Важно организовать рабочий процесс так, чтобы работа не простаивала, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте, например, находится в отпуске, на обучении или в командировке. Для этого в системе предусмотрены уведомления об отсутствии и механизм замещения.
Предположим, бухгалтер компании уходит в отпуск. Он запускает процесс Заявление на отпуск. В рамках процесса администратор может выбрать тип замещения: проинформировать пользователей об отсутствии бухгалтера или назначить замещающего, чтобы другие сотрудники знали, к кому обратиться по рабочим вопросам.
Типы замещений
В ELMA365 существует три типа замещения, которые отличаются набором передаваемых прав:
- Информирование — используется, когда нужно просто показать пользователям, что сотрудник отсутствует. Для этого типа указывать замещающего необязательно. Например, когда решение текущих вопросов может подождать или некому передать дела.
Если замещающий всё-таки указывается, то он сможет решать текущие вопросы, но не будет иметь доступа к задачам, приложениям или документам отсутствующего сотрудника.
- Переназначение задач — при выборе этого типа сохраняется функция информирования. В дополнение замещающему будут делегированы все новые задачи, которые пользователи назначают в системе в период замещения, а также задачи и оповещения из бизнес-процессов. Чтобы делегировать замещающему задачи, назначенные до даты начала замещения, используйте опцию Переназначить активные задачи.
Рассмотрим пример. В рамках процесса сотрудник отправляет документ на согласование руководителю, после чего уезжает в срочную командировку. Руководитель возвращает документ на доработку. Согласно процессу задача доработать документ должна прийти уехавшему сотруднику. Однако, так как было настроено замещение с переназначением задач, задача приходит замещающему его коллеге. Он дорабатывает документ от своего имени и снова отправляет его на согласование, не задерживая рабочий процесс.
- Полная передача прав — этот тип замещения включает в себя оба предыдущих. В дополнение замещающий временно получает доступ к объектам системы, доступным отсутствующему сотруднику: документам, файлам, разделам и приложениям. Он также сможет увидеть события отсутствующего сотрудника, если ему придёт оповещение или задача со ссылкой на это событие. Исключение составляет раздел Мой отдел, доступ к которому не передаётся.
Обратите внимание, даже при выборе этого типа замещения сотрудник, который заменяет администратора системы, но не входит в группу Администраторы, не получит доступ к разделу Администрирование, настройкам разделов и приложений и т. д.
Рассмотрим пример. Подошла дата расчёта с контрагентами, а главный бухгалтер ушел на больничный. Был назначен замещающий — бухгалтер по зарплате. У бухгалтера по зарплате нет доступа к приложениям Платежи и Контрагенты, необходимым для того, чтобы провести расчёты. Однако, так как при замещении был выбран типа Полная передача прав, временный доступ к этим приложениям у него появился автоматически. Теперь он сможет провести все нужные платежи вовремя, не ожидая, когда главный бухгалтер выйдет с больничного.
При выборе типа замещения мы рекомендуем руководствоваться оргструктурой и внутренними правилами компании.
Создать замещение
Перейдите в раздел Администрирование > Компания > Замещения.
начало внимание
Просматривать, настраивать, редактировать и удалять замещения могут только пользователи, включённые в группу Администраторы.
конец внимание
На открывшейся странице показаны все текущие замещения.
Чтобы добавить новое замещение:
- В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку +Замещение;
- Заполните форму:
- Тип — выберите тип замещения в зависимости от того, какие права вы хотите назначить замещающему;
- Отсутствующий* — укажите сотрудника, который будет отсутствовать;
- Замещающий* — укажите замещающего пользователя.
Для типа Информирование указывать замещающего необязательно.
- Дата начала* и Дата окончания* — установите время начала и окончания замещения. Период замещения не ограничен и может длиться как один час, так и больше года, например, если сотрудник находится в длительной командировке.
- Настройте опции переназначения задач:
- Переназначить активные задачи — включите опцию, чтобы назначить замещающему все задачи отсутствующего сотрудника, которые поставлены ему до даты начала замещения;
- Переназначить задачи по завершении замещения — выберите Да, чтобы по окончании периода замещения все задачи снова вернулись замещаемому.
Данные опции недоступны, если выбран тип замещения Информирование.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Настроить оповещение об отсутствии
По умолчанию пользователи видят информацию об отсутствии их коллеги только с того момента, когда замещение уже началось. Но вы можете настроить предупреждение заранее, чтобы они успели решить срочные вопросы с нужным сотрудником.
В этом случае нужно указать, за сколько дней информация о предстоящем отсутствии должна появиться в системе.
Для этого откройте страницу со списком замещений и в правом верхнем углу нажмите на Настройки .
В открывшемся окне укажите нужное количество дней.
Обратите внимание, эта настройка применяется ко всем предстоящим замещениям.
Работа с замещениями
Вы можете просматривать, редактировать, удалять или прерывать замещения.
Просмотреть замещение
Раздел Администрирование > Замещения настроен иерархический справочник, благодаря которому удобно просматривать и находить нужные замещения:
- Текущие — все действующие на данный момент замещения;
- В плане — все запланированные, но еще не начавшиеся замещения;
- Архив — все завершившиеся и прерванные замещения;
- Все — все созданные замещения.
Вы можете посмотреть всю информацию о замещении, открыв его карточку. Для этого выберите замещение в списке и нажмите на его название.
Изменить или удалить замещение
Действующее или ещё не начавшееся замещение можно изменить. Для этого откройте его карточку и нажмите кнопку Редактировать.
Обратите внимание, если замещение ещё не наступило, вы можете изменить пользователей, тип замещения, время начала и окончания.
У замещения, которое уже началось, изменить можно только дату или время окончания.
В этом же окне вы можете удалить ещё не начавшееся замещение или прервать текущее, нажав на кнопку Удалить или Прервать.
Замещение в интерфейсе системы
Рассмотрим, как пользователи видят действующее замещение в интерфейсе системы. Когда сотрудник отсутствует, рядом с его именем появляется надпись с указанием времени отсутствия. Если был назначен замещающий, то в плашке есть ссылка на этого работника.
Например, информационная плашка при создании и просмотре задачи, события и в разделе Мой отдел:
В сообщениях и групповых чатах имя отсутствующего так же подсвечивается. Нажав на него, можно посмотреть информацию о сотруднике и увидеть, до какого числа он отсутствует, кто его замещает.
Если отсутствующий сотрудник состоит в групповом чате, а замещающего там нет, то другие участники легко смогут его туда добавить, нажав на три точки рядом с именем отсутствующего.
Список всех отсутствующих на текущий день сотрудников можно посмотреть в разделе Компания на вкладке График отсутствий. Там же на вкладке Мои замещения вы увидите, кого вы замещаете на данный момент.
