В ELMA365 поддерживается версионность файлов. Вы можете отслеживать историю изменений, возвращаться к предыдущим вариантам и редактировать файлы без риска потерять исходный текст.
Статусы версий
Для контроля работы над файлом каждой его версии присваивается один из статусов:
- Текущая — актуальная версия, которую видят все пользователи при открытии файла;
- Черновик — версия, сохранённая для доработки. При её редактировании внесённые изменения сохраняются в том же файле. После подготовки вы можете отметить черновик текущей версией;
- Устаревшая — предыдущая версия, которая была заменена новой. Файл становится устаревшим при редактировании текущей версии или добавлении новой;
- Удалённая — версия, перемещённая в корзину. Её можно восстановить или удалить безвозвратно.
У каждой версии есть свой номер, который сохраняется за ней независимо от смены статуса.
Возможности работы с версиями
Используя версионность, вы можете:
- добавлять новые версии — загружать файлы с компьютера для замены текущей версии;
- создавать черновики — загружать файлы с компьютера в виде черновика нового файла или его версии, чтобы доработать в системе, а затем отметить текущей версией. Подробнее читайте в статье о черновиках;
- сравнивать версии — визуально сопоставлять изменения между любыми двумя версиями файла формата .doc и .docx. Для этого требуется интеграция с Р7-Офис или OnlyOffice;
- восстанавливать предыдущие варианты — делать устаревшую версию текущей, если в файл внесли нежелательные правки;
- дорабатывать устаревшие версии — переводить устаревшую версию в черновик, чтобы отредактировать её перед публикацией, не создавая лишних промежуточных копий.
Добавить новую версию файла
- Откройте файл в режиме просмотра и на верхней панели нажмите значок плюса. Если в управлении кнопками вы убрали это действие из списка избранных, нажмите на три точки и выберите Добавить версию.
- В появившемся окне выберите файл для загрузки и укажите комментарий.
По умолчанию новая версия становится текущей. Чтобы сохранить её как черновик новой версии, выключите опцию Сделать новую версию текущей. - Загрузите файл.
Список версий и действия с ними
На боковой панели карточки просмотра файла вы можете ознакомиться с информацией об открытой версии.
Чтобы увидеть полный список версий, на боковой панели нажмите ссылку Все версии. В открывшемся окне версии распределены по вкладкам: Все, Текущая, Устаревшие, Черновики, Удаленные.
В зависимости от статуса версии доступны следующие действия:
- открыть версию в режиме просмотра, нажав на её название;
— загрузить версию на компьютер;
— отправить версию на печать;- удалить устаревшую версию или черновик, нажав значок корзины — версия переместится на вкладку Удаленные. Номера версий не изменятся;
- сделать устаревшую версию или черновик актуальной, нажав кнопку Сделать текущей — версия переместится на вкладку Текущая. Номера версий не изменятся;
- сравнить версии — опция доступна для файлов форматов .doc и .docx;
- переместить устаревшую версию в список черновиков, чтобы отредактировать её без добавления новой версии. Номер версии не изменится.
На вкладке Удаленные можно:
- вернуть версию в список устаревших или черновиков, нажав кнопку Восстановить — это позволит загрузить её на компьютер, сравнить с другими версиями и т. д.;
- удалить версию безвозвратно, нажав напротив неё значок корзины;
- безвозвратно удалить все версии на вкладке, нажав внизу окна Удалить все.
Просмотр версии файла
Вы можете изучить содержание версии файла, открыв её в режиме просмотра.
Для этого в карточке просмотра файла на боковой панели нажмите Все версии и в открывшемся окне выберите нужный файл.
Обратите внимание, нельзя просмотреть версию из вкладки Удаленные. Чтобы ознакомиться с содержанием такой версии, сначала восстановите её.
- С помощью кнопок на нижней панели формы просмотра вы можете:
- редактировать текущую или устаревшую версию, а также черновик. Для изменения версий в интерфейсе системы администратор системы настраивает интеграцию с сервисами OnlyOffice или Р7‑Офис, используя последний доступный модуль из ELMA365 Store;
- сделать устаревшую версию или черновик текущей версией;
- сравнить любые версии, кроме удалённых. Опция доступна для файлов формата .doc и .docx;
- переместить версию в список удалённых.
- Используя значки в правом верхнем углу просмотра версии, вы можете загрузить версию файла на компьютер, распечатать её или скопировать ссылку на карточку просмотра в буфер обмена.
Обратите внимание, открыть карточку версии по ссылке может только пользователь с правами на просмотр файла. - На боковой панели отображается ассоциированная лента версии. В ней можно вести переписку, обмениваться файлами, упоминать пользователей, ставить реакции на сообщения и помещать их в Избранное.
Обратите внимание, сообщения отобразятся только в режиме просмотра версии, которую вы открыли. Они не добавятся в ленту файла.
Сравнить версии файла
Если вы добавили файл форматов .doc и .docx, вам будет доступна опция сравнения версий. Использовать её можно несколькими способами в зависимости от того, какие версии файла вы хотите сравнить:
- Сравнение текущей версии с предыдущей или с файлом, загруженным с компьютера.
На боковой панели просмотра файла нажмите на ссылку Сравнить и выберите опцию С файлом или С версией.
Загрузите файл такого же формата с компьютера или выберите из списка одну из предыдущих версий и нажмите Сравнить.
- Сравнение любых двух версий.
На боковой панели просмотра файла нажмите на ссылку Все версии. На вкладке Все, Текущая, Устаревшие или Черновики нажмите под названием файла кнопку Сравнить и выберите номер версии для сравнения. Можно сравнивать только версии одного формата.
Результат сравнения отобразится в отдельном окне. Внесённые изменения будут подсвечены. Чтобы посмотреть подробную информацию, нажмите на отличающийся фрагмент текста.
Если вы настроили интеграцию с OnlyOffice или Р7-Офис, вы сможете отредактировать результат сравнения, а затем создать новую версию, нажав кнопку Добавить версию.
Изменённый файл станет текущей версией и будет отображаться в общем списке версий.