Раздел Совещания на портале СЭД предназначен для организации планёрок и деловых встреч. Он автоматизирует:
- оповещение участников совещания;
- сбор вопросов для рассмотрения от сотрудников;
- генерацию и согласование повестки;
- голосование по вопросам;
- назначение поручений по принятым решениям;
- генерацию и утверждение протокола.
Этапы проведения совещания
- Сотрудник создаёт совещание, указывая секретаря, председателя и участников.
- Участники добавляют вопросы для рассмотрения.
- Опционально на основании вопросов генерируется файл повестки. Его проверяет секретарь и утверждает председатель совещания.
- В срок, установленный при первичной настройке решения, участники получают уведомления о приближении времени совещания.
- Когда участники в сборе, секретарь или председатель начинает совещание.
- По ходу обсуждения вопросов секретарь или председатель заносят принятые решения в карточку совещания.
- Секретарь или председатель завершает совещание, указывая необходимость формирования протокола.
- Если протокол требуется, он автоматически генерируется на основе принятых решений. Его проверяет секретарь.
- Если по вопросам совещания проводилось электронное голосование, протокол отправляется на согласование сотрудникам, которые принимали решения.
- Председатель утверждает протокол.
- Участникам совещания приходит задача ознакомиться с протоколом.
В статье описана организация совещаний на портале СЭД. Если вы работаете из интерфейса ELMA365, действия выполняются схожим образом.
Создание совещания
- На портале СЭД перейдите на страницу Совещания.
- Нажмите в правом верхнем углу + Совещание.
- Заполните основную информацию о совещании:
- Вид совещания — чтобы поля в карточке заполнились автоматически на основе преднастроенного вида совещания, выберите вариант из списка, например Оперативное совещание бухгалтерии или Квартальный отчёт. Вы также можете добавить новый вид совещания, нажав + Создать;
- Тема совещания* — введите название совещания в календаре;
- Примечания — оставьте комментарий по совещанию, который отобразится в его карточке;
- Наша компания — выберите юридическое лицо, по вопросам которого нужно организовать совещание, или добавьте его, нажав + Создать;
- Форма проведения* — выберите, как проводится совещание: очно или заочно;
- Ссылка на подключение — для заочной формы проведения совещания укажите ссылку на онлайн-конференцию;
- Переговорная* — для очной формы проведения выберите переговорную комнату или добавьте её, нажав + Создать;
- Дата начала*, Дата окончания* — укажите дату и время совещания.
- В блоке Участники выберите:
- секретаря — сотрудника, ответственного за формирование повестки и протокола совещания;
- председателя — ответственного за проведение совещания и финальное утверждение протокола;
- участников совещания.
- В блоке Организация совещания:
- укажите, как подаются вопросы к совещанию:
- Заранее — перед совещанием формируется повестка.
Вы можете включить сбор вопросов от участников и указать срок их добавления. Если отправка запроса участникам не предусмотрена, вопросы к совещанию подготовит секретарь;
- Свободная подача вопросов — повестка по умолчанию не формируется.
Участники совещания добавят вопросы для рассмотрения в свободном порядке. При необходимости секретарь или председатель совещания запустят формирование повестки вручную.
- настройте планирование встреч в поле Запланировать следующие совещания*:
- Не требуется — выберите опцию, если повторные встречи не планируются;
- Запланировать — для регулярных совещаний выберите эту опцию, чтобы автоматически добавить в календарь следующие события. В появившихся полях укажите периодичность и дату завершения, а также настройте перенос совещания с нерабочих дней.
- В блоке Голосование по результатам совещания настройте необходимость голосовать за решения в электронной форме. При включённой опции отобразятся дополнительные поля:
- Провести электронное голосование — укажите, как принимается решение: по всем вопросам повестки одновременно или по каждому в отдельности;
- Голосовать будут все Участники совещания — определите, кто голосует по вопросам: все участники совещания или выбранные на форме сотрудники.
- Нажмите Сохранить.
Встреча отобразится в календаре на странице портала СЭД Совещания. Обратите внимание, если при её создании вы настроили автоматическое планирование следующих событий, добавится не более 15 записей. Последующие совещания нужно создать вручную.
В карточке совещания можно отслеживать его статус.
Редактирование совещания и планирование следующей встречи
Открыв карточку события и перейдя на вкладку Параметры совещания, секретарь или председатель встречи может:
- отредактировать данные — в блоке с нужными полями нажмите кнопку со значком карандаша, например Изменить состав участников. После сохранения информации всем участникам придёт оповещение в ленту на портале СЭД;
- запланировать связанную встречу — в блоке Организация совещания нажмите +Запланировать следующее совещание. Новое событие отобразится на боковой панели текущего в поле Следующее совещание.
Отмена совещания
Автору, секретарю и председателю встречи в её карточке доступна кнопка Отменить совещание. Если вопросы для рассмотрения уже добавлены, вам назначится задача принять решение по ним: отклонить или привязать к другому совещанию.
Добавление вопросов для рассмотрения
- К запланированному совещанию.
Это можно сделать:
- с карточки совещания — если включён сбор вопросов от участников, им назначается задача добавить вопросы по теме совещания. В ином случае они получают уведомление о предстоящем совещании и могут подавать вопросы в свободном порядке.
Сотрудник переходит из задачи или уведомления в карточку совещания и добавляет тему для рассмотрения, нажав +Вопрос.
Если повестка совещания формируется заранее, то время подачи вопросов ограничено. Участники увидят крайний срок в задаче;
- со страницы Совещания > Вопросы — сотрудник нажимает + Вопрос и указывает совещание, к которому относится тема для обсуждения.
- Без привязки к совещанию.
Сотрудники добавляют вопросы для будущих обсуждений со страницы Совещания > Вопросы, не указывая для вопроса определённую встречу.
Тогда пользователю, назначенному на роль Секретарь совещаний, ставится задача выбрать подходящее совещание для вопроса или отклонить его.
Отследить обработку своего вопроса можно по его статусу на странице Совещания > Вопросы:
- Не запланировано — вопрос не привязан к совещанию;
- Ожидает включения в повестку — для вопроса указано совещание, повестка ещё не сформирована;
- Включен в повестку — вопрос добавлен в повестку совещания;
- Ожидает решения — вопрос на рассмотрении в рамках совещания;
- Решен — по вопросу принято решение;
- Отложен — решение вопроса перенесено с указанием совещания, на котором он будет рассматриваться повторно;
- Отклонен — сотрудник с ролью Секретарь совещаний отклонил вопрос.
Формирование повестки
Генерация повестки настраивается при создании совещания:
- Заранее — перед совещанием автоматически создаётся файл повестки, и секретарю назначается задача проверить список вопросов;
- Свободная подача вопросов — повестка не формируется автоматически. Секретарь или председатель совещания могут запустить её генерацию вручную, нажав в карточке встречи кнопку Сформировать повестку.
Рассмотрим, как происходит создание повестки:
- Если к моменту формирования повестки в карточке совещания нет вопросов, то секретарю приходит задача добавить вопросы для рассмотрения.
- Автоматически генерируется файл повестки, и секретарю совещания ставится задача проверить его.
- Повестка направляется на согласование председателю. Он может отправить повестку на доработку секретарю.
- Участникам совещания отправляется оповещение о том, что повестка утверждена.
- Если список вопросов в повестке необходимо отредактировать, секретарь или председатель совещания нажимает в его карточке кнопку Внести изменения в повестку. Файл повестки генерируется повторно, отправляется на проверку и согласование.
Проведение совещания
- Перед началом совещания участникам направляется оповещение.
- Когда все участники в сборе, секретарь или председатель встречи переходит на страницу Совещания, открывает её карточку и нажимает на нижней панели Начать совещание.
- По ходу обсуждения вопросов секретарь или председатель заносят принятые решения на вкладке Вопросы совещания, нажимая на кнопки напротив них:
- Отправить на голосование — если нужно провести электронное голосование по вопросу;
- Ввести решение — если окончательное решение по вопросу принято;
- Отложить вопрос — если вопрос нельзя решить на текущем совещании;
- Отклонить вопрос — если вопрос не рассматривается.
- Чтобы назначить по вопросу поручение, секретарь или председатель переходят в карточку вопроса и добавляют его на вкладке Задачи.
Завершение совещания
- Секретарь или председатель нажимает в карточке встречи кнопку Завершить совещание.
- В открывшемся окне он указывает необходимость формирования протокола с результатами совещания.
- Если не по всем вопросам совещания принято решение, появится оповещение. Совещание можно завершить, тогда секретарю назначится задача зафиксировать решение по оставшимся вопросам.
- Участники могут добавить видеозапись встречи, презентации и другие материалы в карточку совещания на вкладку Файлы.
Подготовка и согласование протокола
- Если секретарь или председатель совещания отметил, что требуется подготовка протокола, файл автоматически генерируется по шаблону на основании указанных решений.
- Секретарю совещания ставится задача проверить файл протокола.
- Если при создании совещания включено электронное голосование, протокол направляется на утверждение пользователям, которые принимали решения по вопросам.
- Председателю назначается задача финального согласования протокола. Он может отправить документ на доработку секретарю.
- После согласования протокола всем участникам совещания приходит задача ознакомления с принятыми решениями.
Статусы совещаний
На портале СЭД перейдите на страницу Совещания и откройте карточку встречи в календаре. На боковой панели вы увидите текущий статус совещания:
- Подготовка повестки — участники добавляют вопросы, секретарь формирует повестку совещания;
- Запланировано — повестка согласована председателем;
- В повестку внесены изменения — повестка отредактирована и отправлена на утверждение повторно;
- Идет совещание — встреча начата;
- Совещание завершено — встреча проведена, решения по вопросам приняты;
- Подготовка протокола — автоматически сформированный протокол совещания находится:
- на проверке у секретаря;
- на согласовании у участников, которые голосовали за решения по вопросам совещания;
- на утверждении у председателя;
- Протокол согласован — протокол совещания утверждён и отправлен на ознакомление всем участникам;
- Отменено — совещание не проведено.
Была ли статья полезной?