Дизайнер бизнес-процессов > Графические процессы (BPMN) > Графические элементы / Ознакомление

Ознакомление

6.pngГрафический элемент Ознакомление размещается на том этапе процесса, где его участники должны ознакомиться с содержимым файла, документа или элемента приложения. Сотрудникам приходит задача, содержащая ссылку на объект, а на его карточке создается лист ознакомления.

Например, коммерческий директор разрабатывает план продаж, а генеральный директор должен его утвердить. После согласования директором менеджеры получат задачу с ссылкой на документ. Когда менеджер нажмет на кнопку «Ознакомиться», в листе на карточке объекта появятся отметки об ознакомлении.

0.png

Чтобы перейти в окно настроек графического элемента, дважды нажмите на него на схеме процесса.

начало внимание

Перед настройкой убедитесь, что в контекст процесса добавлена переменная, ссылающаяся на объект ознакомления.

конец внимание

Вкладка «Основное»

Ознакомление_03

 

  • Название* — введите текст, который будет отображаться на схеме процесса.
  • Название задачи* — придумайте краткую и информативную тему, отражающую суть задачи. Тема используется в качестве заголовка задачи в ленте. При желании вы можете добавить контекстные переменные в тему. Для этого нажмите на значок {+} в правом углу поля.
  • Что посылаем на ознакомление — эта опция позволяет выбрать переменную, хранящую ссылку на объект ознакомления, например, файл, документ, элемент приложения.
  • Текст сообщения — в этом поле вы можете указать подробную информацию, которую необходимо получить сотруднику. Кроме того, при помощи контекстных переменных сюда можно поместить, например, комментарий участника процесса. Чтобы добавить переменную, нажмите на значок {+} в правом углу поля.

Вкладка «Время выполнения»

Ознакомление_04

На этой вкладке вы можете настроить сроки выполнения задачи, а также определить, что произойдет, если в указанное время задача не будет завершена.

Задать срок выполнения задачи можно двумя способами:

  • Точное время — укажите за сколько минут, часов или дней исполнитель должен выполнить работу. Срок выполнения можно указывать с учетом настройки рабочего календаря;

Если задача ознакомления находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, у каждого из них будет столько дней, часов и минут на выполнение работы, сколько вы укажете в этом поле.

  • Переменная — иногда бывает важно закончить ознакомление до какого-то определённого срока. Например, сотрудник может указать точную дату, когда его коллеги должны ознакомиться с новым внутренним регламентом работы. К этому дню все указанные пользователи уже должны ознакомиться с документом. В этом случае время завершения задачи можно определить контекстной переменной типа дата/время.

Если задача ознакомления находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, и вы определите срок через контекстную переменную, то все исполнители должны будут завершить ознакомление к указанному времени, иначе задача будет считаться просроченной.

В поле Оповещение вы можете указать сотрудников, которые получат уведомление, если исполнитель не уложится в срок. В качестве получателя можно добавить текущего пользователя, контекстную переменную (например, инициатора), группу пользователей или элемент оргструктуры.

Ознакомление_05

По умолчанию сообщение будет отправлено всем сотрудникам, которые указаны в настройках зоны ответственности, содержащей ознакомление. Чтобы выбрать других получателей, нажмите на кнопку Добавить.

 

  • Текущий пользователь — исполнитель зоны ответственности с элементом ознакомление;
  • Контекстная переменная — вы можете определить получателя при помощи переменной типа Пользователь из контекста процесса;
  • Группа — сообщение будет отправлено группе пользователей;
  • Элемент оргструктуры — указать получателя можно при помощи элемента оргструктуры.

В поле Прервать определите, каким будет следующий шаг в процессе, если исполнитель не успеет завершить ознакомление до установленного времени.

ELMA365 автоматически выберет указанный переход, если установленное время истечет, а исполнитель не подтвердит, что задача выполнена. На схеме процесса такой переход отмечается иконкой с часами.

Лист ознакомления

Как только оповещение о поставленной задаче ознакомления с ссылкой на файл, документ или элемент приложения приходит в ленту к получателям, на карточке объекта создается лист ознакомления. Он содержит перечень сотрудников и дату и время ознакомления.

ознакомление карточка

До тех пор, пока сотрудник не выполнит задачу, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком. После прочтения в листе появится соответствующая отметка.

Если в документ вносятся какие-либо изменения, например, корректируется содержание, изменяется статус и т.д., лист ознакомления уходит в архив. Вы всегда можете посмотреть архивные листы, нажав на ссылку «Архив» на панели справа от документа.

При необходимости лист ознакомления можно выгрузить в виде файла xls. Для этого откройте архив листов и нажмите на кнопку выгрузки справа.

ознакомление выгрузить

В дальнейшем выгруженный лист можно распечатать и, например, приложить к бумажной копии документа. В листе приводится название документа, перечислены ознакомленные их и решения, указаны даты принятия решения и их комментарии.

ознакомление выгруженный

 

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас