Управление документооборотом / Приложение типа «Документ»

Приложение типа «Документ»

Приложение типа Документ предназначено для создания документов в  ELMA365, например, договоров, заявлений, счетов на оплату и т. д.

Система позволяет организовать хранение, регистрацию и поиск документов, настроить маршруты их движения при помощи бизнес-процессов на уровне приложения или раздела. Этапы процесса обработки каждого документа можно отслеживать при помощи статусов.

В системе документ выглядит, например, так:

прил документ 1

Как создать приложение типа Документ

начало внимание

Создавать приложения могут только пользователи, включенные в группу Администраторы.

конец внимание

создать приложение типа документ

Перейдите в любой раздел и в левом меню нажмите на кнопку Добавить. В открывшемся окне выберите опцию Создать.

Заполните поля на форме:

  • Название приложения* — укажите название, которое будет отображаться в левом меню раздела;
  • Ссылка на приложение* — ссылка используется для быстрого доступа к приложению. Генерируется автоматически, но при желании текст ссылки можно изменить;
  • Название элемента — название кнопки, при нажатии на которую создается новый элемент приложения;
  • Тип выберите тип Документ;
  • Видимость — укажите, кто сможет видеть название приложения в левом меню раздела. Позднее эти настройки можно будет изменить;
    • Открыт всем — приложение будет доступно всем пользователям системы;
    • Только администраторам — приложение будет доступно только пользователям, включенным в группу Администраторы;
  • Иконка приложения — помогает пользователям быстрее находить нужное приложение в левом меню главной страницы;

После того как данные будут внесены, нажмите на кнопку Создать. Откроется окно настройки формы. В нем определяется внешний вид карточки документа.

прил документ 2

На форме по умолчанию содержится поле Файл. Его нельзя удалить, так как в нем будет храниться загруженный или сгенерированный файл с документом. Система поддерживает загрузку файлов любого формата.

В базовом режиме настройки формы поле Файл является обязательным для заполнения.

Чтобы добавить на форму другие поля, просто перетаскивайте элементы из правой части окна в левую. Подробную информацию о типах полей и их настройке вы найдете в следующих статьях: Типы данных в системе, Настройка полей приложения.

Можно настроить собственную форму создания, просмотра, редактирования карточки документа.

Для этого в окне Настройки формы рядом с кнопкой Сохранить нажмите на ссылку Расширенный режим.  

прил документ 3

В расширенном режиме настройки формы поле Файл можно сделать необязательным для заполнения. Для этого перейдите на форму создания и снимите с поля маркер *.

Это удобно, если у вас нет готового файла и вы планируете сгенерировать его по шаблону в ходе бизнес-процесса. Не забудьте добавить в процесс блок Изменение элемента, чтобы передать созданный файл из контекста процесса на карточку элемента. Пользователю нужно будет заполнить необходимые поля, а система сгенерирует документ и добавит его на карточку элемента.

Подробно о том, как настраивать форму в расширенном режиме, можно прочитать в статье Расширенный режим настройки форм.

Как создать элемент приложения

Внутри приложения собраны документы одного типа. Например, внутри приложения Заявление на отпуск будут храниться все заявления сотрудников компании. Каждый документ внутри приложения является элементом приложения.

прил документ 4

Чтобы добавить новый элемент приложения, в правом верхнем углу страницы приложения нажмите на синюю кнопку создания документа. Название на кнопке изменяется в зависимости от настроек приложения.

прил документ 5

В открывшемся окне добавьте файл с документом и заполните поля на правой вкладке. Набор полей на вкладке определяется при создании приложения и может изменяться в зависимости от типа документа.

прил документ 6

На карточку Документа, как и карточку элемента стандартного типа, можно добавить кнопки, настроить автоматический запуск процесса. Эти действия доступны только пользователям, входящим в группу Администраторы. Подробно о том, как это делается, можно прочитать, перейдя по этой ссылке.

 

Версионность документов

ELMA365 поддерживает версионность документов. Пользователь может добавить новую версию к ранее созданному документу, даже если тот уже находится в работе, например, ожидает согласования. Новая версия станет текущей, а предыдущая — устаревшей.

Добавить новую версию можно разными способами:

  1. Нажмите на кнопку Button_plus в верхней части карточки документа и загрузите файл с новой версией.
  2. Нажмите кнопку Редактировать на карточке документа и замените прикрепленный к документу файл.
  3. Внести изменения в документ также можно во время исполнения бизнес-процесса через сценарий. В таком случае новая версия будет сфомирована автоматически.

На боковой панели документа отображаются три последние его версии. Здесь же указан номер версии, ее автор и время создания.

doc_versions

Полный список версий можно просмотреть, нажав на ссылку Версии. Здесь же вы можете поменять статус любой устаревшей версии и сделать ее текущей. Для этого нажмите кнопку Сделать текущей напротив нужной версии.