На время отсутствия на рабочем месте вы можете назначить другого сотрудника в качестве исполняющего обязанности по вашей должности. Для этого на портале КЭДО создаётся заявка на совмещение должностей.
Совмещение оформляется на период отпуска, больничного или командировки. В процессе совмещения с замещающим можно заключить дополнительное соглашение, определить сумму доплаты за выполнение обязанностей, включить переназначение задач отсутствующего сотрудника.
Совмещение должностей оформляется следующим образом:
- Сотрудник с портала КЭДО создаёт заявку на совмещение и указывает замещающего.
- Руководитель замещающего согласовывает совмещения и вносит дополнительную информацию: указывает вид совмещения, доплату, включает делегирование задач.
- Замещающий сотрудник просматривает данные по совмещению. Если в заявке установлена доплата, сотрудник подписывает согласие на исполнение обязанностей.
- Сотрудник отдела кадров вносит данные для формирования дополнительного соглашения на совмещение.
- Сотрудник, назначенный на роль подписанта от организации, подписывает дополнительное соглашение на исполнение обязанностей.
- Замещающий сотрудник подписывает соглашение на исполнение обязанностей.
Рассмотрим этапы процесса совмещение, которые выполняются участниками с портала КЭДО.
Создание заявки на совмещение с портала КЭДО
Чтобы оформить совмещение, выполните действия:
- В портале КЭДО перейдите на страницу Каталог услуг выберите блок Движение персонала > Совмещение и делегирование задач.
- Заполните заявку на совмещение:
- Инициатор заявки — автоматически указывается ваше имя;
- Вид совмещения* — если вы являетесь руководителем подразделения или специалистом отдела кадров, вы можете определить вид совмещения:
- Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы —отсутствующий и замещающий сотрудники трудоустроены на одинаковую должность в одном отделе. Работник будет выполнять схожие обязанности по своей и чужой позиции;
- Исполнение обязанностей сотрудника — отсутствующий и замещающий сотрудники трудоустроены на разные должности по штатному расписанию. Работник будет выполнять дополнительные обязанности по этой позиции;
- Совмещение должностей — должность штатного расписания стала вакантной и на неё требуется временно назначить сотрудника для совмещения обязанностей с его позицией;
- Только делегирование — на замещающего только переназначаются задачи отсутствующего сотрудника. Доплата за совмещение не устанавливается, согласие и соглашение на исполнение обязанностей не подписываются.
- Отсутствующий сотрудник — укажите в поле своё имя. Если вы являетесь руководителем, вы можете выбрать сотрудника из вашего отдела;
- Юридическое лицо — указывается автоматически из карточки отсутствующего сотрудника;
- Период совмещения* — выберите даты совмещения;
- Замещающий сотрудник* — укажите, кто из сотрудников будет назначен на замену;
- Согласующие — в поле автоматически определяется руководитель замещающего сотрудника по штатному расписанию организации. Он согласовывает оформленное совмещение должностей. Если значение в поле не появилось, нажмите
. Нажмите значок лупы, чтобы изменить или добавить согласующего. Если выбрано несколько сотрудников, согласовывать заявку будет каждый из них; - Делегирование задач* — выберите Да, чтобы на замещающего сотрудника переназначались ваши задачи;
- Вид доплаты*, Размер доплаты* — поля доступны только руководителю подразделения и специалисту отдела кадров. Укажите вид и сумму доплаты замещающему сотруднику. Выбрать можно процент от оклада по его должности, по должности совмещения или назначить фиксированную сумму;
- Причина отсутствия — укажите, почему нужно оформить совмещение должностей.
- Для сохранения заявки нажмите Создать.
Согласование заявки руководителем и внесение дополнительных данных
После создания заявки руководитель замещающего сотрудника согласовывает совмещение. На форме задачи он устанавливает вид совмещения и доплату, включает делегирование задач.
Если согласующих указано несколько, каждый из них получает задачу согласовать заявку. Они могут:
- Согласовать заявку — процесс оформления совмещения продолжится;
- Отклонить заявку — вы получите задачи ознакомления с отказом. Процесс завершится;
- Направить её на корректировку — вы получите задачу внести изменения в данные заявки.
Подписание согласия на исполнение обязанностей
После согласования с руководителем замещающий сотрудник получает заявку на совмещение в Портал КЭДО. Если в совмещении должностей указано только делегирование задач, сотрудник просматривает данные, и процесс завершается.
Если в процессе определена сумма доплаты, формируется согласие на исполнение обязанностей. Замещающий подписывает его с помощью сертификата электронной подписи.
Сотрудник может отказаться от подписания документа, если он не согласен на совмещение. Создавший заявку пользователь получает уведомление об отказе и может выслать согласие замещающему на подписание повторно или отправить заявку на корректировку.
Формирование и подписание соглашения на совмещение работодателем
На следующем этапе процесса сотрудник отдела кадров формирует дополнительное соглашение на совмещение должностей. Затем оно направляется подписанту от организации на рассмотрение и подписание.
Подписание соглашения замещающим
Если соглашение на исполнение обязанностей подписано работодателем, документ направляется замещающему сотруднику. На портале КЭДО ему назначается задача ознакомления и подписания соглашения.
Если сотрудник откажется от подписания, создавший заявку пользователь сможет отправить соглашение на подписание повторно или передать заявку на корректировку.