Решение Управление договорами предназначено для организации хранения, регистрации и поиска документов, а также их движения при помощи бизнес-процессов.
Решение автоматизирует работу с договорной документацией на предприятиях и помогает организовать полный цикл формирования и обработки расходных и доходных договоров, дополнительных соглашений, первичных учётных документов и счетов.
С помощью решения вы можете автоматизировать контроль над исполнением обязательств по этапам договора: создание этапа, сбор документов по этапу, закрытие этапа.
Решение позволяет начать работу в системе и адаптировать документооборот под особенности вашей компании по ходу эксплуатации. Решение гарантирует, что все важные данные точно попадут в систему и документы будут отправлены в срок.
Решение включает в себя следующие приложения и процессы:
Приложение |
Бизнес-процессы в приложении |
Исходящие договоры |
Заключение исходящего договора (с подпроцессами: Отправка бумажной версии и Отправка договора через Диадок). Уведомление об истечении срока исходящего договора. |
Исходящие акты выполненных работ |
Создание акта выполненных работ (с подпроцессами: Отправка бумажной версии акта и Отправка акта через Диадок). |
Исходящие товарные накладные |
Создание товарной накладной (с подпроцессами: Отправка бумажной версии товарной накладной и Отправка товарной накладной через Диадок). |
Исходящие счета |
Формирование счета (с подпроцессом Отправка счета через Диадок). |
Входящие договоры |
Обработка входящего договора. Обработка входящего договора из Диадок. |
Входящий акт выполненных работ |
Обработка входящего акта выполненных работ. Обработка входящего акта из Диадок. |
Входящие товарные накладные |
Обработка входящей товарной накладной. Обработка входящей товарной накладной из Диадок. |
Входящий счет |
Обработка входящего счета. |
Тип договора |
Без бизнес-процесса. |
Компании в разделе CRM |
Без бизнес-процесса. Для удобства в приложении изменена форма и добавлены поля. |
Мои юридические лица в разделе Системные справочники |
Без бизнес-процесса. Для удобства в приложении изменена форма и добавлены поля. |
Первичная настройка решения
- Импортируйте готовое решение из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365.
- Настройте группы и роли пользователей в разделе и приложениях.
Роли и группы используются:
- для ограничения видимости раздела;
- при настройке доступа к приложениям;
- для определения участников бизнес-процессов.
По умолчанию у всех пользователей системы есть доступ к данному разделу и ко всем приложениям, входящим в его состав. Доступ можно ограничивать на уровне приложений. Например, все пользователи смогут просматривать файлы, хранящиеся в приложении Исходящие договоры, но редактировать и создавать их смогут только определённые сотрудники. Подробнее об этом читайте в статье «Доступ к данным приложения».
- Перейдите в раздел Администрирование > Номенклатура и настройте места регистрации.
- Настройте регистрацию в приложениях Исходящий договор и Входящий договор.
начало внимание
Без настроек номенклатуры и регистрации у вас будет возможность вводить номера документов вручную, но они не будут попадать в журнал регистрации.
конец внимание
- Для использования функций поиска компании по ИНН или по названию необходимо зарегистрировать учётную запись DaData, а также в настройках в разделе CRM указать API-ключ из личного кабинета. Это настройка не является обязательной и может быть пропущена.
- Перейдите в раздел CRM.
- Справа от названия приложения Компании нажмите на значок шестерёнки.
- В меню выберите пункт Настройки Приложения.
- Нажмите на ссылку Дополнительные параметры.
- Наведите курсор на параметр API-ключ DaData и нажмите на значок карандаша.
- В появившемся окне введите API-ключ, скопированный на сайте DaData.
- Сохраните настройки.
- В решении используются приложения, в которых хранятся данные для работы с договорами, актами выполненных работ, товарными накладными и счетами. К таким данным можно отнести реквизиты вашей компании и контрагентов, типы договоров и т. д. К моменту заключения договора, составления акта выполненных работ, накладной или выставления счёта эта информация должна находиться в системе. Поэтому перед началом работы с решением нужно занести её в соответствующие приложения: Компании, Мои юридические лица, Тип договора.
Вы можете пропустить этот этап, однако в данном случае эти реквизиты потребуется указывать вручную при создании каждого договора и первичного учётного документа. Реквизиты, названия, ИНН и т. д. достаточно ввести и сохранить их в карточках соответствующих приложений один раз. В дальнейшем они автоматически добавятся в шаблоны исходящих договоров, в задачи, назначаемые пользователям и т. д.
Для добавления данных в приложения Компании, Мои юридические лица, Типы договора:
- Перейдите на страницу нужного приложения.
- В правом верхнем углу нажмите кнопку создания элемента приложения. Откроется окно с полями, которые следует заполнить, чтобы создать запись о контрагенте, вашем юридическом лице или типе договора.
- Сохраните введённые данные.
Особенности приложений Компании, Мои юридические лица, Типы договора приводятся ниже.
Приложение «Компании» из раздела «CRM»
Если на шаге 5 вы подключили сервис DaData, то при создании новой компании применятся функции, которые позволят сэкономить время и минимизировать ошибки при заполнении карточки:
- при выборе контрагента из выпадающего списка в поле Поиск по названию автоматически заполняется его ИНН;
- при заполнении ИНН контрагента автоматически указываются его основные реквизиты: краткое наименование, юридическое название, юридический адрес, ОГРН, КПП.
Название компании, введённое вручную, также автоматически указывается в поле Юридическое название.
Юридический адрес дублируется в поля Почтовый адрес и Фактический адрес.
Все поля на форме, отмеченные красной звёздочкой *, обязательны для заполнения.
Если вы хотите добавить на форму дополнительные поля или скрыть часть существующих, перейдите в Настройки формы.
Приложение «Мои юридические лица» из раздела «Системные справочники»
Карточка приложения Мои юридические лица в разделе Системные справочники аналогична карточке компании-контрагента, с той разницей, что подписант со стороны нашей компании выбирается из справочника сотрудников — пользователей системы. Поэтому задачи по подписанию документов поступают сотруднику в ходе бизнес-процессов.
Приложение «Тип договора»
Приложение Тип договора позволяет создавать типы договоров с произвольными названиями, например, Поставки, Оказания услуг, Лицензионный. Это название указывается при генерации договора данного типа по шаблону в шапке договора.
В поле Предмет договора указывается текст, который будет подставлен в раздел Предмет договора при генерации договора данного типа по шаблону.
В поле Дополнительные согласующие помимо руководителя инициатора и подписанта указываются пользователи системы, с которыми необходимо согласовать заключение договора данного типа, например, с юристом, финансовым контролером, бухгалтером. Дополнительный согласующий может понадобиться, когда заключение договора связано с несколькими подразделениями, и первый согласующий, т. е. руководитель инициатора, не может принять решения в одиночку.
В бизнес-процессе Заключение доходного договора эти пользователи будут исполнять задачу согласования договора в зоне ответственности Дополнительные согласующие. Если нет необходимости согласовывать договор определённого типа с кем-то помимо руководителя инициатора согласования, т. е. автора карточки договора, оставьте это поле пустым.
Более подробно о работе с решением читайте в следующих статьях: