Бизнес-решение Управление номенклатурой дел позволяет автоматизировать документооборот компании за счёт создания разветвлённой номенклатуры для всех отделов, отслеживания сроков хранения дел и проведения мероприятий по их архивированию и уничтожению.
Функциональные возможности решения:
- автоматическое формирование учётных документов;
- соответствие шаблонов документов и процедур их утверждения требованиям законодательства;
- встроенные бизнес-процессы проведения экспертизы ценности дел, создания описей передачи дел в архив и актов об уничтожении дел.
В состав решения входят:
- Раздел Управление номенклатурой:
- приложения для формирования и хранения номенклатуры:
- Номенклатура дел (страница) — для быстрого поиска утверждённой номенклатуры дел определённого офиса или филиала, года и т. д.;
- Номенклатуры дел — для формирования и хранения номенклатур дел компании;
- Номенклатуры дел отделов — для формирования и хранения номенклатур дел всех структурных подразделений компании;
- Дело — для формирования и хранения дел, а также включения в них документов в соответствии с утверждёнными общими номенклатурами;
- приложения для хранения учётных документов:
- Описи по подразделениям, где хранятся сформированные описи номенклатур дел подразделений;
- Акты об уничтожении, где хранятся акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
- Протоколы заседаний ЭК, где хранятся подписанные экспертной комиссией протоколы о проведении экспертизы ценности документов компании;
- справочники:
- Структура номенклатуры, в котором настраивается распределение номенклатур по юрлицам и структурным подразделениям компании, а также назначаются сотрудники, ответственные за работу служб делопроизводства и архива;
- Типовой перечень, где хранятся заголовки дел, соответствующие Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения;
- Типовая Номенклатура дел, где настраивается шаблон номенклатуры дел подразделения;
- Заголовок дела, в котором хранятся заголовки дел, используемые в номенклатурах дел компании;
- Год, где перечислены года, доступные для формирования номенклатур в компании.
- Модуль для архивного дела и управления номенклатурой дел, после включения которого автоматически заполняются справочники Типовой перечень и Год, а также запускаются преднастроенные бизнес-процессы.
Если у вас установлено бизнес-решение Архивное дело, благодаря модулю происходит обмен данными между разделами Управление номенклатурой и Архивное дело;
- Виджет добавления в дело, который размещается на формах элементов для фиксирования документов из разных разделов ELMA365 в разделе Управление номенклатурой.
Процесс работы с номенклатурой дел выглядит следующим образом:
- Настройте иерархию подразделений компании и назначьте ответственных за создание, утверждение и хранение номенклатур.
- Создавайте и утверждайте номенклатуры дел подразделений.
- Формируйте номенклатуры дел компании.
- Создавайте дела, регистрируйте в них документы.
- Проводите экспертизу ценности закрытых дел.
- Архивируйте дела и уничтожайте неактуальные документы по решению экспертной комиссии.
Была ли статья полезной?