Приложение Исходящие счета предназначено для создания и хранения счетов, выставляемых контрагентам. В приложении можно генерировать квитанции для оплаты по введённым данным, а также контролировать статусы счетов.
По умолчанию все счета отображаются в виде таблицы, которая содержит название, срок оплаты по договору, дату создания счёта и статус:
- Новый — данные о счёте занесены в систему, но квитанция по счёту ещё не сформирована;
- Ожидает оплаты — квитанция по исходящему счёту сформирована и прикреплена к его карточке;
- Оплачен — исходящий счёт оплачен контрагентом.
В настройках таблицы вы можете выбрать свойства элемента приложения для отображения, а также настроить параметры сортировки данных в таблице.
Создание счёта
После создания планового поступления добавьте в систему исходящий счёт, по которому контрагент сможет произвести оплату. Это можно сделать двумя способами:
- из приложения Исходящие счета;
- с карточки планового поступления на вкладке Счета;
В каждом случае для создания счёта нажмите кнопку +Исходящий счёт. В открывшемся окне заполните поля:
- Блок «Реквизиты счета» — поля блока заполнятся автоматически, если счёт создаётся с карточки планового поступления. Если счёт добавляется из приложения Исходящие счета, заполните поля вручную:
- Контрагент* — клиент из приложения Компании, которому будет выставлен счёт;
- Юридическое название контрагента — поле заполняется автоматически при выборе контрагента. Если в карточке контрагента не указано его юридическое название, вы можете ввести его вручную;
- Основание* — элемент из приложения Основание, по которому будет выставлен счёт;
- Плановое поступление — укажите запланированный платёж, созданный в приложении Реестр поступлений, по которому нужно выставить счёт;
- Наша компания* — укажите компанию из справочника Мои юридические лица, которая выставляет счёт;
- Ответственный — поле заполняется автоматически при выборе основания;
- Блок «Параметры счета»:
- Наименование товара или услуги* — опишите, за что выставляется счёт;
- Сумма* — поле заполняется автоматически при выборе планового поступления. Сумму можно откорректировать;
- Тип валюты* — поле заполняется автоматически в соответствии с настройками валюты. Чтобы изменить валюту, нажмите на значок
и выберите наименование из списка; - Дата счета* — укажите дату создания счёта;
- Срок оплаты по договору* — из раскрывающегося списка выберите срок оплаты по договору в днях;
- Плановая дата оплаты счета — значение для поля рассчитывается автоматически в соответствии с данными, указанными в полях Дата счета и Срок оплаты по договору.
Нажмите кнопку Сохранить.
Созданный счёт отобразится в приложении Исходящие счета, а также в карточке планового поступления на вкладке Счета со статусом Новый.
Формирование квитанции
После создания исходящего счёта откройте его карточку и прикрепите к ней файл, содержащий квитанцию на оплату.
Это можно сделать двумя способами:
- нажать кнопку Сгенерировать счет, чтобы квитанция сформировалась автоматически в соответствии с введёнными данными;
- нажать кнопку Добавить счет, чтобы добавить квитанцию вручную, загрузив файл с компьютера.
Прикреплённая квитанция будет отображаться в карточке элемента на вкладке Счет в виде документа.
После этого счёт перейдёт в статус Ожидает оплаты.
Когда контрагент совершит оплату, ответственный сотрудник должен добавить в раздел фактическое поступление и указать на его форме создания счёт. Статус счёта сменится на Оплачено.
Редактирование счёта
Пользователи с правами на редактирование могут изменить параметры созданных счетов. Для этого откройте карточку счёта и нажмите кнопку Редактировать.
Можно изменить все параметры счёта, которые были введены при его создании.
Обратите внимание, прикреплённая к карточке квитанция не обновляется при изменении счёта. Чтобы добавить актуальную версию квитанции, скачайте и отредактируйте файл вручную, а затем добавьте новую версию квитанции в карточку счёта.