Дизайнер бизнес-процессов > Графические процессы (BPMN) > Графические элементы / Согласование

Согласование

11.pngГрафический элемент Согласование используется для построения маршрутов движения документов. Он размещается на том отрезке процесса, где сотрудник, например, руководитель, должен утвердить или отклонить документ. ELMA365 автоматически назначит задачу рассмотреть документ, а также создаст лист согласования, в который запишется имя руководителя и его резолюция. Подсказка: помимо документов, на согласование можно отправлять элементы приложения и файлы.

Как настроить согласование

Все настройки выполняются на 3 вкладках: Основное, Время выполнения и Переходы. Вы можете определить тип и логику согласования, указать название задачи, установить крайний срок и т.д.  

Нажмите два раза на элемент на схеме процесса, чтобы открыть окно с настройками.

начало внимание

Убедитесь, что в контекст процесса добавлена переменная, ссылающаяся на объект согласования.

конец внимание

Вкладка «Основное»

Согласование_02

На вкладке Основное представлена общая информация о задаче согласования:

  • Название*— введите текст, который будет отображаться на схеме процесса. Рекомендуем давать краткое и емкое название, чтобы процесс легко читался.
  • Название задачи* — текст, введённый в этом поле, исполнитель увидит в списке задач или на карточке задачи. Вы можете добавить в название контекстные переменные, чтобы создать более детальное описание. Для этого нажмите на значок + в правом углу поля.
  • Тип согласования — эта настройка появляется только в тех случаях, когда в качестве исполнителя в зоне ответственности выбраны группа пользователей или отдел. Задача будет назначаться всем сотрудникам, входящим в группу или отдел, однако дальнейшее поведение системы будет зависеть от настроек переходов и выбранной опции:
    • Параллельное — задача согласования будет поставлена одновременно всем исполнителям, указанным в зоне ответственности. В зависимости от настроек переходов, ELMA365 либо будет ожидать, пока каждый исполнитель рассмотрит документ, либо процесс перейдет к следующему шагу, как только один из сотрудников, ответственных за выполнение задачи, утвердит или отклонит документ.
    • Последовательное — задача согласования будет последовательно назначаться сначала одному сотруднику, указанному в качестве исполнителя в зоне ответственности, а затем другому. Процесс перейдет к следующему шагу после того, как все сотрудники выполнят задачу. С помощью настроек переходов можно определить поведение системы, если кто-то из согласующих отклонит документ.

Обратите внимание, для динамической зоны ответственности задачи назначаются в той последовательности, в которой заполнялась переменная, хранящая исполнителей. Для статической зоны ответственности последовательность определяется случайным образом.

  • Оставлять только фактических участников — эта настройка позволяет скрывать из листа согласования тех сотрудников, которым была назначена задача согласования, но они не вынесли своей резолюции.
  • Записать результат в переменную — укажите переменную типа «Строка», в которую будет записан результат выполнения текущего блока.

Приведем несколько примеров, чтобы нагляднее объяснить, в каких случаях используется тот или иной тип согласования.

Пример 1

Пример 2

 

Пример 3

 

Вкладка «Время выполнения»

Согласование_03

На этой вкладке вы можете настроить сроки выполнения задачи, а также определить, что произойдет, если в указанное время задача не будет завершена.

Задать срок выполнения задачи можно двумя способами:

  • Точное время — укажите за сколько минут, часов или дней исполнитель должен выполнить работу. Срок выполнения можно указывать с учетом настройки рабочего календаря;

Если задача согласования находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, у каждого из них будет столько дней, часов и минут на выполнение работы, сколько вы укажете в этом поле.

  • Переменная — иногда бывает важно закончить согласование до какого-то определённого срока. Например, сотрудник может указать точную дату, когда он должен дать обратную связь клиенту. К этому дню все согласующие уже должны вынести резолюцию по документу. В этом случае время завершения задачи можно определить контекстной переменной типа дата/время.

Если задача согласования находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, и вы определите срок через контекстную переменную, то все исполнители должны будут завершить согласование к указанному времени, иначе задача будет считаться просроченной.

В поле Оповещение вы можете указать сотрудников, которые получат уведомление, если исполнитель не уложится в срок. В качестве получателя можно добавить текущего пользователя, контекстную переменную (например, инициатора), группу пользователей или элемент оргструктуры.

Согласование_04

В поле Прервать определите, каким будет следующий шаг в процессе, если исполнитель не успеет завершить согласование до установленного времени.

Согласование_05

ELMA365 автоматически выберет указанный переход, если установленное время истечет, а исполнитель не подтвердит, что задача выполнена. На схеме процесса такой переход отмечается иконкой с часами.

7.png

Это поможет вовремя отреагировать на ситуацию и принять необходимые меры.

Вкладка «Переходы»

Согласование_07

На этой вкладке вы можете задать условия, при которых процесс пойдет по тому или иному переходу и, тем самым, определить логику согласования. Кроме того, здесь вы должны указать переход по умолчанию. Это нужно, чтобы не допустить возникновения узкого места.  Если ни одно из заданных условий не выполнится, процесс все равно продолжится, выполнив переход по умолчанию.

начало внимание

Независимо от того, сколько переходов на схеме процесса у графического элемента Согласование, на карточке задачи согласования всегда отображаются только две кнопки: Согласовать и Отказать.

конец внимание

Чтобы открыть окно с настройками перехода, нажмите на его название.

Вкладка «Основное»

Согласование_08

  • Название — мы рекомендуем давать короткое и понятное название, так как оно будет отображаться на схеме процесса;
  • Описание — в этом поле введите описание перехода.

Вкладка «Условия перехода»

Согласование_09

  • Связка — это логическая операция, которая используется для проверки нескольких условий. Если результат проверки Истина, то процесс продолжается по данному переходу:
    • И — результат Истина, если выполняются оба условия;
    • ИЛИ — результат Истина, если выполняется хотя бы одно условие;
    • И НЕ — результат Истина, если хотя бы одно условие не выполнено;
    • ИЛИ НЕ — результат Истина, если оба условия не выполнены.

Обратите внимание, что условия проверяются в том порядке, в котором они перечислены в настройках перехода.

  • Операнд 1, 2 — в этом поле вы указываете переменную из контекста процесса или определенное значение, например, процент согласования или процент отказов.
  • Операция — здесь задается оператор сравнения для проверки конкретного условия.

Для задач согласования, размещенных в зоне ответственности с несколькими исполнителями, условия перехода проверяются каждый раз, когда кто-то из них завершает задачу.

 

Вкладка «Настройки подписи»

 

approval-with-eds-1

На вкладке вы можете включить и настроить использование электронной подписи (ЭП) в задаче согласования. Подробнее об ЭП можно прочитать в статье «Электронная подпись в приложениях».

Доступны следующие настройки:

  • Включить подписание — включает ЭП в задаче согласования. При включенном подписании устанавливает обязательность использования подписи. Если установлено значение Не использовать, настройки ниже не отображаются.
  • Подпись атрибутов — определяет, нужно ли будет согласующему подписывать атрибуты элемента приложения.
  • Подпись файла — позволяет выбрать, требуется ли подписывать файл вложения при согласовании.
  • Подпись решения — дает возможность указать, необходима ли электронная подпись решения на этапе согласования. Если опция включена и выбрана, подписывается сформированный системой текст с информацией о задаче согласования, согласуемом элементе, принятом решении с комментарием, согласующем пользователе.

Для каждой настройки можно выбрать одно из следующих значений:

  • Не использовать — опция выключена и не отображается при согласовании с ЭП.
  • Опционально — настройка отображается в окне согласования, по умолчанию не выбрана.
  • Предпочтительно — опция выбрана по умолчанию, можно выключить.
  • Обязательно — настройка выбрана по умолчанию, отключить нельзя.

 

Пример настройки маршрута согласования

 

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас