Графический элемент Ознакомление размещается на том этапе процесса, где его участники должны ознакомиться с содержимым файла, документа или элемента приложения. Сотрудникам приходит задача, содержащая ссылку на объект, а на его карточке создается лист ознакомления. В нём можно просмотреть резолюции сотрудников, их комментарии и дополнительно приложенные файлы.
Например, коммерческий директор разрабатывает план продаж, а генеральный директор должен его утвердить. После согласования директором менеджеры получат задачу с ссылкой на документ. Когда менеджер выполнит задачу ознакомления, в листе на карточке объекта появятся отметки об ознакомлении.
Чтобы перейти в окно настроек графического элемента, дважды нажмите на него на схеме процесса.
начало внимание
Перед настройкой убедитесь, что в контекст процесса добавлена переменная, ссылающаяся на объект ознакомления.
конец внимание
Вкладка «Основное»
- Название* — введите текст, который будет отображаться на схеме процесса;
- Название задачи* — придумайте краткую и информативную тему, отражающую суть задачи. Тема используется в качестве заголовка задачи в ленте. Чтобы включить контекстные переменные в название, нажмите значок {+} в правом углу поля. Также можно добавить условия и функции, как для формирования названия элемента по шаблону. Это позволит сгенерировать более информативное название задачи;
- Что посылаем на ознакомление — эта опция позволяет выбрать переменную, хранящую ссылку на объект ознакомления, например, файл, документ, элемент приложения;
- Оповещение — включите опцию, чтобы исполнитель получил в ленту уведомление о назначении задачи ознакомления;
- Текст сообщения — в этом поле вы можете указать подробную информацию, которую необходимо получить сотруднику. Кроме того, при помощи контекстных переменных сюда можно поместить, например, комментарий участника процесса. Для этого нажмите значок {+} в правом углу поля. Также можно добавить условие или функцию тем же способом, как в поле Название задачи*.
Вкладка «Форма»
Эта вкладка появится, если на ознакомление отправлен элемент приложения. Она позволяет с нуля настроить собственную форму задачи ознакомления. Если вы хотите использовать форму по умолчанию, менять настройки на этой вкладке не нужно.
Чтобы создать форму, нажмите ссылку По умолчанию и затем нажмите Создать форму.
Откроется шаблон формы в дизайнере интерфейсов. Разместите на форме нужные виджеты и кнопки. Вы можете применить сценарии, задать валидацию формы и т. д. Сохраните выполненные настройки.
Чтобы настроить отображение свойств элемента приложения, отправляемого на ознакомление, заново перейдите в настройки блока Ознакомление на вкладку Форма.
Вынесите нужные поля на форму или создайте новые. Задайте настройки их видимости и обязательность заполнения. Эти действия аналогичны настройкам формы в элементе Задача. Обратите внимание, указанные настройки доступны только для пользовательской формы.
Вкладка «Время выполнения»
На этой вкладке вы можете настроить сроки выполнения задачи, а также определить, что произойдёт, если в указанное время задача не будет завершена.
Задать срок выполнения задачи можно двумя способами:
- Точное время — укажите за сколько минут, часов или дней исполнитель должен выполнить работу. Срок выполнения можно указывать с учётом настройки рабочего календаря.
Если задача ознакомления находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, у каждого из них будет столько дней, часов и минут на выполнение работы, сколько вы укажете в этом поле;
- Переменная — иногда бывает важно закончить ознакомление до какого-то определённого срока. Например, сотрудник может указать точную дату, когда его коллеги должны ознакомиться с новым внутренним регламентом работы. К этому дню все указанные пользователи уже должны ознакомиться с документом. В этом случае время завершения задачи можно определить контекстной переменной типа Дата/время.
Если задача ознакомления находится в зоне ответственности с несколькими исполнителями, и вы определите срок через контекстную переменную, то все исполнители должны будут завершить ознакомление к указанному времени, иначе задача будет считаться просроченной.
В поле Оповещение вы можете указать сотрудников, которые получат уведомление, если исполнитель не уложится в срок. В качестве получателя можно добавить текущего пользователя, контекстную переменную (например, инициатора), группу пользователей или элемент оргструктуры.
По умолчанию сообщение будет отправлено всем сотрудникам, которые указаны в настройках зоны ответственности, содержащей ознакомление. Чтобы выбрать других получателей, нажмите на кнопку Добавить.
- Текущий пользователь — исполнитель зоны ответственности с элементом ознакомление;
- Контекстная переменная — вы можете определить получателя при помощи переменной типа Пользователь из контекста процесса;
- Группа — сообщение будет отправлено группе пользователей;
- Элемент оргструктуры — указать получателя можно при помощи элемента оргструктуры.
В поле Прервать определите, каким будет следующий шаг в процессе, если исполнитель не успеет завершить ознакомление до установленного времени.
Указанный переход автоматически выбирается, если установленное время истекает, а исполнитель не подтверждает, что задача выполнена. На схеме процесса такой переход отмечается иконкой с часами.
Вкладка «Переходы»
На этой вкладке выполняется настройка исходящих переходов.
Основной переход, по которому процесс продолжится при успешном подтверждении ознакомления, необходимо отметить как переход по умолчанию.
Кроме того, вы можете добавить на схему процесса переходы для обработки ошибок. В их настройках задаются условия, при которых процесс автоматически продолжится по соответствующим веткам. Например, дополнительный переход может использоваться, когда отправленный на ознакомление файл или документ удалён, для него добавлена новая версия, или у пользователя нет прав на его просмотр. При выполнении условия процесс пойдёт по установленному переходу, а на страницу файла или в карточку элемента запишется статус ознакомления Отменено.
Обратите внимание, если на вкладке Время выполнения настроен переход эскалации, процесс сможет перейти по остальным переходам только до окончания срока задачи.
начало внимание
Так как процесс направляется по дополнительным переходам автоматически, для них не предусматриваются кнопки в задаче ознакомления. По умолчанию пользователь увидит только кнопку Ознакомиться. Вы можете добавить кнопки для вынесения пользовательской резолюции при ознакомлении, однако они не влияют на выбор переходов при исполнении процесса.
конец внимание
Чтобы открыть окно с настройками перехода, нажмите на его название.
На вкладке Основное задайте название перехода, которое отобразится на схеме процесса. Также можно ввести описание.
Затем перейдите на вкладку Условия перехода, нажмите + Добавить условие и укажите:
- Поле из приложения — укажите переменную из контекста процесса или определённое значение: Лист в архиве, Объект ознакомления не найден, Нет доступа к объекту ознакомления;
- Операция — задайте оператор сравнения для проверки конкретного условия;
- Значение поля — введите значение, при котором условие будет выполняться;
- Связка — выберите, какие логические операции использовать для проверки нескольких условий. Если результат проверки Истина, то процесс продолжится по данному переходу:
- И — результат Истина, если выполняются оба условия;
- ИЛИ — результат Истина, если выполняется хотя бы одно условие;
- И НЕ — результат Истина, если выполняется первое условие, и в то же время не выполняется второе условие;
- ИЛИ НЕ — результат Истина, если выполняется первое условие либо если не выполняется второе.
Обратите внимание, условия проверяются в том порядке, в котором они перечислены в настройках перехода.
Для задач ознакомления, размещённых в зоне ответственности с несколькими исполнителями, условия перехода проверяются каждый раз, когда кто‑то из пользователей завершает задачу.
Подробнее о применении переходов в процессе читайте в статье «Переходы».
Вкладка «Пользовательские статусы»
При создании пользовательского статуса в задаче ознакомления появится дополнительная кнопка. С её помощью сотрудники смогут вынести пользовательскую резолюцию в рамках стандартной процедуры ознакомления.
В зависимости от того, на какой объект (элемент приложения или файл) ссылается переменная, указанная на вкладке Основное в поле Что посылаем на ознакомление, кнопка появится в карточке элемента или на странице просмотра файла.
начало внимание
Кнопки в задаче ознакомления используются только для вынесения резолюции и не определяют дальнейший ход бизнес‑процесса. Независимо от выбранной кнопки, при успешном ознакомлении процесс продолжится по переходу, выбранному в настройках в качестве перехода по умолчанию.
конец внимание
Например, вы можете добавить статус Необходимы уточнения. Сотрудник может завершить задачу ознакомления с документом, при прочтении которого появились вопросы. Движение документа по процессу продолжится согласно логике, заданной следующими блоками на схеме. При этом в листе ознакомления, напротив фамилии пользователя, выбравшего данную резолюцию, появится статус: Необходимы уточнения.
Финальным статусом элемента вне зависимости от выбранных резолюций будет статус Ознакомились.
Чтобы настроить статус, включите опцию Использовать пользовательский статус и заполните появившиеся поля:
- Текст кнопки в задаче* — введите название для кнопки, нажав на которую пользователь завершит задачу ознакомления. Дополнительная кнопка будет отображаться рядом с системной кнопкой Ознакомиться:
- Текст статуса* — введите название статуса, который будет отображаться в листе ознакомления после закрытия задачи:
Пользовательский статус будет выводиться в листе ознакомления, а также отображаться вместе с системным статусом Ознакомлен при выгрузке листа.
Вкладка «Настройки подписи»
На этой вкладке вы можете включить использование электронной подписи и настроить опции подписания в задаче ознакомления. Нажав в задаче кнопку Ознакомлен, пользователь увидит их:
- Подписать — если включена эта опция, пользователь может перейти непосредственно к подписанию, нажав Далее;
- Подписать атрибуты, Подписать файл документа — если включены эти опции, пользователь подпишет атрибуты и файл документа;
- Провайдер — укажите провайдера, чей сертификат используется для подписания. Если провайдер выбран в настройках подписи, поле заполняется автоматически и недоступно для редактирования.
Определите, будет ли установлен флажок в указанных опциях. Настройки подписи выполняются так же, как для элемента Согласование. Отсутствует лишь опция Подпись решения, так как в случае ознакомления резолюция по документу не выносится. Подробнее об этом читайте в статье «Согласование».
Вкладка «Замещения»
На этой вкладке вы можете указать переменную, которая управляет переназначением задачи ознакомления на сотрудника, замещающего основного исполнителя.
В поле Игнорировать замещение укажите переменную из контекста бизнес-процесса типа Выбор «да/нет».
Если в переменной установлено значение Да, задача ознакомления придёт изначально указанному исполнителю, а при значении Нет — замещающему его сотруднику. Значение переменной можно изменять в ходе бизнес‑процесса, например, вынести переменную на форму другой задачи, либо с помощью сценариев.
Например, игнорировать замещение можно, если документ, отправленный на ознакомление, содержит конфиденциальные данные, которые не должны быть переданы третьим лицам.
Лист ознакомления
Как только оповещение о поставленной задаче ознакомления с ссылкой на файл, документ или элемент приложения приходит в ленту к получателям, в карточке объекта создаётся лист ознакомления. Он содержит перечень сотрудников, их резолюции, комментарии и дополнительно приложенные файлы, а также даты и время ознакомления.
До тех пор, пока сотрудник не выполнит задачу, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком. После прочтения в листе появится соответствующая отметка.
Если в документ вносятся какие-либо изменения, например, корректируется содержание, изменяется статус и т. д., лист ознакомления уходит в архив. Вы всегда можете посмотреть архивные листы, нажав на ссылку Архив на панели справа от документа.
При необходимости лист ознакомления можно выгрузить в виде файла формата .xlsx. Для этого нажмите кнопку выгрузки.
В дальнейшем выгруженный лист можно распечатать и, например, приложить к бумажной копии документа. В листе приводится название документа, перечислены ознакомленные и их решения, указаны даты принятия решения и их комментарии.
