, назначаемые пользователям и т. д. Для добавления данных в приложения Компании, Мои юридические лица, Типы договора:
    • Перейдите на страницу нужного приложения.
    • В правом верхнем углу нажмите кнопку создания элемента приложения. Откроется окно с полями, которые следует заполнить, чтобы создать запись о контрагенте, вашем юридическом лице или типе договора.
    • Сохраните введенные данные.

Особенности приложений Компании, Мои юридические лица, Типы договора приводятся ниже.

Приложение «Компании» из раздела «CRM»

Если на шаге 5 вы подключили сервис DaData, то при создании новой компании применятся функции, которые позволят значительно сэкономить время и минимизировать влияние человеческого фактора при заполнении карточки:

  • при выборе контрагента из выпадающего списка в поле Поиск по названию автоматически заполняется его ИНН;
  • при заполнении ИНН контрагента автоматически указываются его основные реквизиты: краткое наименование, юридическое название, юридический адрес, ОРГН, КПП.

Название компании, введенное вручную, также автоматически указывается в поле Юридическое название.

Юридический адрес автоматически дублируется в полях Почтовый адрес и Фактический адрес.

Все поля на форме, отмеченные красной звёздочкой *, обязательны для заполнения.  

Если вы хотите добавить на форму дополнительные поля или скрыть часть существующих, перейдите в Настройки формы.

cm8

Приложение «Мои юридические лица» из раздела «Системные справочники»

Карточка приложения Мои юридические лица в разделе Системные справочники аналогична карточке компании-контрагента, с той разницей, что подписант со стороны нашей компании выбирается из справочника сотрудников — пользователей системы. Именно этому сотруднику поступают задачи по подписанию документов в ходе бизнес-процессов.

cm9

Приложение «Тип договора»

Приложение Тип договора позволяет создавать типы договоров с произвольными названиями, например, «поставки», «оказания услуг», «лицензионный». Это название указывается при генерации договора данного типа по шаблону в шапке договора.

При создании типа договора требуется указать, к какой категории он относится: расходные или доходные договоры. На форме создания карточки доходного договора при указании его типа к выбору будут доступны только типы категории Доходный, что упростит заполнение карточки.

В поле Предмет договора указывается текст, который будет подставлен в раздел Предмет договора при генерации договора данного типа по шаблону.

В поле Дополнительные согласующие помимо непосредственного руководителя инициатора и подписанта указываются пользователи системы, с которыми необходимо согласовать заключение договора данного типа, например: с юристом, финансовым контролером, бухгалтером. Дополнительный согласующий может понадобиться в случаях, когда заключение договора связано с несколькими подразделениями и первый согласующий, т. е. руководитель инициатора, не может принять решения в одиночку. В бизнес-процессе Заключение доходного договора эти пользователи будут исполнять задачу согласования договора в зоне ответственности Дополнительные согласующие. Если нет необходимости согласовывать договор определенного типа с кем-то помимо непосредственного руководителя инициатора согласования договора, т. е. автора карточки договора, оставьте это поле пустым.

cm10

Более подробно о работе с решением читайте в следующих статьях: