Решение ОРД (организационно-распорядительные документы) предназначено для организации полного цикла формирования, обработки и хранения приказов и локально‑нормативных актов (ЛНА) компании.
Решение позволяет обрабатывать и регистрировать приказы, оформленные как в бумажном виде, так и в электронном, с возможностью использования электронной подписи.
Также вы можете адаптировать преднастроенные процессы под особенности вашей компании по ходу эксплуатации.
Решение включает в себя раздел ОРД, в состав которого входят следующие приложения и процессы:
Приложение |
Бизнес-процессы в приложении |
Приказы |
Оформление приказа (с подпроцессом Исполнение приказа) |
Реестр приказов |
Без бизнес-процесса |
Локально-нормативные акты |
Оформление ЛНА |
Изменения к ЛНА |
Оформление изменений |
Шаблоны приказов |
Без бизнес-процесса |
Мои юридические лица в разделе Системные справочники |
Без бизнес-процесса |
Установка и настройка решения доступна пользователям, включённым в группу Администраторы.
Установка и первичная настройка бизнес-решения «ОРД»
- Импортируйте готовый раздел из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365.
- Настройте группы и роли пользователей в разделе и приложениях.
Роли и группы используются:
- для ограничения видимости раздела;
- для настройки доступа к приложениям;
- для определения участников бизнес-процессов.
По умолчанию у всех пользователей системы есть доступ к данному разделу и ко всем приложениям, входящим в его состав. Доступ можно ограничивать на уровне приложений. Например, все пользователи смогут создавать и просматривать файлы, хранящиеся в приложении Приказы, но редактировать и удалять их смогут только определённые сотрудники. Подробнее об этом читайте в статье «Доступ к данным приложения».
- Перейдите в раздел Администрирование > Номенклатура дел и настройте места регистрации.
- Настройте регистрацию в приложении Приказы.
Начало внимание
Без настроек номенклатуры и регистрации у вас будет возможность вводить номера документов вручную, но они не будут попадать в журнал регистрации.
Конец внимание
- Укажите в настройках раздела, используется ли в вашей компании электронная подпись:
- нажмите на значок шестеренки рядом с названием раздела ОРД;
- в открывшемся меню выберите Дополнительные параметры;
- наведите курсор на параметр Использование электронной подписи и нажмите на появившийся значок карандаша;
- в появившемся окне выберите нужный вариант ответа;
- сохраните настройки, нажав на галочку.
Подробнее об этом читайте в статье «Электронная подпись в приложениях».
- Заполните информацию в приложениях: Мои юридические лица, Шаблоны приказов.
К моменту оформления приказа или согласования локально-нормативного акта информация о ваших юридических лицах должна находиться в системе. Вы можете пропустить этот этап, однако в таком случае данные потребуется указывать при создании каждого документа.
Приложение Шаблоны приказов позволяет единожды внести данные типовых приказов, чтобы в дальнейшем не заполнять их вручную.
Реквизиты, названия, согласующих и т. д. достаточно ввести один раз и сохранить их на карточках соответствующих приложений, чтобы в дальнейшем они автоматически добавлялись в шаблоны приказов, в задачи, назначаемые пользователям и т. д.
Для добавления данных в приложения Мои юридические лица и Шаблоны приказов:
- перейдите на страницу нужного приложения;
- в правом верхнем углу нажмите кнопку создания элемента приложения. Откроется окно с полями, которые следует заполнить, чтобы создать запись о вашем юридическом лице или шаблоне приказа;
- сохраните введённые данные.
Особенности приложений Мои юридические лица и Шаблоны приказов приводятся ниже.
Заполнение приложения «Мои юридические лица» из раздела «Системные справочники»
Заполните информацию о своих юридических лицах.
Все поля на форме, отмеченные красной звёздочкой *, обязательны для заполнения.
Если вы хотите добавить на форму дополнительные поля или скрыть часть существующих, перейдите в Настройки формы.
Подробнее читайте в статье «Системные справочники».
Заполнение приложения «Шаблоны приказов»
Приложение Шаблоны приказов позволяет создавать шаблоны приказов с произвольными названиями, например, «Об оплате мобильной связи», «О назначении ответственных по пожарной безопасности», «Об утверждении локально‑нормативных актов».
При создании шаблона требуется указать, к какому типу приказов он относится: по основной деятельности или по административно-хозяйственным вопросам. На форме создания приказа при указании его типа к выбору будут доступны только соответствующие шаблоны, что упростит заполнение карточки.
Остальные поля карточки вы заполняете на свое усмотрение. Данные из них будут автоматически подставляться в поля на форме создания приказа при выборе шаблона.
В поле Согласующие указываются пользователи системы, с которыми, помимо непосредственного руководителя инициатора и подписанта, необходимо согласовать приказ по данному шаблону, например, с юристом, директором по персоналу, бухгалтером. В бизнес‑процессе Оформление приказа эти пользователи будут исполнять задачу согласования приказа в зоне ответственности Согласующие.
Подробнее о работе с разделом читайте в следующих статьях: