Пользователи могут связывать письма из раздела Почта с элементами приложений, чтобы переписка отображалась в их карточках. Например, в карточку сделки менеджер добавляет диалог с клиентом о коммерческих условиях, а юрист — переписку о согласовании договора. Вся эта информация собирается на вкладке Связанные письма. Таким образом, история взаимодействия с клиентом будет доступна всем сотрудникам, у которых есть права на просмотр элемента. Письма сохраняются в карточке даже после отключения электронной почты от профиля пользователя.
начало внимание
Определить, элементы каких приложений будут доступны для выбора при привязке писем, могут только администраторы системы.
конец внимание
Способы привязки писем
В системе существует два способа привязки писем к элементам приложений:
Настройте список приложений, элементы которых можно связывать с письмами. Чтобы отображать переписку, добавьте на формы этих приложений виджет Связанные письма. По умолчанию в список включены приложения Лиды и Сделки, их формы изменять не нужно.
После этого пользователь на странице письма может выбрать определённый элемент доступного приложения, чтобы привязать к нему письмо и всю последующую переписку по этой теме. Сотрудник также может разорвать установленную связь с элементом и не показывать в его карточке новые письма, а также убрать уже прикреплённые сообщения.
Включите опцию автоматической привязки писем к элементам приложения Контакты. Тогда электронная почта в письме сравнивается с адресом, указанным в карточках контактов в поле Рабочая почта. При совпадении адресов письмо и последующая переписка автоматически привяжутся к этому контакту. Пользователи могут их увидеть:
- в карточке контакта на отдельной вкладке;
- в элементе любого приложения, где указан этот контакт и размещён виджет Связанные письма. Например, по умолчанию письма могут отобразиться в лидах и сделках, если пользователи заполняют в них информацию о контактных лицах.
Все новые письма по контакту будут сохраняться в его карточке и в элементах, где он упоминается, пока вы не отключите автоматическую привязку в настройках. На странице входящего или отправленного письма пользователи могут разорвать связь с карточкой контакта.
Способы можно комбинировать. Например, в настройках добавить в список приложение Заказы и включить автоматическую привязку по контакту. Тогда пользователь на странице письма сможет выбрать определённый заказ и связать с ним письмо вручную, а также переписка отобразится в карточке контакта.
Если нужно ограничить видимость переписки, настройте только ручной способ привязки писем к элементам. Тогда пользователи смогут выбирать, какие письма привязывать к элементам приложений, и не отображать конфиденциальную переписку.
Настроить список приложений для связи
По умолчанию для привязки вручную доступны только элементы приложений Лиды и Сделки. Чтобы пользователи могли связывать письма с элементами других приложений, измените список приложений для связи. Для этого:
- Перейдите в раздел Администрирование > Почта > Настройка связей.
- Нажмите + Выберите Приложение и укажите приложение из списка, например Заказы.
В список можно добавить пять различных приложений системы.
- Вы можете передавать в приложение тему письма и его текст, отправителя и адресата, а также вложенные файлы и дату создания. Эти данные будут отображаться в карточке элемента, привязанного к письму. Для этого нажмите Настроить контекст. В открывшемся окне сопоставьте свойства письма с полями приложения. Обратите внимание, сопоставить можно только переменные одного типа. Например, чтобы передать адресата или текст сообщения, в контекст приложения должно быть добавлено поле типа Строка.
- Нажмите кнопку Сохранить.
- Чтобы письма отображались в карточках элементов, используйте виджет Связанные письма. Перейдите в расширенный режим настройки форм приложения и добавьте виджет на форму просмотра. Подробнее о том, как разместить виджет, читайте в статье «Шаблон формы».
После этого пользователи смогут привязывать письма к элементам приложения в разделе Почта. Информация из писем будет переноситься в поля элемента согласно настройкам, а все связанные письма будут видны в карточке элемента. Сотрудники также смогут удалять установленные связи и не отображать конфиденциальные письма в карточках элементов.
Вы можете удалить приложение из списка доступных для связи. Для этого в разделе Администрирование > Почта > Настройка связей нажмите значок корзины. Пользователи не смогут связывать письма с элементами этого приложения. При этом уже имеющиеся связи сохранятся.
Включить автоматическую привязку к контактам
Входящие и исходящие письма могут автоматически связываться с контактами и отображаться в их карточках на вкладке Связанные письма. Если контакт указан в элементе приложения и на его форме просмотра размещён виджет Связанные письма, то переписка контакта тоже будет видна в таком элементе.
Для этого:
- Перейдите в раздел Администрирование > Почта > Настройка связей.
- Включите параметры для автоматической привязки писем:
- Автоматически привязывать входящие письма к Контактам — входящее письмо привяжется к контакту, если электронный адрес отправителя совпадает с адресом в карточке контакта в поле Рабочая почта;
- Автоматически привязывать исходящие письма к Контактам — исходящее письмо привяжется к контакту, если электронный адрес получателя совпадает с адресом в карточке контакта в поле Рабочая почта. Обратите внимание, привязываются только письма, отправленные контактному лицу из раздела Почта.
- Нажмите Сохранить.
После этого в зависимости от выбранных опций полученные или отправленные письма будут автоматически связываться с контактами. Если вы отключите опцию, новые письма перестанут прикрепляться, а старые письма останутся в карточках контактов.
Если у нескольких контактов указан один адрес электронной почты, письмо привязывается к каждому из них. При наличии дублей у контакта связь устанавливается только с основным элементом.
Если в системе нет контакта с указанной электронной почтой, связь с элементом приложения не устанавливается.