В приложении Реестр документы проходят проверку, дорабатываются и передаются в архив.
Добавить документ в Реестр можно тремя способами:
- Вручную.
- Автоматически из других разделов ELMA365.
- Автоматически из сторонней системы.
Создать документ в реестре вручную
Перейдите в приложение Реестр и нажмите + Документ. Выполните настройки в следующих блоках:
Шаг 1. Загрузить файл документа
Загрузите документ:
- по умолчанию в архив отправляются оригиналы документов, например, приказ, созданный в системе ЭДО и подписанный квалифицированной электронной подписью. Вы также можете загрузить не оригинальную версию документа, а оригинал приложить позднее. Для этого в поле Является оригиналом выберите опцию Нет. Архивированные документы, не являющиеся оригиналом, отображаются на странице Документы без оригинала;
- загрузите файл документа.
Шаг 2. Указать параметры документа
Укажите параметры документа и данные контрагента:
- Вид документа* — выберите вид документа из справочника;
- Код СПВДОК — заполняется автоматически в соответствии с выбранным видом документа;
- Номер документа* — введите номер документа;
- Дата документа* — укажите дату составления документа;
- Дата принятия к учёту — введите дату, когда документ был принят к учёту в вашей компании;
- Форма предоставления документа* — укажите, как предоставляется документ: в бумажном или электронном виде;
- Ответственный* — автоматически указан текущий пользователь. Можно выбрать другого ответственного;
- Организация* — выберите юридическое лицо из системного справочника Мои юридические лица;
- Наименование контрагента* — укажите контрагента из справочника Компании;
- Документопоток* — укажите, ко входящему или исходящему потоку относится документ;
- Вид договорного документа — для договорного документа можно указать его вид: договор, спецификация или дополнительное соглашение.
Шаг 3. Ввести сумму документа
Блок заполняется, если в документе указана сумма. В поле Документ без суммы выберите опцию Нет и заполните поля:
- Сумма документа с НДС*;
- Сумма документа без НДС*;
- Сумма НДС;
- Валюта документа* — выберите опцию из списка. Для заполнения используется справочник Валюты из решения Управление договорами.
Шаг 4. Создать пакет документов
Несколько связанных документов можно объединить в пакет. Документы пакета вместе обрабатываются и отправляются в архив. Получить их из архива можно так же пакетом.
Чтобы сформировать пакет вокруг загружаемого документа, выполните настройку:
В поле Остальные документы пакета укажите документы, которые нужно добавить в пакет к загружаемому.
После того как вы заполнили форму, нажмите Сохранить. В приложении Реестр будет создан новый элемент.
Добавить документ автоматически из другого раздела
Если документы создаются в другом разделе системы, их можно отправить в Электронный архив после того, как они пройдут все этапы обработки. Для этого вы можете создать пользовательский процесс и добавить на его схему специальный графический элемент Создание/обновление элемента в Реестре. Он позволяет:
- создать новый элемент в приложении Реестр на основе атрибутов из другого приложения типа Документ;
- обновить существующий элемент в реестре, если в исходный документ были внесены изменения.
Настроить блок «Создание/обновление элемента в Реестре»
- Откройте пользовательский процесс в дизайнере. Перейдите на вкладку Контекст и создайте переменную типа Приложение с опцией Один. Укажите в ней приложение Реестр.
- Разместите блок на схеме процесса на том этапе, когда документ требуется отправить в архив.
- В настройках блока перейдите на вкладку Входные и выходные атрибуты и сопоставьте переменные:
- Входные переменные — укажите свойства, которые содержат значения исходного документа. Сопоставлять следует свойства с одинаковым типом данных;
- Выходные переменные (контекст) — выберите ранее созданное в контексте процесса свойство, с помощью которого в реестр добавится новый элемент.
- Сохраните изменения и опубликуйте процесс.
Когда процесс доходит до этого шага, в приложении Реестр создается новый элемент. В нём будут заполнены только те поля, для которых вы настроили соответствие. Чтобы в архивируемом документе были заполнены все поля согласно требованиям регулятора, предусмотрен процесс проверки.
Добавить документ автоматически из сторонней системы
Документы можно отправлять в архив из внешних учётных систем или операторов ЭДО, если в ELMA365 настроена интеграция с такими системами. Такие документы сначала попадают в приложение Загрузчик. Из загрузчика пользователь отправляет их в Реестр, а затем в архив. Рассмотрим, как настроить передачу документа в Загрузчик, если у вас в компании настроена интеграция с сервисом Диадок:
- В настройках решения Диадок версия 2.0 сопоставьте свойства приложения Загрузчик и атрибуты в Диадок. Подробнее читайте в статье «Диадок версия 2.0».
- Теперь документы из Диадок автоматически будут поступать в Загрузчик в виде элементов приложения. В его карточке будут отображаться данные:
- файл документа;
- свойства документа — данные из Диадок, например, дата, контрагент и другие параметры.
Теперь пользователь может отправить документы в Реестр. Там они пройдут проверку и будут переданы в архив.
Отправить документы из загрузчика в реестр
Отправить документы в Реестр можно двумя способами:
- Отправить в реестр один документ — откройте его карточку и нажмите кнопку В Реестр;
- Передать все новые документы одновременно — в приложении Загрузчик нажмите кнопку Перевод документов в реестр.
Для каждого документа создается карточка в приложении Реестр с теми же атрибутами, что были в карточке Загрузчика.
Из Реестра документы нужно отправить на проверку, а после успешной проверки — в архив.