Блок Оповещение на email размещается на том участке бизнес-процесса, где нужно уведомить заинтересованных лиц о ходе выполнения процесса. Например, можно настроить отправку оповещений о готовности заказа или пересылать клиентам на рассмотрение согласованный в ходе процесса договор. Кроме того, оповещения удобно использовать и внутри компании, например, чтобы проинформировать сотрудников о постановке важной задачи.
Этот блок можно использовать, если администратор настроил Email в системе.
Настройка оповещения
Откройте схему процесса. На панели инструментов справа от поля для моделирования перейдите на вкладку Интеграции. Перетащите блок Оповещение на email на схему и разместите его там, где при исполнении процесса потребуется отправить уведомления.
Для примера, возьмем процесс Обработка заказа. Когда заказ укомплектован и готов к отправке, нам нужно уведомить об этом клиента. Для этого поставим блок Оповещение на email сразу после задачи Комплектация заказа.
Настройте оповещение — укажите название и заполните остальные поля:
- Получатель* — укажите адрес, на который должно прийти уведомление. Можно добавить несколько адресов, а также использовать контекстную переменную, например, e-mail контрагента. В этом случае система отправит сообщение на адрес, указанный в профиле клиента, сделавшего заказ. Чтобы добавить переменную, нажмите {+} в правом углу поля.
- Имя отправителя — заполните это поле, если вы хотите, чтобы уведомления приходили не с адреса, указанного в настройках системы, а, например, от имени ELMA365 или имени вашей компании.
- Адрес для ответа — укажите адрес, на который вы хотите получать ответы. По умолчанию ответы на уведомления придут на адрес, указанный в настройках системы.
- Тема письма* — напишите короткую и информативную тему, например, Заказ готов к отправке. Используя контекстную переменную можно добавить, допустим, номер заказа. Для этого нажмите {+} в правом углу поля. При желании вы можете добавить условия и функции, как для названия элемента по шаблону. Это позволит сгенерировать более информативную тему письма.
- Текст письма — внесите подробную информацию. Используя переменные, вы можете указать перечень товаров, общую стоимость, ожидаемую дату доставки и т.д. Для этого нажмите {+} в правом углу поля. Также можно добавить условие или функцию тем же способом, как в поле Тема письма*. Используйте HTML разметку, чтобы отформатировать текст нужным образом.
- Файл — вы можете добавить документ, используемый в процессе, например, маршрутный лист или товарную накладную.
Обработка ошибок
Во время отправки уведомления может возникнуть ошибка, например, не определится адрес получателя. Настройте дальнейшие действия на вкладке Обработка ошибок.
- Повторить выполнение — выберите эту опцию, чтобы система повторно отправила оповещение.
- Количество повторений — укажите, сколько раз система должна попытаться отправить оповещение.
- Время задержки между повторениями (сек) — определите частоту попыток.
- Оповещение — включите опцию, чтобы в случае ошибки ответственные пользователи получили уведомление об этом. Вы можете выбрать:
- текущего пользователя — того, кто выполнил задачу, стоящую перед элементом Оповещение на email на схеме процесса;
- контекстную переменную — например, инициатора;
- группу;
- элемент орг.структуры.
- Прервать — в случае ошибки процесс перейдёт по выбранному переходу.
Если все настройки заданы, нажмите на кнопку Сохранить, а затем опубликуйте процесс.
Теперь, как только процесс дойдёт до определенного момента, на почту клиента придёт письмо с уведомлением. Вот пример того, как оно будет выглядеть на почтовом сервисе:
