Решения Store 365 / Управление договорами

Управление договорами

Раздел «Управление договорами» предназначен для организации хранения, регистрации и поиска документов, а также их движения при помощи бизнес–процессов.

Решение позволяет автоматизировать работу с исходящей и входящей договорной документацией на предприятиях и организовать полный цикл формирования и обработки входящих и исходящих договоров, дополнительных соглашений, актов и счетов.

Решение позволяет начать работу в системе и адаптировать документооборот под особенности вашей компании по ходу эксплуатации. Решение гарантирует, что все важные данные точно попадут в систему и документы будут отправлены в срок.

Решение включает в себя следующие приложения и процессы:

Приложение

Бизнес–процессы в приложении

Исходящий договор

Заключение исходящего договора (с подпроцессами: Отправка бумажной версии и Отправка договора через Диадок).

Уведомление об истечении срока исходящего договора.

Исходящий акт

Создание акта (с подпроцессами: Отправка бумажной версии акта и Отправка акта через Диадок).

Исходящий счет

Формирование счета (с подпроцессом Отправка счета через Диадок).

Входящий договор

Обработка входящего договора.

Обработка входящего договора из Диадок.

Входящий акт

Обработка входящего акта.

Обработка входящего акта из Диадок.

Входящий счет

Обработка входящего счета.

Дополнительные соглашения

Прохождение дополнительного соглашения.

Тип договора

Без бизнес-процесса.

Компании в разделе CRM

Без бизнес-процесса. Для удобства в приложении изменена форма и добавлены поля.

Мои юридические лица в разделе Системные справочники

Без бизнес-процесса. Для удобства в приложении изменена форма и добавлены поля.

Первичная настройка решения

  1. Импортируйте готовое решение из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365.
  2. Определите роли пользователей и добавьте их в группы.cm7 Роли и группы используются:
    • для ограничения видимости раздела;
    • при настройке доступа к приложениям;
    • для определения участников бизнес–процессов.

По умолчанию у всех пользователей системы есть доступ к данному разделу и ко всем приложениям, входящим в его состав. Доступ можно ограничивать на уровне приложений. Например, все пользователи смогут просматривать файлы, хранящиеся в приложении Договоры, но редактировать и создавать их смогут только определенные сотрудники. Подробнее об этом читайте в статье «Настройка доступа».

  1. Настройте места регистрации в Номенклатуре.
  2. Настройте регистрацию в приложениях «Исходящий договор» и «Входящий договор».

начало внимание

Без настроек номенклатуры и регистрации у вас будет возможность вводить номера документов вручную, но они не будут попадать в журнал регистрации.

конец внимание

  1. Для использования функций поиска компании по ИНН или по названию необходимо зарегистрировать учетную запись DaData, а также в настройках в разделе CRM указать API-ключ из личного кабинета. Это настройка не является обязательной и может быть пропущена.
    • Перейдите в раздел CRM.
    • Нажмите на значок шестеренки рядом с названием приложения Компании.
    • В меню выберите пункт Настройки Приложения.
    • Нажмите на ссылку Дополнительные параметры.
    • Наведите курсор на параметр API-ключ DaData и нажмите на значок карандаша.
    • В появившемся окне введите API-ключ, скопированный на сайте DaData.
    • Сохраните настройки.cm1
  1. В решении используются приложения, в которых хранятся данные для работы с договорами, актами и счетами. К таким данным можно отнести реквизиты вашей компании и контрагентов, типы договоров и тд. К моменту заключения договора, составления акта или выставления счета эта информация должна находится в системе. Поэтому перед началом работы с решением следует занести её в соответствующие приложения: Компании, Мои юридические лица, Тип договора. Вы можете пропустить этот этап, однако в таком случае, данные потребуется указать при создании каждого договора, акта или счета. Реквизиты, названия, ИНН и т.д. достаточно ввести единожды и сохранить их на карточках соответствующих приложений, чтобы в дальнейшем они автоматически добавлялись в шаблоны исходящих договоров, в задачи, назначаемые пользователям и т.д. Для добавления данных в приложения Компании, Мои юридические лица, Типы договора:
    • Перейдите на страницу нужного приложения.
    • В правом верхнем углу нажмите кнопку создания элемента приложения. Откроется окно с полями, которые следует заполнить, чтобы создать запись о контрагенте, вашем юридическом лице или типе договора.
    • Сохраните введенные данные.

Особенности приложений Компании, Мои юридические лица, Типы договора приводятся ниже.

Приложение «Компании» из раздела «CRM»

Если на шаге 5 вы подключили сервис DaData, то при создании новой компании применятся функции, которые позволят значительно сэкономить время и минимизировать влияние человеческого фактора при заполнении карточки:

  • при выборе контрагента из выпадающего списка в поле «Поиск по названию», автоматически заполняется его ИНН;
  • при заполнении ИНН контрагента автоматически указываются его основные реквизиты: краткое наименование, юридическое название, юридический адрес, ОРГН, КПП.

Название компании, введенное вручную, также автоматически указывается в поле «Юридическое название».

Юридический адрес автоматически дублируется в полях «Почтовый адрес» и «Фактический адрес».

Все поля на форме, отмеченные красной звёздочкой *, обязательны для заполнения.  

Если вы хотите добавить на форму дополнительные поля или скрыть часть существующих, перейдите в Настройки формы.

cm8

Приложение «Мои юридические лица» из раздела «Системные справочники»

Карточка приложения «Мои юридические лица» в разделе «Системные справочники» аналогична карточке компании-контрагента, с той разницей, что подписант со стороны нашей компании выбирается из справочника сотрудников — пользователей системы. Именно этому сотруднику поступают задачи по подписанию документов в ходе бизнес-процессов.

cm9

Приложение «Тип договора»

Приложение «Тип договора» позволяет создавать типы договоров с произвольными названиями (например, "поставки", "оказания услуг", "лицензионный"). Это название указывается при генерации договора данного типа по шаблону в шапке договора.

При создании типа договора требуется указать, к какой категории он относится: входящие или исходящие договоры. На форме создания карточки исходящего договора при указании его типа к выбору будут доступны только типы категории «Исходящий», что упростит заполнение карточки.

В поле «Предмет договора» указывается текст, который будет подставлен в раздел «Предмет договора» при генерации договора данного типа по шаблону.

В поле «Дополнительные согласующие» указываются пользователи системы, с которыми необходимо согласовать заключение договора данного типа (помимо непосредственного руководителя инициатора и подписанта), например: с юристом, финансовым контролером, бухгалтером. Дополнительный согласующий может понадобиться в случаях, когда заключение договора связано с несколькими подразделениями и первый согласующий (руководитель инициатора) не может принять решения в одиночку. В бизнес-процессе «Заключение исходящего договора» эти пользователи будут исполнять задачу согласования договора в зоне ответственности «Дополнительные согласующие». Если нет необходимости согласовывать договор определенного типа с кем-то помимо непосредственного руководителя инициатора согласования договора (автора карточки договора), оставьте это поле пустым.

cm10

Работа с решением

Рассмотрим работу с решением на примере обработки исходящих договоров. Остальные приложения в составе решения работают похожим образом и настраиваются аналогично «Исходящим договорам».

Приложение «Исходящий договор»

С помощью приложения «Исходящий договор» можно организовать полный цикл формирования, согласования и подписания исходящих договоров на предприятии. Специальный бизнес–процесс позволяет автоматически генерировать исходящие договоры по шаблону.

Чтобы создать новый договор в системе сотруднику нужно:

  1. Перейти в приложение «Исходящий договор».
  2. Нажать на кнопку «+Исходящий договор» в правом верхнем углу.cm11
  3. Заполнить открывшуюся форму: выбрать контрагента, собственную компанию, тип договора, указать дату заключения и завершения договора, сумму. Также необходимо выбрать опции: подписание через Диадок и генерация договора по шаблону.cm12Остальные реквизиты договора заполняются автоматически (с возможностью редактирования): предмет договора заполняется из карточки типа договора, реквизиты контрагента из карточки контрагента. Если вариант генерации договора по шаблону не выбран, на карточке договора появляется поле «Файл договора», в которое необходимо вложить файл договора, отправляемого на согласование.

В случае формирования договора по шаблону, файл договора формируется в системе в ходе бизнес–процесса и прикрепляется к карточке договора. Реквизиты контрагента, нашей компании, параметры договора, включая предмет договора, подставляются в текст автоматически. При помощи сервиса Морфер система просклоняет должность и имя подписанта по падежам.cm13

  1. После заполнения всех полей нажмите на кнопку «Отправить на согласование» в нижнем левом углу формы. Карточка договора будет сохранена, и будет запущен связанный с ним бизнес–процесс «Заключение исходящего договора», в ходе которого документ будет согласован, подписан и отправлен  контрагенту.  

Заключение исходящего договора

После формирования карточки договора осуществляется постановка задач:

  • инициатору подписания договора — проверить файл договора, сгенерированного по шаблону, если выбрана эта опция;
  • делопроизводителю — зарегистрировать договор;
  • непосредственному руководителю инициатора подписания договора – согласовать договор;
  • дополнительным согласующим при необходимости – согласовать договор. Список согласующих определяется типом договора из соответствующего справочника.

Затем в зависимости от выбранного способа подписания договора при его создании запускается дочерний процесс: «Отправка договора через Диадок» либо «Отправка бумажной версии».

В бизнес–процессе «Отправка бумажной версии» участником назначаются следующие задачи:

  • делопроизводителю —  распечатать договор и передать его на подпись;
  • подписанту (указывается в карточке нашей компании, которая выступает стороной договора) – подписать договор;
  • делопроизводителю — отправить оригиналы договора контрагенту, указать предположительную дату возврата оригинала. В случае отправки Почтой России либо курьерской службой требуется указать трек-номер отправления либо ссылку на страницу отслеживания посылки. Адреса и контактные данные для отправки отобразятся на форме автоматически. Информация будет получена из карточек контрагента и нашей компании. При необходимости данные можно редактировать.

В бизнес–процессе «Отправка договора через Диадок» сотруднику с правом отправки документов через Диадок (то есть пользователю системы, у которого есть действующая учетная запись в Диадок и квалифицированная электронная подпись) придет задача отправить договор через Диадок.

После того, как  контрагент подпишет договор через Диадок, сменится статус документа, и этот статус будет передан в систему. Сотруднику с правом отправки документов через Диадок придет оповещение о подписании договора контрагентом, и в систему автоматически будет загружена печатная версия документа, обрабатываемого через Диадок, в формате pdf.  На каждой странице документа будет проставлен синий штамп, в котором указывается станица документа, время подписания и идентификатор. На последней странице будет проставлен большой штамп с подробной информацией о сертификате, которым документ был подписан. Подробнее об этом читайте в статье «Модуль Диадок».

По ходу процесса договор в соответствии с предстоящим этапом примет один из настроенных в системе статусов, а его инициатор получит сообщение о результате согласования.

При необходимости процесс можно легко изменить: добавить новые шаги или участников.

Уведомление об истечении срока исходящего договора

Для удобства участников процесса настроен ежедневный автоматический запуск процесса «Уведомление об истечении срока исходящего договора», который за 30 дней до истечения срока действия договора отправит уведомление автору карточки договора. Автор может принять решение о дальнейших действиях и поставить задачи ответственным, например: пролонгировать договор, заключить новый договор, проконтролировать подписание актов в рамках договора или произвести отгрузку. 

Вы можете дорабатывать процессы в соответствии с регламентами вашей компании. Например, изменить настройки запуска, добавить или удалить операции, участников, и т.д.. Подробнее об этом читайте в разделе «Адаптация решения под ваши потребности».

Другие приложения решения

В состав решения «Управление договорами» также входят приложения «Исходящий акт», «Исходящий счет», «Входящий договор», «Входящий акт», «Входящий счет», «Дополнительные соглашения». Их настройка производится аналогично приложению «Исходящий договор».

Бизнес–процесс в приложении «Исходящий акт», аналогично приложению «Исходящий договор», позволяет организовать формирование акта по шаблону, отправку на согласование и подписание, а затем отправку контрагенту.

В приложении «Исходящий счет» настроена работа по выставлению исходящих счетов, их отправке контрагенту и проверке поступления оплаты по счету.

cm23

Приложение «Входящий договор» организует работу с входящими договорами организации позволяет добавить в систему входящий договор, поставить задачи на регистрацию делопроизводителю, отправить зарегистрированный договор на дальнейшее согласование, подписание, а затем контрагенту. Предусмотрены два варианта процессов: подписание входящего договора в бумажном варианте и в электронном (посредством Диадок).

cm24

В приложении «Входящий акт» реализован процесс подписания и отправки подписанного оригинала контрагенту. Так же как в приложении «Входящие договоры», предусмотрено подписание входящего акта в бумажном и электронном виде.

cm25

Учет входящих счетов и их согласование осуществляется в приложении «Входящий счет». До тех пор, пока счет не будет утвержден, система не назначит бухгалтеру задачу на оплату, а сам процесс невозможно будет завершить. После того, как оплата произведена, сотруднику, отправившему счет на согласование, придет уведомление о совершенной операции.

Запустив процесс в системе, сотрудник может быть уверен, что его счет будет обработан, а оплата совершена вовремя.

В приложении «Дополнительные соглашения» осуществляется работа с дополнительными соглашениями по входящим и исходящим договорам, их согласование и отправка контрагенту.

Адаптация решения под ваши потребности

Внутри любой организации существуют собственные регламенты работы с договорами. Поэтому весьма вероятно, что вам необходимо будет внести изменения в логику бизнес–процессов данного решения и отредактировать формы карточек приложений для соблюдения требований вашей компании.

Формы приложения

Вы можете скрыть или добавить новые поля на карточки договоров, актов, счетов и т.д. Так же можно доработать под себя карточки контрагентов и ваших юридических лиц. Подробнее о настройке форм читайте в статье «Формы элемента приложения».

Процессы

начало внимание 

Вы можете дорабатывать процессы под ваши потребности. Однако, по умолчанию решение заблокировано, а формы и процессы недоступны для редактирования.

Для внесения изменений в веб-формы или бизнес–процессы решения, его необходимо разблокировать.

конец внимание

Вы можете удалить или добавить операции в бизнес-процесс, изменить сроки выполнения задачи или настроить их формы. Для этого:

  1. Перейдите в раздел Управление договорами.
  2. Выберите приложение и нажмите на значок шестеренки рядом с его названием.
  3. В открывшемся меню выберите пункт Бизнес–процессы.cm2

Для процесса «Уведомление об истечении срока исходящего договора» вы можете изменить настройки запуска. Для этого:

  1. Нажмите на шестеренку рядом с названием приложения  Исходящий договор.
  2. В меню выберите Настройки > Бизнес–процессы. Откроется список процессов приложения.
  3. Откройте процесс Уведомление об истечении срока исходящего договора.
  4. Перейдите на вкладку Настройки > Настройки запуска > Запускать по расписанию и измените время запуска по вашему усмотрению.

Вы можете отменить автоматический запуск и инициировать процесс вручную. Для этого добавьте кнопку запуска процесса на страницу приложения:

  1. Откройте приложение Исходящий договор.
  2. В правом верхнем углу страницы нажмите на значок шестеренки.
  3. В меню выберите пункт Настройка действий > Добавить кнопку запуска процесса.

cm1png

Подробнее о настройке бизнес-процессов читайте в статье «Введение в бизнес-процессы».

Шаблоны документов

В решении предусмотрена возможность генерации исходящего договора и исходящего акта по шаблону. Вы можете добавить свой шаблон либо внести изменения в шаблон, имеющийся в решении.cm6

В случае необходимости вы можете также изменить список переменных для генерации документа по шаблону. Для этого в соответствующем бизнес–процессе («Заключение исходящего договора» или «Создание акта») зайдите в настройки блока «Генерация по шаблону» и выберите нужную переменную процесса. Если в новом шаблоне используются те же переменные, что в имеющемся шаблоне решения, в процесс не требуется вносить каких–либо изменений. Подробнее об этом читайте в статье «Генерация по шаблону».

Статусы 

Для того, чтобы отслеживать движение договора по маршруту, удобно использовать статусы. Например, после создания исходящего договора он получит статус «Новый». После регистрации в номенклатуре дел и проверки сгенерированного файла договора, статус изменится на «На согласовании». Вы можете задать свои собственные статусы, разрешить или запретить пользователям выставлять их вручную. Подробнее об этом мы написали в статье «Статусы документов как инструмент контроля».

Хранение, поиск, настройки отображения

Все когда-либо созданные договоры отображаются на одной странице, в приложении «Исходящие договоры». Чтобы быстро ориентироваться и находить нужные документы, можно воспользоваться строкой поиска.

При необходимости можно легко настроить фильтры. Они позволяют быстро ориентироваться в большом объеме информации. Например, при помощи фильтра можно отобразить все договоры со статусом «Подписан контрагентом», а остальные скрыть. Можно сохранить настроенные фильтры, чтобы пользоваться ими в дальнейшем. Подробнее об этом читайте в статье «Поиск и фильтры».

Вы можете изменить способ отображения карточек договоров — их можно отображать в виде плитки или таблицы. Кроме того, на карточку каждого договора можно добавить статусы, название документа и другую полезную информацию. Подробнее о том, как настроить отображение карточек, читайте в статье «Канбан-доска».

Кроме того, на страницу приложения можно добавить кнопку запуска настроенного бизнес–процесса.

Шаблоны для генерации названий

В состав решения входит настроенный шаблон для генерации заголовков договоров. Он содержит порядковый номер договора, его дату, а также информацию о контрагенте. Это упрощает процесс создания договоров, делает поиск нужного договора более быстрым и обеспечивает единообразие. Подробнее об автоматическом формировании названий читайте в статье «Название элемента».

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас