После установки решения Диадок версии 2.0 Beta в дизайнере бизнес-процессов будут доступны графические элементы:
- Диадок отправить документ — для передачи одного документа контрагенту в Диадок;
- Диадок отправить пакет документов — для передачи пакета документов контрагенту в Диадок, например договор и приложения к нему.
С помощью этих блоков вы можете настроить подписание и отправку документов контрагентам через Диадок во время выполнения процесса. Блок объединяет эти два действия, поэтому достаточно разместить его на схеме один раз.
Если в процедуре отправки участвуют два человека и право подписи есть только у одного из них, с помощью графического элемента можно настроить отложенную отправку документа или пакета документов. Например, когда секретарь без права подписи проверяет вложенный файл в поступившей задаче, а руководитель подписывает этот документ и направляет его контрагенту. В таком случае блок Диадок отправить документ или Диадок отправить пакет документов размещается на схеме два раза.
Пользователи также могут отправить один документ контрагенту в Диадок вручную из карточки элемента приложения. Для этого на его форме разместите виджет Диадок действия.
Настроить графический элемент
Блоки Диадок отправить документ и Диадок отправить пакет документов настраиваются одинаково.
Перед настройкой блока убедитесь, что в контекст процесса добавлено приложение типа Документ, для которого установлено соответствие с атрибутами документов Диадок.
Если настраиваете блок для пакета, в приложении должно быть свойство типа Приложение (несколько). В нём нужно указать комплект документов для отправки.
Перетащите элемент на схему процесса и дважды нажмите на него. Настройки в открывшемся окне выполняются на вкладках:
- Основное — заполните поля:
- Название — укажите название блока на схеме процесса;
- Название задачи — чтобы изменить название задачи, которую получает пользователь, включите опцию Формировать название по шаблону так же, как в настройках блока Задача.
По умолчанию в задаче указывается название и дата создания документа; - Присвоить выходные атрибуты в — выберите, в каком контексте созданы переменные, в которые запишется результат работы блока:
- контекст процесса — отметьте эту опцию, если переменные созданы в контексте процесса;
- приложение — выберите опцию, а затем в поле Переменная* укажите приложение, в которое будет записан результат работы блока.
- Выполнять от имени — выберите, кто будет указан автором задачи. Настройки выполняются так же, как в настройках блока Задача;
- Входные и выходные атрибуты — заполните поля:
- Отложенная отправка — позволяет сначала создать документ в Диадок в личном кабинете отправителя, а затем подписать и отправить его контрагенту. Подробнее о том, как настроить такое разделение читайте в разделе «Отложенная отправка». Если это не требуется, оставьте поле пустым. Тогда по умолчанию на карточке задачи отобразится значение Нет;
- Исполнитель — укажите пользователя, которому поступит задача отправить документ в Диадок. Для этого выберите контекстную переменную той зоны ответственности, где размещён графический элемент. Если исполнитель не указан, задачу получит инициатор процесса;
- Элемент приложения — укажите приложение типа Документ, элемент которого отобразится в задаче на отправку.
Для пакета укажите свойство типа Приложение (несколько), в котором содержатся документы для отправки; - ИНН контрагента — позволяет автоматически заполнить поле Контрагент на форме задачи. Для этого укажите переменную типа Строка, в которой хранится ИНН контрагента. Такая переменная создаётся в приложении типа Документ, которое указано в поле, заполненном выше;
- Время выполнения — вы можете ограничить срок, отведённый пользователю на выполнение задачи;
- Обработка ошибок — задайте действие, которое выполнится, если возникнет ошибка. Можно оповестить выбранных пользователей или прервать процесс.
Сохраните настройки.
Отложенная отправка
Вы можете сначала создать документ или пакет документов в сервисе Диадок, а потом подписать его и отправить контрагенту. Например, в ходе процесса секретарь без права подписи проверяет договор. После выполнения этой задачи в Диадок создаётся документ со статусом Требуется подписать и отправить. Затем в ELMA365 руководитель получает задачу и подписывает этот документ. После подписания контрагент получает документ в своём кабинете Диадок, а статус созданного ранее документа в кабинете Диадок отправителя поменяется на Ожидается подпись контрагента.
Чтобы применить отложенную отправку, выполните следующие настройки:
- На схеме процесса разместите два элемента Диадок отправить документ. Один — в зоне ответственности секретаря, второй — в зоне ответственности руководителя.
- Перейдите на вкладку Контекст дизайнера процессов и создайте переменную Отложенная отправка типа Да/Нет с предустановленным значением Да. Она будет использована для настройки отложенной отправки в первом блоке Диадок отправить документ.
- Откройте настройки первого элемента Диадок отправить документ в зоне ответственности Секретарь и заполните данные на вкладке Входные и выходные атрибуты:
- Элемент приложения — Исходящий договор;
- Исполнитель — Секретарь;
- Отложенная отправка — выберите переменную Отложенная отправка типа Да/Нет с предустановленным значением Да. Тогда после выполнения задачи в Дидок сохранится черновик документа.
- Откройте настройки второго элемента Диадок отправить документ и заполните данные на вкладке Входные и выходные атрибуты:
- Отложенная отправка — поскольку в первом блоке настроена отложенная отправка, здесь оставьте поле незаполненным. В задаче второго исполнителя по умолчанию отобразится значение Да. Его нельзя изменить;
- Исполнитель — Сотрудник с правом подписи Диадок;
- Элемент приложения — Исходящий договор;
- ИНН контрагента — ИНН контрагента.
Теперь в ходе процесса выполнятся следующие действия:
- Секретарь получает задачу Отправить документ в Диадок с предустановленным значением Да в поле Отложенная отправка. Он проверяет вложенный документ и отправляет его без подписания.
- После выполнения задачи в сервисе Диадок создаётся черновик договора со статусом Требуется подписать и отправить.
- Руководитель получает задачу Отправить документ в Диадок. На её карточке в поле Отложенная отправка по умолчанию установлено значение Да. Руководитель подписывает договор, выбирая сертификат электронной подписи.
- После выполнения задачи подписанный договор отправляется контрагенту в Диадок, статус документа меняется на Ожидается подпись контрагента.
Задача «Отправить документ в Диадок»
В ходе процесса на шаге Диадок отправить документ или Диадок отправить пакет документов сотруднику назначается задача. В ней доступны ссылки к карточкам документов.
При отправке одного документа пользователь может посмотреть содержание документа на отдельной вкладке, а также ознакомиться с его свойствами из Диадок.
Чтобы выполнить задачу:
- Убедитесь, что вам выдан сертификат электронной подписи Диадок, КриптоПро или Sign.me.
- Нажмите Авторизоваться и укажите логин и пароль учётной записи в Диадок. Действие выполняется, если администратор системы включил персональную авторизацию в настройках модуля Диадок 2.0.
- Заполните поля:
- Юридическое лицо* — выберите организацию из списка назначенных вам в настройках модуля Диадок. От её имени будут выполняться действия в Диадок.
Поле заполняется автоматически, если доступно только одно юридическое лицо; - Абонентский ящик* — выберите абонентский ящик указанного выше юр. лица.
Если юридическое лицо выбрано автоматически, поле заполняется доступным значением из его карточки; - Контрагент — укажите ИНН, по которому выполнится поиск контрагента в Диадок. Ему будет отправлен документ. Для выбора доступны только те контрагенты, с которыми у вас настроена связь в Диадок. После ввода данных отобразится уведомление о результате поиска в Диадок. Если контрагент не найден, отправить документ нельзя.
Если у компании контрагента несколько подразделений, можно выбрать нужное.
Поле заполняется автоматически, если в настройках блока указана переменная для поиска контрагента по ИНН; - Запросить подпись — включите опцию, чтобы контрагент подписал документ в Диадок. Для некоторых типов документов в Диадок подпись запрашивается по умолчанию. Опция недоступна при отправке пакета документов;
- Отложенная отправка — эта опция позволяет разделить создание документа в Диадок и последующее его подписание с отправкой контрагенту. Значение устанавливается в настройках блока. Если отложенная отправка задана, то поле содержит значение Да.
При предустановленном значении Нет подписанный документ отправляется контрагенту сразу после выполнения задачи. Если изменить его на Да и отправить документ, то в сервисе Диадок создаётся черновик и ожидает подписания и отправки контрагенту; - Сертификаты — выберите доступный вам сертификат для электронной подписи. В названии отображаются наименование организации, ФИО подписанта и срок действия сертификата. После ввода данных вы увидите уведомление о результате его проверки в ELMA365. Если выявлена ошибка, отправить документ нельзя;
- Доверенности МЧД — можно выбрать доверенность на подписание, которая числится выданной вам на стороне Диадок. Подробнее об этом можно узнать на сайте Диадок.
- После заполнения полей нажмите:
- Отправить документ — подписать и отправить документ контрагенту в Диадок. При подписании используется сертификат, указанный на карточке задачи.
Если применяется отложенная отправка, документ остаётся в кабинете Диадок отправителя и получает статус Требуется подписать и отправить; - Отменить — завершить задачу в ELMA365 и не отправлять документ контрагенту в Диадок.