Документы можно отправлять в архив пакетами, например, акт приёмки обычно сопровождается счётом-фактурой и договором. Пакет проходит все этапы обработки — проверку, доработку, согласование и отправку в архив. Это позволяет получить из архива весь комплект связанных документов сразу, а не искать их по одному, например, при аудиторской проверке.
В решении Электронный архив пакет документов можно:
Получить пакет от оператора ЭДО
Если в компании настроена интеграция с оператором ЭДО и выполнена настройка в загрузчике, входящий пакет автоматически будет направлен по всем этапам обработки в электронном архиве.
Добавить документы в пакет вручную
Вручную собрать пакет документов можно:
Собрать пакет в приложении «Пакеты документов»
- Откройте страницу приложения и нажмите кнопку + Пакет. Заполните поля:
- Документы пакета* — нажмите значок лупы и выберите документы из раздела Электронный архив;
- Сумма основного документа — укажите сумму основного документа пакета. Основным или ключевым является документ, вокруг которого формируется пакет;
- Контрагент ключевого документа — выберите контрагента;
- Пакет полностью укомплектован — если к пакету потребуется приложить дополнительные документы позднее, выберите опцию Нет. Вы сможете отредактировать пакет и добавить нужные документы;
- Идентификатор пакета из интеграции — если пакет поступил из сторонней системы, укажите его идентификатор.
- Нажмите Сохранить. В приложении Пакеты документов появится новый элемент. Его можно отредактировать, удалить или отправить на проверку.
Собрать пакет в приложении «Реестр»
- На странице приложения нажмите Ручное формирование пакета и выполните настройки:
- Создать новый пакет? — чтобы собрать пакет документов с нуля, активируйте опцию;
- Пакет — чтобы дополнить уже существующий пакет, выберите его в поле Пакет;
- Документы пакета — нажмите лупу и выберите документы, которые нужно добавить в пакет.
- Нажмите Подтвердить. В приложении Пакеты документов появится новый элемент или обновится уже существующий.
Действия с пакетом документов
Сформированные пакеты хранятся в приложении Пакеты документов. На карточке пакета доступны следующие действия:
- Сгенерировать QR код — QR код со ссылкой на документ добавится на вкладку Предпросмотр QR. Код в формате .pdf можно скачать, распечатать и сдать в бумажный архив. Отсканировав его, вы быстро найдёте документ в электронном архиве;
- Отправить на приём и проверку — отправить весь пакет на проверку. Документы пакета, прошедшие проверку ранее, повторно отправлены не будут;
- Редактировать —добавить документы в пакет и отметить пакет как полностью укомплектованный;
- Удалить.
Была ли статья полезной?