В ELMA365 подписать электронной подписью можно элементы любых приложений, как стандартных, так и приложений типа Документ или Событие. Например, вы можете одобрить кредитную заявку или заверить файл договора.
Для подписания используются электронные подписи:
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись, ключ проверки которой должен быть указан в квалифицированном сертификате;
- УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись действует только между участниками электронного документооборота. УНЭП можно подписывать юридически значимые документы, если участники электронного взаимодействия дали на это согласие;
- ПЭП — простая электронная подпись, в которой с помощью логина, пароля, одноразовых кодов, СМС и т. д. подтверждается факт формирования электронной подписи определённым лицом. Данный вид подписи не подходит для подписания юридически значимых документов. ПЭП создаётся внутри системы ELMA365.
начало внимание
Использовать подпись могут только те пользователи, для которых выпущен сертификат одного из провайдеров, доступных в системе.
конец внимание
Чтобы подписание было доступно для пользователей, администратору нужно включить один из модулей интеграции с провайдерами электронной подписи. Можно использовать стандартные модули КриптоПро, НУЦ, Sign.Me, УЦ Контур, ПЭП или настроить пользовательский модуль подписания.
Как подписать элемент приложения
Вы можете подписать элемент:
- в его карточке, если администратор предоставил вам права в настройках приложения. Для этого на верхней панели нажмите Подписать;
- в рамках задачи подписания в бизнес-процессе;
- в рамках задач согласования и ознакомления в бизнес-процессе, если администратор включил подпись в настройках блока.
Открыв окно подписания в карточке элемента или задачи, задайте параметры:
- Выберите, что вы подписываете. В зависимости от настроек, доступные опции могут различаться:
- Атрибуты — поля элемента приложения. Например, у кредитной заявки это могут быть Имя заёмщика, Сумма заявки и т. д.;
- Файл документа — для приложений типа Документ дополнительно доступна опция подписания файла, например, договора в формате .docx;
- Подписать решение — резолюция, которую вы выносите в задаче согласования. Опция доступна, если администратор включил настройку Подпись решения.
- При необходимости измените провайдера, установленного по умолчанию. Для этого нажмите на значок карандаша.
- Если в настройках провайдера URL-адрес площадки ELMA365 не внесён в список доверенных, откроется окно, в котором нужно разрешить доступ к сертификатам. После этого появится поле для выбора сертификата.
- Укажите свой сертификат. Вы можете просмотреть срок действия и наименование УЦ для каждого сертификата (кроме КриптоПро).
- Нажмите Подписать.
После проверки сертификата вы получите оповещение.
Карточка подписанного элемента
Информация о том, что элемент приложения подписан, отражается на его правой панели.
Вы можете посмотреть:
- Подпись — в поле отображается статус подписи, а также объект подписи — файл или атрибуты элемента;
- Подписанты — список сотрудников, поставивших свою подпись на карточке текущей версии элемента приложения, а также в задачах её согласования или ознакомления;
- Дата подписания — когда элемент был подписан;
- Архив подписей — список всех подписей, включая поставленные при согласовании и ознакомлении, сгруппированных в блоках: Решение о согласовании, Подпись версии, Подпись атрибутов приложения. Вы можете просмотреть информацию о всех подписанных версиях элемента, а также загрузить:
- подпись — в файле формата .sig;
- решение — в файле формата .txt;
- файл формата .cms с присоединённой подписью.
Обратите внимание, название загруженного на локальный компьютер файла подписи будет совпадать с именем подписанного документа.
Пока текущая подпись действительна, переподписать элемент нельзя. Поэтому на карточке подписанного элемента нет кнопки Подписать. Подпись действительна до тех пор, пока подписанные данные не будут изменены.
Редактирование подписанного элемента
Если вы отредактируете поля приложения, которые администратор не внёс в исключения, или их значения изменятся в ходе процесса, подпись станет недействительной. Статус на правой панели элемента сменится на Подпись не актуальна, а кнопка Подписать снова станет доступна.
Вы можете подписать элемент заново. Информация о каждой подписи сохраняется в архив. Вы в любой момент можете посмотреть, кем и когда была подписана каждая версия.