Управление документооборотом / Электронная подпись в приложениях

Электронная подпись в приложениях

В ELMA365 подписать квалифицированной подписью можно любой элемент приложения — документ, событие в календаре или простой элемент, например, кредитную заявку.

Для подписания используется квалифицированная электронная подпись.

начало внимание

Ставить подпись могут только те пользователи, у которых на компьютере установлен сертификат одного из провайдеров, доступных в ELMA365. На данный момент это КриптоПро и НУЦ.

конец внимание

Подписать можно:

  • Файл, загруженный в элемент приложения, например, договор в формате .docx
  • Атрибуты элемента приложения. Атрибуты — это поля, которые заполняются при создании или редактировании элемента. Например, у кредитной заявки это могут быть «имя заемщика», «согласующий», «сумма заявки», «обеспечительные документы».

Как настроить подпись

Шаг 1. Включите интеграцию с провайдером электронной подписи.

Перейдите в Администрирование > Модули > Электронная подпись. Включите нужную интеграцию. Дополнительно настраивать ее не нужно. На данный момент доступны интеграции с КриптоПРО и НУЦ.

Шаг 2. Настройте подпись в самом приложении.

В меню приложения найдите раздел Дополнительные и выберите пункт Настройки подписи. Настройки делятся на два блока: Права доступа и Исключения полей.

Права доступа

По умолчанию ни у кого из пользователей нет прав подписывать элементы приложения. Настройте эти права: добавьте конкретных пользователей, группы или элементы орг. структуры.

Исключения полей

Некоторые поля могут автоматически измениться в рамках выполнения процесса, например, системное поле «дата изменения». Если такое поле было подписано, то в дальнейшем при его изменении подпись станет недействительной. Чтобы этого избежать, такие поля необходимо исключить из списка подписываемых атрибутов.

Здесь доступны две опции:

  • Исключить системные поля по умолчанию. Системные поля — это поля, общие для всех элементов приложения. Они создаются системой автоматически и часто используются в бизнес-процессах. Например, «Идентификатор», «Индекс», «Дата создания». При выборе данной опции из списка подписываемых полей будут исключены все системные поля, кроме полей «Название элемента» и «Файл». У приложений типа Событие не исключаются поля «Дата начала» и «Дата окончания».
  • Настроить поля для подписи вручную. Вручную выберите те поля, которые не будут подписываться. В списке представлены как все системные поля, так и созданные вами при настройке приложения. Убедитесь, что вы исключили все поля, которые могут поменяться при исполнении процесса, такие как поле «статус».  

Как подписать элемент приложения

Когда подпись настроена, сотрудники с правами подписания увидят на карточке элемента надпись Подписать. Нажмите на нее и заполните поля в открывшемся окне:

  1. Выберите тип подписи. У приложений любого типа можно подписывать атрибуты. Для приложений типа Документ дополнительно доступна опция подписания файла.

digital_signtature_in_apps-4

Кроме файла и атрибутов,  можно подписывать решение в задаче согласования бизнес-процесса. Для этого при моделировании процесса включите опцию в настройках графического элемента "Согласование".

digital_signtature_in_apps-5

Отметьте флажками необходимые опции.

  1. Выберите провайдера подписи, чей сертификат будете использовать для подписания.  
  2. Если операционная система попросит вас разрешить доступ к сертификату, предоставьте его. После чего появится поле для выбора сертификата.
  3. Укажите свой сертификат.
  4. Нажмите Подписать.

Система проверит сертификат и выдаст оповещение о том, что элемент приложения подписан.

Карточка подписанного элемента

Информация о том, что элемент приложения подписан, отражается на его правой панели. Здесь указаны:

DS6

  • Тип подписи — был подписан файл или атрибуты элемента;
  • Сотрудник, поставивший свою подпись;
  • Дата подписания;
  • Архив подписей. Нажав на него, вы можете просмотреть информацию о всех подписанных версиях элемента. Здесь же можно скачать себе на компьютер текстовый файл с перечнем подписанных атрибутов, а также архив с информацией об электронной подписи.

Пока текущая подпись действительна, переподписать элемент нельзя. Поэтому на карточке подписанного элемента нет кнопки Подписать. Подпись действительна до тех пор, пока подписанные данные не будут изменены.

Редактирование подписанного элемента

Если вы вручную отредактируете подписанный элемент приложения, или же он изменится при исполнении процесса, то подпись станет недействительной. Статус на правой панели элемента сменится на «Подпись не актуальна», а кнопка Подписать снова станет доступна.

Вы можете подписать элемент заново. Информация о каждой подписи сохраняется в Архиве и в любой момент можно посмотреть, кем и когда была подписана каждая версия.

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас