Электронный архив / Состав раздела «Электронный архив»

Состав раздела «Электронный архив»

Раздел Электронный архив состоит из главной страницы, приложений для хранения и классификации документов, служебных справочников и инструкций готовых процессов и блока с настройками. Также раздел содержит преднастроенные процессы для работы с документами.

digital-archive-workspace

Главная страница раздела «Электронный архив»

На главной странице можно:

  • заполнить служебные справочники при настройке решения;
  • посмотреть структуру хранения документов в архиве по их видам. В базовой поставке структура включает в себя контракт Основной архив. Разверните его, а затем нажмите на вид документа, чтобы открыть соответствующее приложение с документами;
  • быстро перейти в Загрузчик, Реестр, Основной архив и страницу Бумажные документы.

Приложения для хранения документов

В разделе Электронный архив документы, сформированные согласно требованиям ФНС, проходят проверку и архивируются.

Под разделителем Документы расположены приложения, где архивированные документы хранятся в соответствии с их видом:

  • Договоры;
  • Счета на оплату;
  • Акты выполненных работ (АВР);
  • Товарные накладные (ТОРГ-12);
  • УПД;
  • УКД;
  • Счета-фактуры;
  • Прочие документы.

Список элементов в этих приложениях по умолчанию отображается в виде таблицы. В ней показаны данные по каждому документу: название, документопоток, форму предоставления, наименование контрагента, ссылка на первоисточник в реестре и автора.

Приложения для обработки документов и связанные бизнес-процессы

Работа с документом в разделе выполняется в несколько этапов:

  • загрузка вручную, из других разделов ELMA365 или сторонней системы;
  • проверка;
  • доработка;
  • отправка в архив.

На каждом этапе обработки задействованы следующие приложения, страницы и бизнес-процессы:

 

Компонент

Описание

Бизнес-процессы в приложении

Загрузчик

В Загрузчик поступают документы из внешних систем, таких как Диадок и СБИС, при настроенной интеграции. Далее документы направляются в Реестр.

  1. Обработка созданного элемента в загрузчике
  2. Получение файлов из Диадока
  3. Распознавание документа

 

Реестр

В Реестр документы поступают из Загрузчика, других разделов ELMA365 или добавляются вручную. Здесь документы хранятся и обрабатываются, пока не пройдут экспертизу и не будут отправлены в архив.

  1. Поиск и автоматическое формирование пакета
  2. Прикрепление файлов к документам пакета
  3. Проверка документа и создание пакета
  4. Ручное формирование пакета

 

Основной архив

Контракт, в котором хранятся все добавленные в архив документы.

Без бизнес-процесса

Бумажные документы без оригинала

Страница с настроенным виджетом. Здесь отображаются бумажные документы, которые хранятся в архиве, но не являются оригиналами. К примеру, это могут быть отсканированные, но ещё не подписанные договоры. После подписания вы сможете добавить оригинал в качестве новой версии, и документ перестанет отображаться на данной странице. Подробнее читайте в инструкции, расположенной  в разделе Электронный архив.

Без бизнес-процесса

Заявки в архив

Приложение для обработки заявок на получение документов из архива. Пользователь создает заявку и указывает виды требуемых документов, период их создания и контрагента. Документы по списку присылаются на электронную почту или отображаются на форме задачи в ELMA365.

Прием заявки в архив

Пакеты документов

В данном приложении хранятся сформированные пакеты документов. В решении предусмотрено четыре основных пакета, для которых определён требуемый набор документов. Вы также можете создавать собственные пакеты с любым составом.

Генерация QR-кода

Справочники для классификации документов

Чтобы классифицировать документы в архиве согласно требованиям ФНС, используются справочники, расположенные под разделителем Настройки:

 

Компонент

Описание

Бизнес-процессы в приложении

СПВДОК

Перечень видов документов, которые налоговые органы могут запросить у компании в рамках налогового мониторинга. Справочник разработан в соответствии с приказом ФНС России от 24.03.23 ЕД-7-23/182@ и позволяет:

  • стандартизировать виды и категории документов;
  • автоматизировать процедуру запроса и предоставления документов;
  • отправлять электронные документы напрямую в АИС «Налог-3».

 

Обновление справочника СПВДОК

Виды документов

Перечень из 34 видов документов для их классификации в электронном архиве компании. Соответствует данным из справочника СПВДОК.

  1. Автозаполнение справочника Виды документов
  2. Обновить путь элемента

 

Оба справочника заполняются автоматически.

Инструкции по использованию электронного архива

В левом меню под разделителем Настройки доступны страницы с пошаговыми инструкциями:

  • Инструкция массового экспорта — выгрузка документов по фильтру при проведении аудиторской проверки;
  • Инструкция для виджета «Бумажные документы» — работа с бумажными документами, не являющимися оригиналами;
  • Распознавание Correct — использование сервиса распознавания документов Correct для работы в решении Электронный архив.