После установки решения Диадок версии 2.0 Beta в дизайнере бизнес-процессов будет доступен блок Диадок отправить документ. С его помощью вы можете настроить подписание и отправку документов контрагентам через Диадок во время выполнения процесса. Блок объединяет эти два действия, поэтому достаточно разместить его на схеме один раз.
Если в процедуре отправки участвуют два человека и право подписи есть только у одного из них, с помощью графического элемента можно настроить отложенную отправку документа. Например, когда секретарь без права подписи проверяет вложенный файл в поступившей задаче, а руководитель подписывает этот документ и направляет его контрагенту. В таком случае блок Диадок отправить документ размещается на схеме два раза.
Настроить элемент
Перед настройкой элемента убедитесь, что в контекст процесса добавлено приложение типа Документ, для которого установлено соответствие с атрибутами документов Диадок.
Перетащите элемент на схему процесса и дважды нажмите на него. Настройки в открывшемся окне выполняются на вкладках:
- Основное — укажите название элемента. Оно отображается на схеме процесса, а также в интерфейсе пользователя как название задачи. Вы можете добавить шаблон названия пользовательской задачи. Для этого включите опцию Формировать название по шаблону и задайте шаблон с помощью контекстных переменных так же, как в настройках элемента Задача;
- Входные и выходные атрибуты — заполните поля:
- Элемент приложения — укажите документ, который будет направлен в Диадок. Для этого нажмите Выберите поле и затем выберите приложение типа Документ;
- Исполнитель — укажите пользователя, которому поступит задача отправить документ в Диадок. Для этого выберите контекстную переменную той зоны ответственности, где размещён графический элемент. Если исполнитель не указан, задачу получит инициатор процесса;
- Отложенная отправка — позволяет сначала без подписания создать документ в Диадок в личном кабинете отправителя, а затем подписать и отправить его контрагенту. Подробнее о том, как настроить такое разделение читайте в разделе «Отложенная отправка». Если это не требуется, оставьте поле пустым;
- Время выполнения — вы можете ограничить срок, отведённый пользователю на выполнение задачи;
- Обработка ошибок — задайте действие, которое выполнится, если возникнет ошибка. Можно оповестить выбранных пользователей или прервать процесс.
Сохраните изменения.
Отложенная отправка
Вы можете разделить создание документа в сервисе Диадок и последующее его подписание с отправкой контрагенту. Например, в ходе процесса секретарь без права подписи проверяет договор. После выполнения этой задачи в Диадок создаётся документ со статусом Требуется подписать и отправить. Затем в ELMA365 руководитель получает задачу и подписывает этот документ. После подписания контрагент получает документ в своём кабинете Диадок, а статус созданного ранее документа в кабинете Диадок отправителя поменяется на Ожидается подпись контрагента.
Чтобы применить отложенную отправку, выполните следующие настройки:
- На схеме процесса разместите два элемента Диадок отправить документ. Один — в зоне ответственности секретаря, второй — в зоне ответственности руководителя.
- Перейдите на вкладку Контекст дизайнера процессов и создайте переменную Отложенная отправка типа Да/Нет с предустановленным значением Да. Она будет использована для настройки отложенной отправки в первом блоке Диадок отправить документ.
- Откройте настройки первого элемента Диадок отправить документ в зоне ответственности Секретарь и заполните данные на вкладке Входные и выходные атрибуты:
- Элемент приложения — Исходящий договор;
- Исполнитель — Секретарь;
- Отложенная отправка — выберите переменную Отложенная отправка типа Да/Нет с предустановленным значением Да. Тогда после выполнения задачи в Дидок сохранится черновик документа.
- Откройте настройки второго элемента Диадок отправить документ и заполните данные на вкладке Входные и выходные атрибуты:
- Элемент приложения — Исходящий договор;
- Исполнитель — Сотрудник с правом подписи Диадок;
- Отложенная отправка — оставьте это поле незаполненным. Тогда по умолчанию будет задано значение Нет и отложенная отправка не применится. После подписания документ будет отправлен контрагенту в Диадок.
Теперь в ходе процесса выполнятся следующие действия:
- Секретарь получает задачу Отправить документ в Диадок с предустановленным значением Да в поле Отложенная отправка. Он проверяет вложенный документ и отправляет его без подписания.
- После выполнения задачи в сервисе Диадок создаётся черновик договора со статусом Требуется подписать и отправить.
- Руководитель получает задачу Отправить документ в Диадок со значением по умолчанию Нет в поле Отложенная отправка. Он подписывает договор.
Если повторно направить задачу со значением Да, то документ не отправится контрагенту. Пользователь увидит в #ленте сообщение об ошибке и снова получит задачу Отправить документ в Диадок. - После выполнения задачи подписанный договор отправляется контрагенту в Диадок, статус документа меняется на Ожидается подпись контрагента.
Задача «Отправить документ в Диадок»
В ходе процесса на шаге Диадок отправить документ сотруднику назначается соответствующая задача, в которой можно перейти к документу по указанной ссылке, а также нужно заполнить следующие поля:
- Юридическое лицо* — выберите организацию из списка назначенных вам в настройках модуля Диадок. От её имени будут выполняться действия в Диадок;
- Абонентский ящик* — выберите абонентский ящик указанного выше юр. лица;
- Контрагент — укажите ИНН, по которому выполнится поиск контрагента в Диадок. Ему будет отправлен документ. Для выбора доступны только те контрагенты, с которыми у вас настроена связь в Диадок. После ввода данных отобразится уведомление о результате поиска в Диадок. Если контрагент не найден, отправить документ нельзя.
Если у компании контрагента несколько подразделений, можно выбрать нужное;
- Запросить подпись — включите опцию, чтобы контрагент подписал документ в Диадок. Для некоторых типов документов в Диадок подпись запрашивается по умолчанию;
- Отложенная отправка — эта опция позволяет разделить создание документа в Диадок и последующее его подписание с отправкой контрагенту. Значение устанавливается в настройках блока, при этом есть возможность изменить его на форме задачи:
- Нет — подписанный документ отправляется контрагенту сразу после выполнения задачи, отложенная отправка не используется;
- Да — после выполнения задачи создаётся черновик документа в сервисе Диадок и ожидает подписания и отправки контрагенту;
- Дата документа* — укажите дату документа;
- Сертификаты — выберите доступный вам сертификат для электронной подписи. После ввода данных отобразится уведомление о результате его проверки в ELMA365. Если выявлена ошибка, отправить документ нельзя;
- Комментарий для подписи — можно указать дополнительную информацию, которая будет отправлена контрагенту вместе с документом;
- Доверенности МЧД — можно выбрать доверенность на подписание, которая числится выданной вам на стороне Диадок. Подробнее об этом можно узнать на сайте Диадок.
начало внимание
Перед подписанием документов убедитесь, что у вас настроена электронная подпись, выданная Диадок, КриптоПро или Sign.me.
конец внимание
Нажмите кнопку Отправить документ. Теперь документ будет подписан с использованием указанного сертификата и направлен тому контрагенту, которого вы указали в настройках. Если применяется отложенная отправка, создаётся документ в кабинете Диадок отправителя со статусом Требуется подписать и отправить.