Раздел Электронный архив состоит из главной страницы, приложений для хранения и классификации документов, служебных справочников и инструкций готовых процессов и блока с настройками. Также раздел содержит преднастроенные процессы для работы с документами.
Главная страница раздела «Электронный архив»
На главной странице можно:
- заполнить служебные справочники при настройке решения;
- посмотреть структуру хранения документов в архиве по их видам. В базовой поставке структура включает в себя контракт Основной архив. Разверните его, а затем нажмите на вид документа, чтобы открыть соответствующее приложение с документами;
- быстро перейти в Загрузчик, Реестр, Основной архив и страницу Бумажные документы.
Приложения для хранения документов
В разделе Электронный архив документы, сформированные согласно требованиям ФНС, проходят проверку и архивируются.
Под разделителем Документы расположены приложения, где архивированные документы хранятся в соответствии с их видом:
- Договоры;
- Счета на оплату;
- Акты выполненных работ (АВР);
- Товарные накладные (ТОРГ-12);
- УПД;
- УКД;
- Счета-фактуры;
- Прочие документы.
Список элементов в этих приложениях по умолчанию отображается в виде таблицы. В ней показаны данные по каждому документу: название, документопоток, форму предоставления, наименование контрагента, ссылка на первоисточник в реестре и автора.
Приложения для обработки документов и связанные бизнес-процессы
Работа с документом в разделе выполняется в несколько этапов:
- загрузка вручную, из других разделов ELMA365 или сторонней системы;
- проверка;
- доработка;
- отправка в архив.
На каждом этапе обработки задействованы следующие приложения, страницы и бизнес-процессы:
Компонент |
Описание |
Бизнес-процессы в приложении |
В Загрузчик поступают документы из внешних систем, таких как Диадок и СБИС, при настроенной интеграции. Далее документы направляются в Реестр. |
|
|
В Реестр документы поступают из Загрузчика, других разделов ELMA365 или добавляются вручную. Здесь документы хранятся и обрабатываются, пока не пройдут экспертизу и не будут отправлены в архив. |
|
|
Контракт, в котором хранятся все добавленные в архив документы. |
Без бизнес-процесса |
|
Страница с настроенным виджетом. Здесь отображаются бумажные документы, которые хранятся в архиве, но не являются оригиналами. К примеру, это могут быть отсканированные, но ещё не подписанные договоры. После подписания вы сможете добавить оригинал в качестве новой версии, и документ перестанет отображаться на данной странице. Подробнее читайте в инструкции, расположенной в разделе Электронный архив. |
Без бизнес-процесса |
|
Приложение для обработки заявок на получение документов из архива. Пользователь создает заявку и указывает виды требуемых документов, период их создания и контрагента. Документы по списку присылаются на электронную почту или отображаются на форме задачи в ELMA365. |
Прием заявки в архив |
|
Пакеты документов |
В данном приложении хранятся сформированные пакеты документов. В решении предусмотрено четыре основных пакета, для которых определён требуемый набор документов. Вы также можете создавать собственные пакеты с любым составом. |
Генерация QR-кода |
Подробнее о том, как использовать данные приложения в работе, читайте в статьях «Добавить документ в приложение „Реестр“» и «Проверить документы в приложении „Реестр“».
Справочники для классификации документов
Чтобы классифицировать документы в архиве согласно требованиям ФНС, используются справочники, расположенные под разделителем Настройки:
Компонент |
Описание |
Бизнес-процессы в приложении |
СПВДОК |
Перечень видов документов, которые налоговые органы могут запросить у компании в рамках налогового мониторинга. Справочник разработан в соответствии с приказом ФНС России от 24.03.23 ЕД-7-23/182@ и позволяет:
|
Обновление справочника СПВДОК |
Перечень из 34 видов документов для их классификации в электронном архиве компании. Соответствует данным из справочника СПВДОК. |
|
Оба справочника заполняются автоматически. Подробнее о порядке заполнения читайте в статье «Установка и первичная настройка решения „Электронный архив“».
Инструкции по использованию электронного архива
В левом меню под разделителем Настройки доступны страницы с пошаговыми инструкциями:
- Инструкция массового экспорта — выгрузка документов по фильтру при проведении аудиторской проверки;
- Инструкция для виджета «Бумажные документы» — работа с бумажными документами, не являющимися оригиналами;
- Распознавание Correct — использование сервиса распознавания документов Correct для работы в решении Электронный архив.