Решения Store 365 > Модуль Диадок / Работа с Диадок

Работа с Диадок

При подключенном модуле Диадок пользователи могут обрабатывать юридически значимые документы вручную или в рамках бизнес-процессов. В первом случае для этого можно использовать кнопки подписания и отправки на карточке. Во втором необходимо настроить маршруты в дизайнере.

Мы рекомендуем использовать именно второй подход, т.к. это обеспечивает прозрачность работы и контроль. За каждый этап маршрута, включая подписание и отправку в Диадок, будет отвечать конкретный сотрудник. Можно ограничить сроки отправки и настроить эскалации на случай, если работа не будет выполнена вовремя. Вы также можете получать уведомления о подписании документов контрагентами. При этом сообщения приходят в ленту ELMA365.

начало внимание

Для подписания документов требуется электронная подпись. Ее можно запросить у Диадок или оформить у КриптоПРО.

конец внимание

Обратите внимание, функции отправки, подписания и отклонения подписи доступны только тем пользователям, которые указаны в настройках аккаунта юридического лица в разделе Администрирование > Модули > Диадок > Юридические лица Дидадок.

Подписать исходящий документ вручную

Допустим, вам необходимо заключить исходящий договор. Вы подписываете его со своей стороны и отправляете в Диадок нужному контрагенту. Тот в свою очередь подписывает договор и отправляет его обратно в ELMA365. Такой договор будет иметь полную юридическую силу, так как подписан квалифицированной подписью. У договора есть печатная версия — в ней дополнительно указаны все атрибуты подписи. Ее можно скачать на карточке документа.

Чтобы подписать исходящий документ, откройте карточку документа и на верхней панели нажмите на значок dia1.

dia2

При этом операционная система попросит вас разрешить доступ к сертификату для подписания, после чего появится всплывающее окно с настройками.

1. В поле Юридическое лицо укажите юридическое лицо вашей компании. От его имени будут производиться действия в Диадок. Это поле заполнено по умолчанию, но при необходимости вы можете выбрать другую компанию из списка. Информацию о юридических лицах ELMA365 берет из системного справочника Мои юридические лица.

2. В поле Контрагент укажите ИНН контрагента, которому отправляется документ. Обратите внимание, к выбору доступны только те контрагенты, с которыми у вас настроена связь в Диадоке.

3. Убедитесь, что выбрана опция Запросить подпись контрагента. Она необходима для того, чтобы контрагент, которому вы направляете документ, подписал его в Диадоке.

4. В поле Сертификат выберите доступный вам сертификат для электронной подписи. Система проверит сертификат и выдаст сообщение об успешной проверке. Нажмите кнопку Подписать и отправить в Диадок. Теперь документ будет подписан с использованием указанного сертификата и направлен тому контрагенту, которого вы указали в настройках.

Подписать входящий документ вручную

Система каждые пять минут проверяет поступление новых документов от Диадок и отображает их в Канцелярии. Открыв новый входящий документ, вы увидите на его панели кнопки Подписать и Отклонить. Нажмите на нужную кнопку и укажите свой сертификат для подписи, после чего документу будет присвоен соответствующий статус — «Подписан» или «В подписи отказано». Эти данные отобразятся и в ELMA365, и в Диадок.

Сменить статус

В ELMA365 у элементов приложения есть статусы, они помогают отслеживать жизненный цикл документов. В Диадоке так же есть свои статусы, например, «Документооборот завершен», «Требуется подпись», «Подписан».

Соответствие между статусами ELMA365 и Диадока вы можете установить при настройке модуля. Тогда при смене статуса Диадок, также поменяется и статус элемента приложения в системе.

Если у вас настроен маршрут документ, то вы можете приостанавливать его выполнение до тех пор, пока документ не получит определенный статус. Дополнительно о применении этой настройки читайте в статье Ожидание статуса.

Загрузить протокол

Вы можете скачать версию документа для печати с полной информацией об электронной подписи. Для этого на карточке документа размещены ссылки: Протокол и Протокол и подпись.

  • Протокол это печатная форма, в которую Диадок добавляет информацию о подписи: данные о сертификате, а также дату и время подписания
  • Протокол и подпись — это полный архив документооборота, который включает в себя подписи и протоколы.

Работа с документами в бизнес-процессе

Все вышеуказанные действия с документами можно включить в бизнес-процессы документооборота. Для этого в системе предусмотрены следующие элементы:

  • Отправка документа пользователю ставится задача подписать документ, после чего документ отправляется в диадок.
  • Подписать документ пользователю ставится задача подписать входящий документ.
  • Отклонить подпись пользователю ставится задача, в которой он может как подписать документ, так и отказать в подписании.
  • Ожидание смены статуса выполнение процесса приостанавливается до тех пор, пока документ не получит определённый статус, например, «Подписан». После чего процесс продолжается.
  • Загрузка печатной формы система сформирует печатную версию документа с информацией об электронной подписи, которой он был подписан.

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас