Иногда в ходе работы в ELMA365 возникают дубли — элементы приложения с одинаковыми данными. Это могут быть повторяющиеся записи лидов, сделок, компаний и т. д. К примеру, менеджер по продажам завел новую карточку компании, хотя клиент с таким названием уже был создан ранее другим сотрудником.
Чтобы избежать путаницы, в системе предусмотрен инструмент поиска дублей. С его помощью вы можете находить одинаковые записи в приложениях, объединять их и продолжать работу только с одним элементом.
начало внимание
Работа с повторяющимися записями во всех разделах системы становится доступна при активации одного из платных решений CRM, в которые включён поиск дублей. Настраивать условия поиска и обрабатывать дубли смогут только пользователи с лицензией такого решения.
конец внимание
Вычисление повторяющихся записей осуществляется по условиям, заданным в правилах поиска дублей. У проверки на дубли есть два сценария применения:
- Поиск повторяющихся элементов на этапе создания.
При добавлении каждый новый элемент приложения автоматически проверяется на уникальность по активным правилам дублей. Если совпадения в полях обнаружатся, у пользователя есть возможность отменить создание элемента или сохранить его, например, если добавляются разные компании с похожими названиями. В дальнейшем элемент можно отметить дублем в его карточке или на странице настройки дублей.
- Поиск дублей по всем существующим элементам приложения.
Вы можете запустить проверку на дубли по всему приложению. Это удобно в нескольких случаях:
- когда элементы в приложении созданы автоматически. Например, вы настроили веб‑форму на сайте для добавления лидов;
- когда вы импортировали данные, например, базу новых клиентов из таблицы Excel;
- если вы включили другой набор правил или изменили их настройки.
В ELMA365 доступна также настройка обработки объединённых элементов. Для этого можно создать пользовательский модуль и добавить в него обработчик события. С его помощью при каждом объединении дублей, может запускаться заданный скрипт или добавленный бизнес-процесс. Например, в ходе процесса пользователю, ответственному за сделку, отправляется уведомление.
В системном разделе CRM правила определения дублей преднастроены. Для применения их нужно включить. Вы можете отредактировать их, чтобы задать собственные условия для выявления совпадающих записей.
Кроме того, доступно создание пользовательских правил для приложений из любого раздела системы.
Преднастроенные правила дублей
Чтобы просмотреть список правил и включить их, напротив названия раздела CRM нажмите значок шестерёнки и выберите пункт Настройка дублей. В системе преднастроены правила для поиска похожих элементов в приложениях Лиды, Сделки, Компании и Контакты:
- Лиды — дубли можно искать:
- среди элементов внутри приложения;
- между элементами приложений Лиды и Сделки;
- между элементами приложений Лиды и Компании.
- Сделки — проверка на дубли может проводиться:
- среди элементов внутри приложения;
- между элементами приложений Сделки и Лиды;
- между элементами приложений Сделки и Компании.
- Компании — элементы сравниваются между собой внутри приложения.
- Контакты — поиск дублей осуществляется среди всех созданных контактов.
По условиям настроенных правил дублями обозначаются:
- для приложений Лиды, Сделки и Компании:
- элементы с похожими названиями;
- элементы, в которых указаны контакты с совпадениями в полях Рабочий телефон и Рабочая почта или с одинаковыми именами.
- для приложения Контакты — элементы с похожими значениями в полях Рабочий телефон и Рабочая почта.
По умолчанию все правила отключены — справа от названия каждого из них отображается статус Не активен. Чтобы включить поиск дублей по заданному правилу, измените его статус на Активен и нажмите кнопку Сохранить внизу страницы.
После этого при добавлении новой записи в приложение, для которого включено правило, элемент будет проверяться на уникальность, и вы увидите оповещение о найденных совпадениях. Кроме того, можно в любой момент запустить проверку на наличие дублей среди всех созданных ранее записей в приложении.
Вы можете изменить преднастроенные правила или создать свои. Подробнее о работе с дублями мы написали в следующих статьях:
- «Создание и настройка правил»;
- «Дополнительные настройки поиска дублей»;
- «Проверка на дубли при создании элемента»;
- «Поиск дублей по всему приложению»;
- «Как отметить элемент дублем».